Töötajatele kriitilist tagasisidet andes tasub meeles pidada just neid asju

Tagasiside andmine on paljude juhtide jaoks üks raskemaid ülesandeid – nad teavad hästi, et peavad jääma oma sõnumiga ehedaks, otsekoheseks ja ausaks, samal ajal ka kaastundlikuks ning sõbralikuks. Teadmata töötajate personaalset reaktsiooni konkreetsele tagasisidele, peab juht olema nii osavõtlik, tähelepanelik kui ka täielikult kaasatud tagasiside andmise protsessi. Vastasel juhul võib töötaja tunda end “eemale tõugatuna” ning segaduses, mis omakorda mõjutab tema produktiivsust ja pühendumust tööl. Just seda näitavad erinevad uuringud.

Koostöö aluseks on psühholoogiline turvalisus

Näiteks see Amy Edmondsoni uurimustöö näitab, et just empaatia ja kaastunne töö juures loob aluse toetatud keskkonnaks, kus inimesed tunnevad end ka psühholoogiliselt turvalisena. Sellist laadi turvalisus ei anna töötajatele mitte ainult võimalust oma tegelikke tundeid ja arvamusi väljendada, vaid loob pinnase ka eksperimenteerimiseks – üheks innovatsiooni kriitilisemaks alustalaks.

On ju selge, et avatus ja sõbralik keskkond mängivad igas organisatsioonis vajalikku rolli, ometi on just konkreetse tagasiside haavatav andmine see, mis juhi ja töötaja vahelise suhte lähedasemaks ja sügavamaks muudab.

Me teame hästi tagasiside andmise kuldreeglit “ole hea kuulaja ja lase töötajal rääkida” ning “kiida alati rohkem kui sa kritiseerid”, kuid ei oska siiski sageli tähelepanu pöörata oma mitteverbaalsele suhtlusstiilile, mis tegelikult kogu protsessi alateadlikul tasandil suunab.

Tagasisidet andes pööra tähelepanu sellele

Uuringud näitavad, et me registreerime end ümbritsevate inimeste tunded ja emotsioonid läbi iseenda keha ehk teadvustame kõike, mis meie ümber toimub. Huvitav on see, et kui keegi meie läheduses naeratab, aktiveeruvad ka meie näos olevad “naerulihased” – isegi kui me otseselt seda inimest ei näe. Seetõttu on kõige esimene asi positiivne hoiak – naeratus on oluline isegi tagasiside andmisel läbi telefoni, kus me väidetavalt “energeetiliselt” teise inimese näoilmeid tajume.

Teine viis, kuidas end ümbritsevate inimeste emotsioone tunnetada, on läbi nende silmade ehk nende hinge peegli. Silmside on esimene asi, mis paneb meid võõra inimesega end turvaliselt või hoopis ebaturvaliselt tundma. See on number üks mittesõnaline aspekt, mis tekitab kahe inimese vahel äratundmise.

Seepärast on ka tagasiside andmisel vajalik säilitada silmside kuni kohtumise lõpuni. Me kõik oleme kogenud juhte, kes iseenda ebamugavuse tõttu silmad maha löövad ning etteheited ja kiitused üksteise järel maha loevad. See ei loo mitte mingit personaalset avatust, ning blokeerib ära ka töötaja igasuguse kaastunde ning mõistmise.

Hääletoon on samuti võimas signaalide saatja – ka kriitilise tagasiside andmisel peaks juht säilitama pehmet ja sõbralikku tooni. Väidetavalt toob iga kõrgendatud heli või hääletooni tõusmine paljudes inimestel pinnale “fight-or-flight” reaktsiooni ehk häirekella. Selline reaktsioon ei lase meil enam avatult tagasisidele keskenduda vaid viib mõtted koheselt ebameeldivast olukorrast “põgenemisele”.

Osadel juhtidel on kombeks oma töötajaid kõnetada “rind püsti, käed kõhu peal risti”. Selline hoiak vähendab töötaja ja juhi vahelist üksteise mõistmist, sest saadab alateadlikult juba “ohumärke”. Ka tagasiside andmisel, kus juht omab niigi suurt mõjuvõimu töötaja üle, tuleks juhil võtta võimalikult vähedomineeriv asend: ristamata oma käsi ja jalgu, pidevalt noogutades ja naeratades.

Haavatavus juhtimises on võimas tööriist

Kõige olulisem soovitus on siiski olla võimalikult ehe ja haavatav. Meenuta ise, kuidas sa end tunned olukordades, kus inimesed üritavad mängida kedagi, kes nad tegelikult ei ole. Tõenäoliselt tunned ennast petetud ja manipuleerituna? Standfordi Ülikoolis toimunud uuring näitab isegi, et ebaautentse inimese läheduses tõuseb ka kõrvaliste inimeste vererõhk.

Kui me oskame juhtidena näha tagasiside andmist kui võimalust luua avatud jutuajamine ja õppida oma töötajaid paremini tundma, siis oskame jääda kaastundlikuks ka töötajate inimlike külgede osas. Me tihtipeale ei tea, mis põhjustab töötajate tööpanuse langust– see võib olla lähedase inimese surm, magamata ööd tänu uuele lapsele, lahutus, probleemid tervisega jne.

Seetõttu on vajalik olla empaatiline ka situatsioonides, kus ego selgesõnaliselt pasundab, et tegemist on lihtsalt “laisa, organiseerimatu ja oskamatu alluvaga”. Vaid haavatav ja turvaline keskkond juhi poolt, annab töötajale võimaluse jagada “päris põhjuseid”, miks ta oma tööülesannetele niivõrd ei pühendu, mis omakorda pakub võimaluse olukorrale ka lahendus leida.

Hoides juhina meeles, et sa ei tea tegelikult paljusid asju oma töötajate eludest ning ei saa seega neid iseenesestmõistetavana võtta, on sul palju kergem olla ka kaastundlik ning mõistvam neile tagasisidet andes.

 Autor: Kathleen Iren Pajumaa