Kuidas muuta igavad koosolekud produktiivsemaks?

Paljude töötajate arvates on organisatsioonisisesed koosolekud suhteliselt mõttetud ning ebaproduktiivsed. Samal ajal kui meeskonna esindajad – ja liidrid omavahel tähtsatel teemadel otsuseid langetavad, kiigutab ülejäänud seltskond haigutades jalga ning loendab õnnetult seinakella vahtides sekundeid, mis muutuvad minutiteks ja lõpuks isegi tundideks.

Ken Norton, endine Google Calendar tootejuht, kes on jälginud üle 100 startupi arengut, tunneb tõsist vajadust kõiki firmajuhte koosoleku pidamises koolitada. Tema hiilgav töötuba “Kuidas koosolekud vähem sakiksid?” on kogunud populaarsust juba üle terve Ameerika ning kasutades tema poolt välja töötatud programmi, annavad ka järgmised punktid sulle parema aimduse, kuidas türannia koosolekul hoopis efektiivsuse ja eduga asendada.

1.     Eemalda iganädalane “kuidas-läinud-on” koosolek

Esiteks palub ta kõikidel juhtidel iganädalase “check-in” koosoleku kiiremas korras kalendrist maha kriipsutada. Selle all peab Ken silmas koosolekut, kus töötajad üks haaval oma eelmise nädala tulemustest teada annavad. Tema väitel raiskab see rohkem väärtusliku tööaega ja tekitab töötajates frustratsiooni kui tegelikult midagi muudab. Selle sama saab kiiremas korras asendada ühise sotsiaalmeedia sõnumi, grupiemaili või probleemi korral üks-ühele kohtumisega.

2.     Väärtusta üks-ühele kohtumisi rohkem, kui midagi muud

Tihtipeale kardavad juhid üks-ühele koosolekuid rohkem kui tuld. Nad hoiavad end pigem suurel distantsil ning pika koosolekulaua taga kui istuvad otsese alluvaga maha ning vaatavad tõelisele probleemile otsa. Juhina on väga tähtis taibata, et “üks-ühele kohtumised” ei ole juhi enda, vaid töötaja heaolu jaoks. Need on võimalused turvalises keskkonnas oma vajadustest, takistustest ja arengupotentsiaalist rääkida. Ainult läbi otsese kokkupuute alluvaga, tekitab juht töötajas tunde, et ta väärib juhi aega – on austatud ning väärtustatud.

3.     Määra igale koosolekule kindel “liider”

Koosoleku liider on inimene, kelle eesmärk on koosolek läbi viia, määrata otsuselangetajad ning anda koosoleku lõppedes tagasisidet. Samuti on tähtis määrata enne koosolekut selle otsene teema, vajadus ning arutatavad küsimused, teavitades eelnevalt ka kõiki töötajaid konkreetsest teemast. Kellelegi ei meeldi osaleda koosolekul, teadmata, miks see vajalik on ning mis küsimused arutellu tulevad. See on tähtis selleks, et hoida firma sisekliima võimalikult läbipaistev ning keskkond turvaline ja “ebameeldivate üllatusteta” .

4.     Hoia koosolekud võimalikult väikesed

Uuringud on tõestanud, et kui koosolekul on üle 7 inimese, muudab see otsuselangetamise ning arutelude efektiivsuse kordades madalamaks; 4-5 inimest on tegelikult ideaalne. Selle asemel, et alati hõlmata kogu meeskond, on kergem paluda vaid meeskonnaliidritel või ühiselt valitud esindajatel koosolekul osaleda. Milleks raisata kõigi aega, kui on võimalik muuta kohtumine produktiivsemaks ning kõigile osapooltele vähem väsitavamaks?

5.     Arvesta iga koosoleku reaalset hinda

Kui palju läheb tegelikult iga koosolek firmale maksma? Näiteks 2 tunnine koosolek 16 osalejaga võrdub 38 töötundi. See teeb ju peaaegu ühe inimese töönädala tundide arvu. Ole juhina 100% kindel ning vali hoolega, milline koosolek tõesti seda aega ja raha väärib. Seetõttu tuleb ka töötajatele meelde tuletada, et iga koosolek võtab reaalset aega ning on inimese enda valik, kas raisata see aeg unistamise ja uimerdamise peale või tõesti osaleda, mõelda ja aidata firmat paremuse suunas.

6.     Kui koosolek on lõppenud, lase inimestel minna

Kui mitu korda oled näiteks sina osalenud koosolekul, kus tähtsad küsimused arutatakse juba esimese poole tunniga läbi ning viimased 20 minutit raisatakse ebatähtsaid jututeemasid hakseldades? Kuna aeg on alati raha, siis juhina või koosolekuliidrina on sinu töö lubada inimestel minna siis, kui koosoleku eesmärk on täidetud. Mitte keegi ei soovi ega taha istuda koosolekusaalis isegi 5 minutit kauem kui hädavajalik. Kui eesmärgid on sooritatud, täna osalejaid ja kingi neile nende aeg.

Autor: Kathleen Kanervikko

***

“Tunnustav juhtimine”

12. oktoobril 2016 toimub Motivaatori koolitus juhtidele.
Koolitus on praktilist laadi ja aitab juhil
meeskonda ühtsemaks muuta ja seda edukamalt juhtida.

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga