Kas juhtimistarkvara organisatsiooni sisemiste protsesside tõhusaks juhtimiseks ja haldamiseks on vajalik?

See on külalisartikkel juhtimistarkvara arendavalt PlanPro‘lt.

Kas, kellele ja milleks on vaja juhtimistarkvara?
Kuidas hoida fookust eesmärkidel, korraldada meeskondade tööd, planeerida eelarvet, juhtida riske, monitoorida ja hinnata töötulemusi hästi ja efektiivselt? 
Kuidas tagada kõrge juhtimiskvaliteet? 

Laialt levinud tabelarvutusprogrammid ja to-do äpid on head abivahendid, kuid  katavad need vaid väikese osa keerukamate organisatsioonide ja suuremate ettevõtete rakendamise vajadustest.  Spetsiaalne äritarkvara seevastu teeb seda.

Sageli on tööd ja tegemised killustatud erinevate infovahetuseks kasutatavate Exceli failide, failijagamiskeskkondade, e-mailide ja vestlusrakenduste vahel. Infomüra on suur ning olulise info leidmine ja talletamine ajamahukas. Ebakõlad tekitavad kommunikatsiooniprobleeme nii tiimide sees kui nende vahel. Tegevuste, eelarve ja erinevate tööplaanide aruandlus on ühtlustamata, mis süsteemse automatiseerituse asemel nõuab suuresti käsitööd.

Spetsiaalne juhtimistarkvaralahendus seevastu koondab info ja tegevused ühte keskkonda. See  muudab sisemiste protsesside haldamise selgemaks, efektiivsemaks ja läbipaistvamaks.

COVID-19 kiirendas digitaliseerimist kõigis valdkondades, olgu selleks avalik sektor, kohalik omavalitsus, tootmine, teenindussektor vm. Vajadused uute ja efektiivsete digilahenduste järgi, sh ka sisemiste protsesside juhtimiseks ja haldamiseks, kasvasid hüppeliselt.

Nüüd, pandeemia-järgses maailmas on digitaliseerumine, kaugtöö, hübriid-töö ja seda kõike toetavad digilahendused muutunud uueks normaalsuseks. Meeskonnaga silmast-silma kohtumisi on  vähem, mistõttu tulemuslikuma juhtimise tagamiseks on tekkinud vajadus strateegiast lähtuvad projektiplaanid kaardistada ja oodatavad tulemused täpsemalt kokku leppida. Seda eelkõige selleks, et tagada tegevuste kulgemisest parem ülevaade ja vältida võimalikke segadusi kokkulepitud oodatavate tulemuste osas. 

Tarkvara, mis võimaldab tööd teha efektiivsemalt, läbipaistvamalt ja nutikamalt on tulnud selleks, et jääda.

Projektijuhtimistarkvarast (mh Jirast) ja to-do listi äppidest organisatsiooniüleselt alati ei piisa

Kui kasutate juba mõnd projektijuhtimistarkvara, kalendrirakendust või mobiiliäppi to-do listi haldamiseks, siis tekib küsimus, kas sellest siis ei piisa? Võimalik, et piisab, kui tiim on piisavalt väike ja äriprotsessid ei ole (veel) keerukad, kuid suurtele organisatsioonidele iseloomulike äriprotsesside haldust need abivahendid üldjuhul ära ei kata. 

PlanPro teeb seda. See infosüsteemi tarkavara lahendus on loodud läbi aastate koos Eesti (tipp)juhtide  ja -arendusekspertidega, mille funktsionaalsus on kohaldatav erinevate sektorite vajadustele sobivaks. Klientide seas on nii ministeeriume kui teisi avaliku sektori asutusi mh erinevatest riikidest, kohalikke omavalitsusi, tervishoiuasutusi jm, kuid on ka suuri ja väikseid ettevõtteid erasektorist. 

Efektiivsemad protsessid võimaldavad keskenduda olulisele

Süsteemi juurutamise lisandväärtuseks on põhjalik (äri)protsesside kaardistamine koos nende ühtlustamisega. Protsesside kaardistus ei paikne siis enam mitte joonistena kaustikus, mida aeg-ajalt uuendada vaid on kuvatud töötajate silme alla, kus see elab ja operatiivselt areneb koos reaalsusega.

Tippjuhtide, keskastmejuhtide, aga ka kõigi töötajate laual on igapäevaselt väga palju väljakutseid. Infosüsteem lubab neid valitud andmeväljade kaudu filtreerida, grupeerida ja prioritiseerida, kuvada erinevate vaadetena, et neid oleks mugavam hallata

Vajalikku projektipõhist infot ei pea kelleltki eraldi küsima vaid see on hõlpsast ühest kohast leitav. Samuti tekivad vajalikud aruanded peale esmast seadistamist automaatselt, mida omakorda saab lingi abil kuvada otse näiteks intranetti või kodulehele.  

Süsteemiga kaasnevad funktsioonid võimaldavad säästa varasemalt andmete infopäringutele ja koondite tegemisele kulunud tööaega kõigil seotud osapooltel, nii aruandjatel kui tulemite koondajatel ning viia sedalaadi tööülesannete osakaalu igapäevatöös miinimumini. 

Lisaks sellele, et infosüsteem toetab tiimide juhtimist, eesmärgistamist ning igapäevast projektijuhtimist, muudab süsteemi veelgi terviklikumaks selle strateegilise tulemusjuhtimise moodul, millega kaasneb mh tulemuskokkulepete funktsionaalsus. Selle mooduli abil saab viia strateegilised eesmärgid iga töötajani, sõlmida tulemuskokkulepped, jälgida ja analüüsida tulemuslikkust. See loob hea aluse tunnustamiseks. 

Toetav juhtimistarkvara toetab organisatsiooni tõhusamat toimimist

Hea näitena võib siinkohal välja tuua Elroni (Eesti Liinirongid AS) kogemuse. Ettevõtte haldab oma strateegiat ning jälgib iga-aastaseid tööplaane ja nende täitmist PlanPro tarkvaras. Elron kasutab PlanPro tarkvara riskide hindamiseks ja haldamiseks ning ohutusega seotud juhtumite registreerimiseks ja menetlemiseks (nt raudteeõnnetused, tööõnnetused, ohtlikud olukorrad jm).

Lisaks on Elronis juba kaks aastat viidud PlanPro keskkonna abil läbi ka arenguvestlusi.  Sellest rääkides toob Elroni arendusjuht Nele Gerberson näitena välja arenguvestlustega seotud protsesside efektiivsemaks muutmise ettevõttes, sest kokkulepitud tegevused liiguvad automaatselt edasi tööplaani ning puudub vajadus neid uuesti kuhugi käsitsi sisestada nagu Elron seda varem tegi.  

Tänu juhtimissüsteemi toetavale PlanPro tarkvaralahendusele on arenguvestluste protsess lihtsam kõigile osapooltele: töötajatele, juhtidele ja personaliosakonnale ning on vähenenud administreerimiskoormus. Suurenenud on organisatsiooni tegevuste läbiviimise läbipaistvus ja info kättesaadavus kõigile töötajatele, igal ajal ja kõikjal, kus on internetile ligipääs.

PlanPro areneb pidevalt vastavalt kasutajate vajadustele ning pakub oma klientidele emakeelset kliendituge väga mõistlikku hinnaga võrreldes teiste sarnaste süsteemide pakkujatega.

Juhtimistarkvara arendustööd on ressursimahukad 

Võõras ei ole ilmselt ka mõte, et kui telliks endale täiesti rätsepatööna valmiva tarkvaralahenduse. Jah, see on üks valikutest, kuid miks investeerida tohutult ressurssi arendamaks midagi, mis on juba olemas ning mille juurutamisega saaks sisuliselt kohe algust teha. Meil on olemas unikaalne Eesti oma, 9 moodulist koosnev juhtimissüsteemi tarkvara koos kohaliku kasutajatoe ja arendusvõimekusega kohandamaks seda just Sinu organisatsiooni vajadustega. Ajaliselt ja rahaliselt on see oluliselt väiksema mahuga ettevõtmine võrreldes täiesti uue lahenduse loomisega.

Strateegiliste ja igapäevaste eesmärkide saavutamine, selgemad protsessid, tõhus projektijuhtimine, hästi planeeritud tegevused ja nendega seotud eelarve, võimalike riskidega arvestamine, toimiv  ja efektiivne infovahetus meeskondades ja nende vahel, on hõlpsasti saavutatavad kui selleks kasutatakse sobivat infosüsteemi. Selle süsteemi olemasolu ja aktiivne kasutus tagab teile juhtimiskvaliteedi, milles ei saa kahelda. 9 mooduliga võimekas juhtimistarkvara, PlanPro, on selleks loodud.