Muudatuste juhtimine: 3 võtmetegurit edukaks transformatsiooniks

Viimase aasta jooksul olen kohtunud kümnete juhtidega, kes kõik seisavad silmitsi sama väljakutsega. “Ma ei saa aru,” kõlab tihti nende kabinetis. “Kõik tundub nii loogiline ja vajalik. Strateegiad on paigas, plaanid tehtud. Aga inimesed… nad lihtsalt ei tule kaasa.”

See olukord peegeldab täpselt seda, millega paljud juhid täna silmitsi seisavad. Muudatuste vajadus on selge, aga nende elluviimine tundub kohati nagu ülespoole mäe ujumine. Eriti keeruline on see praegusel ajal, mil muutused on saanud meie igapäevaelu lahutamatuks osaks.

Kohtun pidevalt juhtidega, kes tunnevad end muudatuste keskel üksinda. Nad teavad, MIDA on vaja teha, aga KUIDAS seda teha nii, et inimesed päriselt kaasa tuleksid – see on see miljoni dollari küsimus. Allpool jagan lühidalt kolme kriitilist sammu, mis minu hinnangul määravad muudatuste õnnestumise või läbikukkumise meeskonnas.

1. Eestvedamine: äri ja inimeste (suhete) tasakaal

Ettevõtetega töötades näen tihti sarnast mustrit. Tehniline pool näeb selgelt vajadust süsteemide uuendamiseks. Numbrid toetavad, äripool toetab, juhtkond toetab. Aga projekt ikkagi takerdub. Miks? Sest unustame, et tehnoloogia taga on alati inimesed.

Üks kõnekamaid näiteid tuleb tehnoloogiaprojektide uuendamisest ühes Eesti suurettevõttes. Kogenud arendajad, kes olid varasemaid süsteeme üles ehitanud (mida nüüd kavatseti muuta), ei näinud mitte ainult koodi (mida äripool nägi) – nad nägid seal oma loodud pärandit. Kui rääkisime vana süsteemi puudustest, siis tegelikult puudutasime inimeste isiklikku panust ja uhkust oma töö üle.

See on üks olulisemaid õppetunde muudatuste juhtimisel – see ei ole kunagi ainult tehniline või äriline protsess. See on alati ka emotsionaalne teekond.

Praktilised sammud, mis on aidanud näiteks minu klientidel muudatusi edukalt ellu viia:

• Võta aega, et mõista iga meeskonnaliikmete seost projekti ja ettevõttega
• Kaasa kogenud meeskonnaliikmed uue süsteemi planeerimisse
• Tunnusta olemasoleva süsteemi panust ettevõtte senisesse arengusse

2. Ülekommunikatsioon: ole avatud ja aus

“Aga me ju rääkisime sellest!” on üks lause, mida kuulen juhtidelt tihti. Jah, nad võib-olla rääkisid. Aga kas nad ka suhtlesid?

Tootmisettevõtetes näen näiteks sageli, kuidas ambitsioonikas digitaliseerimine takerdub, vaatamata põhjalikele kommunikatsiooniplaanidele ja presentatsioonidele. Läbimurre tuleb tavaliselt siis, kui juhid hakkavad tegema midagi lihtsat, aga väga mõjusat – nad on lihtsalt rohkem kohal (mitte ainult füüsiliselt, vaid ka emotsionaalselt ja psühholoogiliselt).

Mitmete tootmisettevõtete juhid on pärast meie koolitusi kasutusele võtnud “avatud dialoogi tunnid” otse tootmisliini ääres. Mitte presentatsioonid, mitte formaalsed koosolekud – vaid lihtsalt võimalus küsida, arutada ja mõista. Alguses võib see tunduda ebamugav ja aeganõudev, aga tulemused räägivad enda eest.

Tihti juhtub midagi üllatavat – inimesed ei jaga mitte ainult oma hirme ja kõhklusi, vaid pakuvad ka praktilisi lahendusi, millele juhtkond ise poleks tulnudki. See on tõeline kaasamise jõud.

Järelikult on eduka kommunikatsiooni võtmed:

• Loo erinevaid võimalusi dialoogiks – nii formaalseid kui mitteformaalseid
• Räägi ausalt ka sellest, mida sa veel ei tea või milles sa pole kindel
• Keskendu rohkem kuulamisele kui rääkimisele
• Jaga regulaarselt edu märke ja väikseid võite

3. Vastutavana hoidmine: nõua, aga toeta

Isegi, kui muudatuse elluviimine on algselt edukas, on meil inimestena alati kalduvus vajuda vanale rajale tagasi. Seetõttu on eduka muudatuste juhtimise protsessi kriitiline samm ka meeskonna vastutavana hoidmine.

Samas on inimeste vastutavana hoidmine pigem kunst, mitte teadus. Miks? Sest see on tasakaalu leidmine toetamise ja nõudmise vahel. Liiga palju ühte või teist, ja kogu süsteem läheb tasakaalust välja.

Näiteks on mõnes ettevõttes agiilsema juhtimise juurutamine toonud esile huvitava paradoksi. Soov anda meeskondadele rohkem autonoomiat võib tegelikult tekitada hoopis inimestes ebakindlust ja segadust. Miks? Sest vabadus ilma raamistikuta ei ole vabadus – see on ebakindlus.

Üks edukamaid lähenemisi, mida olen näinud selleks, et meeskonnas tugevat vastutuskultuuri luua, on:

• Selged ootused ja eesmärgid, mis on koos meeskonnaga läbi räägitud
• Konkreetsed ressursid ja tugi nende eesmärkide saavutamiseks
• Regulaarne, aga mitte kontrolliv progressi jälgimine
• Edusammude tähistamine ja vigadest õppimine

Edukas muudatuste läbiviimine ja meeskonna selle käigus vastutavana hoidmine on nagu hea tantsupartneriga tantsimine – sa annad teisele piisavalt ruumi liikumiseks, aga hoiad samas kindlat kontakti, et liikumine oleks kooskõlastatud ja eesmärgipärane.

Seetõttu võib öelda, et edukad muudatused algavad juhi sisemisest valmisolekust muutuda ka ise. See ei tähenda, et peaksid olema täiuslik. Vastupidi – sinu ausus oma kõhkluste ja õppimiste osas võib olla just see, mis aitab meeskonnal sinuga koos sellel teekonnal olla.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Mis on see sisemine muutus, mida sina juhina vajad, et oma meeskonda paremini läbi muudatuste juhtida?
2. Kus on sinu organisatsioonis need “avatud dialoogi kohad” – võimalused päriselt kuulata ja mõista?
3. Kuidas sa tasakaalustad toetamist ja nõudmist oma meeskonnas?