Ajajuhtimise koolitus – müüt, mida on liiga lihtne ümber lükata

Me oleme inimesed, mistõttu on meil kõikidel oma nõrkused ja tugevused. Üheks üsnagi universaalseks nõrkuseks on meil iseendaga teatud olukordades toimetulemine. Teisiti öelduna tähendab see, et kuigi me soovime / otsustame käituda ühel viisil, kipume praktikas sageli käituma hoopis teisel viisil. Justkui oleks meie sees kaks teineteisele vastanduvat isikut – üks on tark ja nutikas, kes „teab” alati, mis on kasulik ja kuidas võiks käituda; teine aga laisk veiderdaja, kes esimese plaane järjepidevalt ummikusse tüürib.

Elevandi ja ratsaniku metafoor

Põnev on see, et psühholoogid ja muud oma ala eksperdid just seda sama kinnitavadki. Nad ütlevad, et meie sees on tõepoolest teineteisele vastanduvad isikud, kellest üks on planeerija ja teine on täidesaatja. Probleem on aga selles, et nende kahe vahel kipub liiga harva kooskõla olevat. Ja nii juhtubki, et planeerija võib küll asju planeerida ja ette võtta, aga täidesaatja kahjuks sageli vaid vilistab planeerija plaanide peale.

See Jonathan Haidt’i poolt esmakordselt kasutatud metafoor elevandist ja ratsanikust illustreerib hästi ideed planeerijast ja täidesaatjast. Planeerija on justkui ratsanik 6-tonnise elevandi seljas, kes võib kuitahes palju soovida, et elevant tema korraldustele alluks, aga kui elevant otsustab käia ikka oma teed, siis just seda ta ka teeb. Ja sama toimub ka meie sees – me võime oma peakeses ükskõik kui palju otsustada, mida kõike järgnevate päevade ja kuude jooksul ette võtame, võime aga juba mõne päeva pärast (mõnikord isegi vaid tunnikene hiljem) avastada, kuidas oleme juba teelt kaldunud.

Põhjendus sellele kõigele on lihtne (vähemalt teoorias) – teadvus vs alateadvus või mõistus vs emotsioonid. Kellelegi ei ole enam uudis, et meie käitumisest on kuni 98% alateadlik. Ning samuti ei ole võõras kellelegi teadmine, kuidas me kipume tegema neid asju, mida emotsioonid dikteerivad, mitte neid, kuhu mõtted meid suunavad. Kui siia veel juurde panna keerukas ja raskesti allutatav harjumustesüsteem (mis on osa meie alateadvusest), jõuamegi vastusteni, miks 70 kg ratsanik 6-tonnise elevandiga eriti hästi toime ei tule.

Ajajuhtimise koolitused – kas need siis aitavad?

Kuna kõik meist on vähemal või rohkemal määral selliste vastuoludega silmitsi seisnud, proovitakse sageli olukorda parandada ajajuhtimise koolituste kaudu. Annab see ju lootust – meil kõikidel on 24 tundi, ja loogiliselt võetuna peaksid „võitma” need, kes kõige rohkem nende tundide jooksul ära teha jõuavad (ikka neid asju, mida „planeerija” on otsustanud teha).

Kuid juba selles lauses endas on vastuolu, sest 24h ööpäevas paneb meile ülima piirangu, mida ei aita ületada mitte ükski ajajuhtimise võte. Tõde on ju see, et me ei saa aega juhtida, sest aega ju praktiliselt võetuna lihtsalt ei eksisteeri. Aeg eksisteerib ainult meie peas tänu kellale. Praktiliselt võetuna ei saa me mitte ühtegi minutit ega tundi pikendada või juhtida, sest kui me kella mõneks ajaks üldse kõrvale paneme, hakkab üsna kiiresti ka meie ajataju kaduma. Jah, tänu pidevale kellaorjusele on meie tänane psüühika sekundite, minutite ja tundide pikkusega enam-vähem ära harjunud, mistõttu suudame umbmääraselt hinnata aja kulgu ka ilma kellata, kui aga end nendest ahelatest vabastama hakata, võime üsna kiiresti märgata, kuidas stressitase langema ja toetav avarus meid ümbritsema hakkab.

Seda kõike on väga lihtne kontrollida. Kas ärkad mõnikord üles tundega, et täna on nii palju teha? Tähtajad on käes, mistõttu on ülesandeid nii palju, et paratamatult tekitab stressi. Tuttav tunne? Minu jaoks oli see ka tuttav mõnda aega tagasi. Siis hakkasin aga asja lähemalt uurima, et mõista, millest tegelikult selline surve ja pinge tekib. Ma avastasin, et tegelik pinge tekkis mitte sellest, et palju asju on to-do listis, vaid sellest, et mu mõistus püüdis nende kõikidega tegelemise ühte hetke ära mahutada, mille tulemusena meie üks primaaltunnetest – jõuetus – võimust võttis, mis omakorda siis stressi ja pingena väljendus.

Ajajuhtimisest ja ajajuhtimise koolitusest siin tegelikult kasu ei ole, sest kogu pinge ei tulene sellest, et kellelgi oleks vähem või rohkem aega (kuna ta valdab paremini ajajuhtimise tehnikaid), vaid sellest, et mõned inimesed oskavad paremini keskenduda, ja hetkeks end kogu ülejäänud ülesannetest välja lülitada. Need inimesed on teadvustanud, et meil kõikidel on ainult ja AINULT üks praegune hetk, mille vältel saame korraga tegelda AINULT ühe ülesandega. Kui me selle ära unustame ja püüame kasvõi mõttes hallata mitut tegelemist ootavat ülesannet üheaegselt, reageeribki meie limbiline aju sellele kohe jõuetusega, mis meie jaoks väljendub stressina.

Teine oluline oskus ongi siinjuures läbi näha, kuidas aja olemasolu ja sellest tulenev ajapuudus ainult meie peas eksisteerib. Mõtle korraks oma päevale ja ootel ülesannetele. Kui neid tundub ÜHE PÄEVA jaoks liiga palju olevat, siis tekib stress. Aga kujuta nüüd korraks ette, et tööpäeva pikkus ei ole mitte 8 tundi, vaid 80 tundi – nüüd ei tekita samade ülesannete ärategemine enam nii palju stressi.

Ehk tundub see näide sulle lapsik, ebapraktiline ja ülelihtsustatud, sest sinu ülemus, kolleegid ja kliendid ootavad sult „tähtaegselt” ülesannete täitmist, ei vähenda nende ootused selle avastuse väärtust. Põhjus pidevale stressile ja ajapuudusele ei ilmne tegelikult aja puudusest, vaid ainult meie peades eksisteerivast ajast endast, mis on aga ainult kellal tuginev ühiskondlik kokkulepe, mille oleme “ära ostnud”. Ja kui me püüame selle kokkuleppe kohaselt teatud ajaraamidesse liiga palju tegevusi suruda, olemegi kogu aeg stressis. Aga palun ära süüdista siin ennast.

Kas sellest artiklist midagi praktilist ka tuleb?

Kui sa oled põhimõtteliselt omaks võtnud selle, et praktikas aega ei eksisteeri (eksisteerib ainult igikestev hetk, kus kellaseier ringe tehes meile tohutu (aja)surve peale paneb), oled sa valmis ka järgmiseks sammuks. See samm tuleneb aga paratamatusest – me elame ja töötame maailmas, kus peame paratamatult kokkuleppelise ajaga arvestama. Aga muutmatuks jääb siiski fakt, et me ei saa mitte midagi juhtida, mida ei eksisteeri. Just seetõttu on ajajuhtimise koolitused suur müüt, mille võiks ümber nimetada „Kuidas keskenduda ühele hetkele ja ühele tegevusele ning seeläbi oma efektiivsust ja meelerahu mitmekordistada?” – koolitusteks. Millest alustada?

1) Õpi juhtima oma tähelepanu

See kõlab liiga triviaalselt, aga meie tähelepanu ehk teadlikkus on põhitööriist enesejuhtimisel, mis aitab igikestval hetkel valida, millele oma psüühilist energiat kulutada ja millele mitte.

Kas tead kedagi, kes esimese asjana peale ärkamist nutitelefoni kätte võtab ja kiiresti oma mailboksi, Facebooki, Instagrami või mõne muu elektroonilise kanali seina kiirelt üle krutib? Mina olin üks nendest. Miks me seda teeme? Ikka selleks, et kuskil ajusopis on „prussakas”, mis ütleb, et kui ma seda ei tee, jään millestki olulisest ilma. Ja lisaks on veel avastatud, et meie aju toodab nendel hetkedel mõnuainet endorfiin, sest ootab mõnest uuest kirjast või Facebooki postitusest midagi nauditavat. Kahjuks üldjuhul seda ei tule, vaid me kulutame selle käigus lihtsalt ära hulga psüühilist energiat (mis on ka viimaste aastate teadusuuringute tulemusena piiratud ressursiks määratletud), mida nii hädasti hoopis paari tunni pärast tööle jõudes vajame.

Kuni me ei hakka märkama, kui tihti päeva jooksul oma tähelepanu ebaolulistele asjadele viime ja seeläbi kogu aeg oma tegevusi hakime, ei saa meid aidata ka ükski ajajuhtimise koolitus või enesejuhtimise raamat.

2) Õpi keskenduma, mitte multitaskima

Kas teadsid, et taustaks lahti olev e-maili programm vähendab sinu IQ 10 punkti võrra? See on sama palju, kui 36 tundi magamatust meilt röövib.

Multitasking ehk oskus mitut asja korraga teha oli küll paarkümmend aastat tagasi üheks hinnatuimaks oskuseks uute töötajate värbamisel, aga tänaseks on see võime teadlaste poolt müüdina ümber lükatud. Täna valitseb meie efektiivsust võime keskenduda, mis on inimeste jaoks samasuureks väljakutseks muutunud nagu paarkümmend aastat tagasi oli seda multitasking. Miks?

Sest segajate hulk on lihtsalt kümnekordistunud. Kui paarkümmend aastat tagasi oli töö juures sinu segajateks mõni möödakõndiv kolleeg ja aeg-ajalt helisev telefon, siis täna olles ninapidi kogu aeg arvutis või nutitelefonis, on sealt tulenevat informatsiooni sageli lihtsalt võimatu ignoreerida. Meid püütakse sealt võrku nii positiivse ja naudinguid pakkuvate impulssidega kui negatiivsete ja hirmu külvavatega. Aga oluline polegi lõpuks see, mis meie tähelepanu röövib, vaid lihtne fakt, et see on kogu aeg millelgi, mis segab meie poolt valitud ülesande sooritamist.

Seetõttu hakka juurutama uut harjumust, milleks on keskendumine (kõlab jällegi liiga triviaalselt). Kui oled tegemas kõnet, pakkumist või koostamas mõnda dokumenti, pane selleks ajaks kõik teised segajad kinni: e-mail, Skype, Facebook, Delfi jne. Ideaalne oleks, kui saaksid mõneks ajaks isegi telefoni hääletu peale panna (jaa, jaa, tean, mida tahaksid öelda praegu, aga proovi – saad küll, kui päriselt tahad).

3) Kasuta töötamisel intervalli

Olles mõistnud fakti, et sul on ainult üks hetk, mida kasutada, ja sul on tähelepanu, mida saad juhtida (mitte aega), ning sa oled valmis keskenduma (mitte multitaskima), siis järgmiseks sammuks on õige planeerimine ja intervallidega töötamine.

Planeerimise all pean silmas seda, et planeerid igaks hommikuks enne e-mailide jms avamist midagi olulist ära teha. E-mailide vastamine tundub oluline, aga need ei anna väga progressi, mistõttu saad kirjadele vastata vabalt esimest korda ka kell 10.00 (ise vastan nendele alles pärastlõunal, mil loominguline võimekus langenud on). Seetõttu vali igal õhtul välja järgmiseks hommikuks üks päriselt oluline asi, mis on vaja ära teha ja mille valmimine päriselt sind edasi viib.

Kui oled selle ülesande välja valinud, otsusta järgmised 30-90 minutit sellele ülesandele täielikult pühenduda. Pane selleks taimer peale ja kuni kellahelinani ei tee sa mitte ühtegi katkestust. Luban sulle, et juba 7-8 minuti möödudes hakkab aju karjuma, sest see ei suuda lihtsalt keskenduda, vaid hakkab sulle ütlema, et äkki on ikka oluline e-kiri saabunud või äkki on keegi helistanud või äkki on Facebookis midagi uut ja põnevat jne. IGNOREERI. IGNOREERI. IGNOREERI. Nii kaua kuni kell heliseb.

Mida sa avastad? Suure tõenäosusega avastad, kuidas sa jõudsid 30 minutiga rohkem ära teha kui mõnikord terve (katkestustest tulvil) päevaga. Nüüd aga keskendusid päriselt ja said asja korraga tehtud. Ja kas sul oli vaja selleks mingit tehnikat, et aega juhtida? Kas pidid selleks mõnel ajajuhtimise koolitusel osalema? Või ajajuhtimise raamatu läbi lugema? Ei, sul oli vaja ainult oma tähelepanu ühel asjal hoida ja ignoreerida kõike segavat. Sellega peaks meist igaüks ju hakkama saama.