Kuidas hoida meeskonna ühtsustunnet hübriidtöö ajastul? Need on 5 praktilist sammu

Kas sinu meeskond on viimasel ajal tundunud kuidagi eraldatum, kuigi kõik saavad oma tööga hakkama? Infovahetus takerdub, ühiseid arutelusid vähem ja tunned, et midagi on puudu, kuigi numbrid näitavad head töösooritust? Kui nii, siis pole sa üksi – paljud juhid seisavad silmitsi samade hübriid- ja kaugtöö väljakutsetega.

2020 tõi kaasa enneolematu kaugtöö revolutsiooni, sundides organisatsioone kiirelt kohanema uue reaalsusega. Esialgu tundus kõik positiivne – töötajad nautisid suuremat vabadust ja paindlikkust. Aga nüüd, aastaid hiljem, on pilt muutumas. Meeskonnad, kes kunagi jagasid ühist kontorit, on justkui üksteisest kaugenenud. Kuigi igaüks saab oma isikliku tööga hakkama, on midagi ühtsustundest kaduma läinud.

Samas on selge, et tagasiteed vana normaalsuse juurde pole. Paljud töötajad on harjunud uue vabadusega ja ei soovi sellest loobuda. Mõned on isegi värvatud puhtalt kaugtöö ametikohtadele. Nende jaoks on kõik hästi – ülesanded saavad tehtud ja rohkem nagu polekski vaja.

Aga meeskonna juhina sa tead, et numbrid pole ainus, mis loeb. Õige meeskonnavaim, koostöö, üksteiselt õppimine – need on asjad, mis viivad tiimi tõeliselt edasi. Kuidas siis hoida neid väärtusi elus ajal, mil kaugtöö on saanud uueks normiks?

Missugune töökorraldus on kõige tõhusam?

Kaugtöö plussid ja miinused on loonud palju arutelusid selle üle, milline töökorraldus on lõppkokkuvõttes kõige efektiivsem. Kas parim on täielik kaugtöö, traditsiooniline kontoritöö või midagi vahepealset? Hiljutised uuringud heidavad sellele valgust:

• Stanfordi uuring (2022) 16 000 töötajaga leidis, et täielik kaugtöö suurendas küll töösooritust 13% võrra, kuid vähendas meeskonnatööd ja innovatsiooni. Juhtide hinnangul kannatas loovus ja probleemilahendus.
• Harvardi uuring (2021) näitas, et hübriidtöö mudel (kontor 1-2 päeva nädalas) andis parimaid tulemusi nii töösoorituse kui ka meeskonnatöö osas. Säilis kaugtöö paindlikkus, aga lisandus regulaarne näost-näkku suhtlus.
• Gallup’i küsitlus (2022) leidis, et täiskohaga kontoris töötamise pooldajate osakaal on langenud 60%-lt 2019. aastal vaid 20%-le. Töötajad soovivad paindlikkust, aga hindavad ka isiklikku suhtlust meeskonnakaaslastega.

Need tulemused viitavad sellele, et hübriidtöö võib olla kuldne kesktee, mis kombineerib nii kaugtöö eeliseid kui ka kontoritöö suhtlusvõimalusi. Seega, juhtide ülesanne pole niivõrd valida üks äärmus, vaid leida õige tasakaal, mis sobib konkreetse meeskonna vajadustega.

Vastused peituvad uuringutes ja edukate juhtide kogemustes

Gallup’i hiljutine teos “Wellbeing at Work” rõhutab, et kõrge töörahulolu ja pühendumuse eelduseks on hästitoimivad suhted töökohal. Samas tuuakse välja ka mõneti üllatav fakt – nimelt kõigest 20% kaugtöö tulemuslikkusest sõltub tehnoloogiast. Ülejäänu tugineb juhtimisel ja inimestevahelistel suhetel.

Seega, võti pole mitte ainult selles, et leida õige videokonverentsi platvorm, vaid luua uus suhtluskultuur. Siin on viis sammu, kuidas seda teha:

1. Loo “näost-näkku” aja uus definitsioon
   Kui kontoris oli loomulik astuda kolleegi laua juurde ja vestelda päeva jooksul mitmel korral, siis kaugtöö kontekstis see enam ei toimi. Selle asemel tuleb luua uued rutiinid:

• Algata iga päeva või nädalat ühise videokohtumisega, kus räägitakse nii tööst kui ka isiklikest teemadest.
• Julgusta 1:1 videokõnesid juhuvestluste asemel (et inimesed ei kardaks üksteisele helistada). Need loovad sügavama kontakti.
• Planeeri regulaarseid “virtuaalseid kohvipause”, kus arutatakse kõike peale töö.

2. Tee koostööst prioriteet
   Kui igaüks nokitseb omaette, on lihtne kaotada ülevaade teiste tegevusest ja ideedest. Selleks:

• Kasuta koostööplatvorme nagu Slack, Teams või Asana, et hoida kõiki kursis projektide ja ülesannetega.
• Julgusta meeskonnaliikmeid üksteise tööle tagasisidet andma. See hoiab kõiki kaasatuna.
• Loo projektipõhiseid “meeskondi”, et inimesed töötaksid rohkem koos, mitte eraldi.

3. Pane rõhk enesejuhtimisele
   Kaugtöö nõuab töötajatelt suuremat iseseisvust ja vastutust. Toeta seda nii:

• Sõlmi iga töötajaga selged eesmärgid ja ootused. Keskenduge tulemustele, mitte protsessile.
• Paku koolitusi ajajuhtimise, enesemotiveerimise ja digitaalsete oskuste teemadel.
• Usalda oma meeskonda. Ära kontrolli iga sammu, vaid anna neile vabadust ise otsustada.

4. Hoolitse vaimse tervise eest
   Kodust töötamine võib olla üksildane ja stressirohke. Juhi ülesanne on märgata ohumärke ja pakkuda tuge:

• Küsi regulaarselt, kuidas inimesed end tunnevad. Tee seda nii meeskonnana kui individuaalselt.
• Jaga ressursse vaimse tervise teemadel – artikleid, veebikoolitusi, kontakte professionaalse abini.
• Ole paindlik. Kui keegi vajab vaba päeva või lühendatud tööaega, ole mõistev.

5. Tähista ühiseid võite
   Kaugtöö suurim oht on kaotada side oma töö mõttega. Selleks tähista iga edusammu:

• Jaga iganädalasel koosolekul meeskonna õnnestumisi, olgu need suured või väikesed.
• Saada personaalseid õnnitlusi või kingitusi tähtsamate verstapostide puhul.
• Korralda (virtuaalseid) üritusi, kus tähistada koos saavutusi.

Leia viise, kuidas tiim aeg-ajalt kokku tuua

Kuigi täielik naasmine vanasse kontoriellu pole enam reaalne, on siiski oluline leida viise, kuidas meeskond aeg-ajalt kokku tuua. Inimestevaheline kontakt, mitteformaalsed vestlused, ühised lõunad – see kõik loob sidet ja ühtsustunnet, mida on raske saavutada vaid ekraani taga.

Siin on mõned ideed, kuidas meelitada meeskond kontorisse 1-2 päeval nädalas:

• Tee kontoripäevadest atraktiivsed sündmused. Näiteks ühised lõunad firma kulul, huvitavad kõnelejad, meeskonnamängud. Loo ootusärevus ja põnevus nende päevade ümber.
• Rõhuta kontoripäevade väärtust. Selgita, kuidas need päevad aitavad kaasa meeskonnatööle, loovusele ja info jagamisele. Too näiteid, kuidas kontoripäevad on viinud heade ideedeni või probleemide lahendamiseni.
• Kaasa meeskond planeerimisse. Lase neil kaasa rääkida, mis päevadel ja mis vormis kontoripäevi korraldada. Mida rohkem nad tunnevad, et see on nende oma valik, seda positiivsemalt nad sellesse suhtuvad.
• Ole paindlik. Kõigile ei sobi samad päevad või sama sagedus. Luba individuaalseid erandeid, kui see on võimalik. Eesmärk pole sundida, vaid luua keskkond, kus inimesed tahavad kokku tulla.
• Hinda nii kontori- kui kaugtööd. Väldi muljet, et kontoris käimine on “parem” või “õigem”. Rõhuta, et mõlemad vormid on olulised ja väärtustad mõlemat panust.

Kokkuvõttes pole hübriidtöö mitte probleem, vaid võimalus

Töömaailm on pöördumatult muutunud ja selles on palju head. Suurem paindlikkus, parem töö-eraelu tasakaal, vähem ajakulu – need on asjad, mida töötajad väärtustavad. Aga samas on oluline hoida meeskonna ühtsust ja vaimu, isegi kui igapäevane suhtlus on vähenenud.

Hea juht ei püüa vana süsteemi tagasi tuua, vaid kohaneb uue reaalsusega. Ta leiab viise, kuidas kombineerida kaugtöö eelised kontoritöö sotsiaalsete kasudega. See nõuab leidlikkust, empaatiat ja selget kommunikatsiooni. Aga tulemuseks on meeskond, kes on motiveeritud, seotud ja valmis koostööks nii ekraanil kui ka päriselus.

Seega, võta see kui väljakutset ja võimalust. Loo uus kultuur, mis väärtustab nii iseseisvust kui ka ühtsust. Ole eeskujuks oma kohanemisvõime ja positiivse suhtumisega. Ja enne kõike – usalda oma meeskonda. Nemad on su suurim vara, olenemata sellest, kus nad füüsiliselt asuvad.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Milline on hetkel sinu meeskonna töökorraldus? Kas see on optimaalne või näed ruumi parenduseks?
2. Milliseid samme oled astunud, et soodustada koostööd ja suhtlust hübriidtöö tingimustes? Mis on hästi toiminud, mis mitte?
3. Kuidas saaksid veel enam julgustada oma meeskonda üksteist toetama ja ühise eesmärgi nimel töötama hoolimata füüsilisest distantsist?