Kuidas lõpetada ebaõiglane ülekoormus meeskonnas? Lahenda see nagu tõeline liider!

Kujuta ette järgmist olukorda. Oled kesktaseme juht teenindusettevõttes, kus parajasti on käimas kiire hooaeg. Klientide nõudmised on kõrgemad kui kunagi varem ja sa tead, et sinu meeskond peab andma endast parima, et ettevõtte eesmärgid saaksid täidetud.

Samas näed, kuidas osad meeskonnaliikmed on pidevalt ülekoormatud, samal ajal kui teised ei panusta piisavalt. Tekivad pinged, motivatsioon langeb ja sa tunned, et olukord hakkab käest libisema.

Kui see kõlab sulle tuttavalt, siis tea, et sa pole üksi. Gallup’i hiljutises uuringus “Employee Burnout: Causes and Cures” leiti, et kuni 50% töötajatest tunneb end tööl “pidevalt või aeg-ajalt” ülekoormatud.

Samal ajal tunnistab Gallup’i uuringus “State of the Global Workplace” 34% töötajatest, et nad ei anna tööl endast parimat. See viitab sügavale tasakaalustamatusele töökoormuse jagunemisel.

Juhina on sinu roll seda olukorda tundma õppida ja paremuse poole juhtida. See ei ole kerge ülesanne, aga see on hädavajalik nii meeskonna heaolu kui ka ettevõtte edu jaoks.

Millest ebaühtlane töökoormus meeskonnas tekib?

Ebaühtlane töökoormus meeskonnas võib tuleneda mitmest tegurist:

1. Ebaselged rollid ja vastutusalad. Kui inimestele pole päris täpselt selge, mida neilt oodatakse, võib juhtuda, et mõned võtavad liiga palju kohustusi, samas kui teised hoiavad tagasi.
2. Erinevad võimekused ja oskused. Loomulikult on mõned inimesed teatud ülesannetes osavamad või kiiremad kui teised. Ilma teadliku juhtimiseta koguneb neile aja jooksul rohkem tööd.
3. Puudulik kommunikatsioon. Kui meeskonnaliikmed ei räägi avatult oma koormusest ja väljakutsetest (sh juhiga, kes pole loonud kohta, kus sellest rääkida), on juhil raske tasakaalu hoida.
4. Ebaõiglane või ebaselge ülesannete jagamine. Kui puuduvad selged põhimõtted, kuidas tööd jaotatakse, tekivad kiiresti pinged ja rahulolematus.

Kõik need tegurid võivad viia olukorrani, kus osa meeskonnast on üle koormatud ja läbipõlemise äärel, samas kui teised tunnevad end alahinnatud või kõrvalejäetuna. Aga siin tulebki mängu sinu kui juhi oluline roll.

Milles seisneb sinu roll juhina?

Juhi üks peamisi ülesandeid on luua meeskonnas õiglane ja tasakaalustatud töökeskkond. See tähendab:

1. Selguse loomine. Juhina saad sa tagada, et igal meeskonnaliikmel on kristallselge arusaam oma rollist, vastutusalast ja oodatavast panusest.
2. Õiglase koormuse jälgimine. Sinu kätes on võimalus luua süsteem, mis jagab tööd ausalt ja läbipaistvalt, arvestades sealjuures inimeste individuaalseid tugevusi ja arenguvajadusi.
3. Avatud kommunikatsiooni soodustamine. Juhina saad luua usaldusliku õhkkonna, kus inimesed julgevad rääkida oma muredest ja ideedest seoses töökoormusega.
4. Meeskonna arendamine. Ja lõpuks, sa saad pidevalt töötada selle nimel, et meeskonnaliikmete oskused ja võimekused kasvaksid, võimaldades aja jooksul ühtlasemat tööjaotust.

Sisuliselt peaksid sa ideaalis olema nii koormusjuht, kommunikatsioonijuht, eeskuju kui ka meeskonna treener. Päris karm, kas pole? Eks seepärast juhtimine kõikidele ei sobigi ja päriselt hästi õnnestub see vähestel (sh nende enda hinnangul).

Kuidas luua meeskonda rohkem õiglust?

Missugused võiksid olla siis praktilised sammud olukorra parandamiseks? Kahtlemata ei ole see ainuõige viis, aga paljude meeskonnajuhtidega oleme läbinud olukorras selguse loomiseks sellised sammud.

1. Kaardista olukord

Enne tegutsemist tasuks sul täpselt aru saada, milline on hetkeseis. Selleks palu näiteks igal meeskonnaliikmel paar nädalat oma tegevusi ja ajakulu detailselt logida.

Analüüsi tulemusi nii individuaalselt kui meeskonna tasemel. See annab sulle objektiivse pildi praegusest tööjaotusest.

2. Vestle töötajatega individuaalselt

Võta aega, et vestelda iga meeskonnaliikmega personaalselt. Küsi nende nägemust tööjaotuse ja koormuse osas.

Millisena näevad nemad olukorda? Mis on nende jaoks suurimad väljakutsed? Kuidas saaksid neid paremini toetada?

Pea meeles – sinu eesmärk on kuulata ja mõista, mitte hinnata või ette heita, kui keegi oma tööga sinu hinnangul piisavalt hästi hakkama ei saa.

3. Loo koos meeskonnaga selged reeglid

Tööta koos meeskonnaga välja selged ja läbipaistvad põhimõtted ülesannete jaotamiseks. Need võiksid arvestada nii tähtaegu, individuaalseid oskuseid kui ka arenguvajadusi.

Näiteks võite kokku leppida, et uued ülesanded jaotatakse rotatsiooni põhimõttel, et kõik saaksid võimaluse areneda.

Või et eriti keerulisi ülesandeid jagavad 2 inimest, et toetada üksteise õppimist.

Pane reeglid kirja ja veendu, et kõik on nendega nõus.

4. Hoia teema pidevalt fookuses

Tee töökoormusest regulaarne teema meeskonna koosolekutel. Julgusta inimesi rääkima oma muredest ja ideedest selles vallas. Tähista edusamme ja õppetunde.

Nii hoiad teema pildil ja näitad, et see on sinu jaoks prioriteet.

5. Toeta meeskonna arengut

Paku meeskonnale koolitusi ja mentorlust, et arendada nende oskuseid tööde jagamisel ja koormuse juhtimisel. Julgusta neid üksteist toetama ja üksteiselt õppima.

Mida rohkemate inimeste vahel saad kriitilisi oskusi jagada, seda tasakaalustatumaks muutub koormus.

Töökoormuse haldamine meeskonnas on “täiskohaga” juhi töö

Tean omast käest, et töökoormuse õiglase juhtimise teekond pole kerge. See nõuab järjepidevust, empaatiat ja strateegilist mõtlemist. Aga ma usun, et see on üks väärtuslikumaid asju, mida juhina teha saad.

Kui suudad luua meeskonna, kus igaüks tunneb, et tema panus on õiglaselt hinnatud ja toetatud, oled loonud midagi hindamatut. Meeskonna, kus inimesed tahavad olla ja kuhu nad tahavad panustada.

Mäletan ühte lugu mõned aastad tagasi, mida juht minuga jagas. Kui juht võttis aega, et igaühega personaalselt vestelda ja päriselt kuulata nende muresid seoses töökoormusega, avastas ta suure üllatusega, kui erinevalt inimesed sama olukorda nägid.

Tema jaoks tundus kõik enam-vähem tasakaalus, aga osade jaoks oli see täiesti paigast ära. Teised jälle igatsesid suuremaid väljakutseid.

Nad pidid üheskoos ümber mõtlema nii mõnedki reeglid ja harjumused. Aga see tasus end ära. Samm-sammult, nädal nädala kaupa, muutus meeskond ühtsemaks ja rahulolevamaks. Usaldus kasvas, koostöö paranes, ja tulemused ei lasknud end kaua oodata.

Seega alusta võimalikult kiiresti dialoogi meeskonnaga sel tundlikul, aga üliolulised teemal. Püüa päriselt mõista, kuidas nemad olukorda näevad. Kaasa nad lahenduste leidmisse. Ja ära karda katsetada uusi lähenemisi.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Milliseid signaale oled märganud, et sinu meeskonnas võib esineda töökoormuse tasakaalustamatus? Mida saad teha, et seda täpsemalt kaardistada?
2. Kui ausalt tunned, et teie praegused ülesannete jagamise põhimõtted on õiglased ja läbipaistvad? Mida saaksid muuta?
3. Kui heaks hindad oma oskust luua usalduslik õhkkond, kus inimesed julgevad töökoormuse teemadel avatult rääkida? Kuidas saaksin seda veelgi arendada?