Missugune on optimaalne ja hästijuhitav meeskonna (osakonna) suurus?

Juhtimiskoolitustel alustame sellest, et iga juht määrab oma juhitavate hulga. Kuigi algselt (ja loogiliselt võetuna) nimetavad juhid oma “alluvate” hulgaks kõik nende alluvuses olevad töötajad, juhin nende tähelepanu sellele, et nad võiksid siiski aluseks võtta selle grupi inimesi, keda nad otse juhivad (otsealluvad, mitte kaasata ka järgmisi tasandeid).

Ja nii juhtubki, et kui algselt hoidis juht mõttes alluvate arvu 30, võib sellest kiiresti saada hoopis 3, sest tema otse alluvuses olevad 3 juhti on omakorda kolme 10 – liikmelise tiimi juhid.

Siiski on igal koolitusel mõni juht, kes jääbki number 30 või isegi 50 – 70 juurde. Tuleb välja, et nende otse alluvuses ongi nii palju inimesi. Kuidas neid edukalt juhtida? Või kas üldse on võimalik nii suurt gruppi inimesi edukalt meeskonnana juhtida?

Hoia meeskonnaliikmete arv ühekohaline

Paljud eksperdid ütlevad, et hea meeskond on selline, mille liikmete arv on ühekohaline number ehk siis kuni 9. Sellise inimhulga juures on võimalik hoida avatust, usaldust, ühist eesmärki ja lahendada efektiivselt kerkivaid probleeme. Samuti on see number optimaalne selleks, et juht jõuaks kõikide meeskonnaliikmetega 1-1 kontakti hoida ning jälgida, kuidas igal töötajal igapäevaselt läheb. Ja seda samas viisil, mis ei pärsi oluliselt tema muid – nn mitte inimeste juhtimisega seotud – tööülesandeid. Seega kõige paremas seisus on juhid, kelle alluvate arv on pigem väike.

Õnneks Eesti keskmise suurusega ettevõtteid hinnates ei olegi see nii ebatõenäoline. Olen kohanud palju juhte, kelle alluvuses ongi ainult näiteks 2-3 inimest. Kuigi alguses püüavad nad seda natukene valehäbiga varjata (sest neile tundub, et nad ei ole piisavalt “olulised” juhid”), julgustan neid pigem seda hindama, sest selline meeskonna suurus aitab palju paremini enda kui juhi oskusi lihvida.

Minu kui juhtimiskoolitaja igapäevapraktika näitab aga, et üsnagi keskmine Eesti meeskonnajuhi (loe: osakonnajuhi) alluvate arv on 10 – 20 inimest. Ei teagi, miks see nii on, aga ehk tundub see olevat optimaalsem ja efektiivsem administratiivsetel põhjustel. Motivaatori juhtimiskoolitustel käsitletava lähenemise (KOHTUNIK’u juhtimismudel) puhul saab edukalt juht hakkama ka sellise suurusega grupiga, kuna see võimaldab hoida nii isiklikku kontakti oma töötajatega, hoida ülevaadet iseendal juhina, kuidas töötajatel läheb kui ka anda kõikidele vajalikku tagasisidet.

Mida teha, kui grupp on suurem kui 20 inimest?

Minu hinnangul muutub problemaatiliseks inimeste juhtimine juhul, kui juhitavate arv ületab 20 piiri. Eriti tavapärane kipub see olema tootmisfirmades ja mõnedes teenindusfirmades, kus näiteks tšehhis töötavate spetsialistide hulk on 50-70 või siis näiteks oli meie juhtimiskoolitusel haigast juht, kelle otsealluvuses oli 65 õde. See on väljakutse, ja seda mitmel põhjusel.

Esiteks, kui inimesi on grupis (meeskonnas) nii palju, kaob ära ühtsustunne, ja on tõenäosus, et hakkavad tekkima nn pisemad grupid ühe grupi siseselt. Kuigi juht vajaks ühtselt tegutsevat meeskonda, avastab ta ühel hetkel, et tal on mõnikord isegi teineteisele vastanduvad pisimeeskonnad, kes igaüks ajab vaikselt oma asja, kaitsevad oma õigusi ning on valmis nende nimel ka võitlema (on tekkinud sisemine konkurents).

Teiseks, nii suure grupi puhul muutub loomulik grupidünaamika. Inimestel on raskem hoomata, kes on kes (mis rollid kellelgi on ja mille eest vastutab), ja mis eesmärgil meeskond üldse loodud on. Kuna ka juht jõuab individuaalselt inimesteni vähem, väheneb usutavasti ka juhi kui liidri tunnetus meeskonnas, mis hakkab tiimi veelgi lõhkuma. Nii suure grupi puhul ei tunne ka inimesed üksteist nii hästi, mistõttu on kalduvus inimestel rohkem üksteise suhtes kaitses olla, mis omakorda jällegi kahjustab grupidünaamikat, sest inimesed ei julge avatult rääkida, oma arvamust avaldada, rääkimata üksteisele vastandumisest.

Ja kolmandaks on nii suures grupis eriti raske inimesi meeskonnas üksteise suhtes ja meeskonna tulemuste eest vastutavana hoida. Ideaalses meeskonnas ei tunne meeskonnaliikmed vastutust mitte ainult oma töö eest, vaid kogu meeskonna tulemuse eest, mistõttu ollakse valmis ka üksteist vajadusel korrale kutsuma. Kui aga inimesi on nii palju, on nendel kalduvus pigem vastutada oma isiklike tulemuste eest, või äärmisel juhul meeskonnasiseste “pisigruppide” tulemuste eest, mitte aga meeskonna kui terviku tulemuste eest. Juht aga just seda eelkõige ju vajab – talle on vaja inimesi, kes töötavad terviku, mitte ainult isiklike tulemuste nimel.

Jaga suur grupp teadlikult väiksemaks

Kuna suure grupi killustumine on niikuinii üsna tõenäoline, tasub juhil kaaluda seda teha teadlikult ja avalikult. Minu kui juhtimiskoolitaja soovitus juhtidele on ka koolitustel sama – loo 50 inimesest hoopis 5 tiimi, millele igale määra tiimijuht (vahetusevanem), ja juhi seda 50 inimest nende 5 kaudu. Sellel on mitu positiivset tagajärje:

  1. Meeskonna juhtimine muutub efektiivsemaks.
    Nüüd on vaja juhil innustada, jälgida ja liidriks olla 5 inimesele, mitte 50. See muudab 5-liikmelise meeskonna oluliselt dünaamilisemaks, avatumaks ja ühtsemaks, sest kuuekesi on oluliselt lihtsalt ühtset eesmärki omaks võtta, ühiselt ülejäänud 50 vastutavana hoida ja kõiki jooksvaid probleeme ka lahendada.
  2. Tiimijuhid saavad motivatsioonisüsti.
    Kuigi paljud juhid seda ei usu, soovivad kõik inimesed paremaks saada ja seeläbi ka silma jääda. Seepärast tasub tiimijuhtideks määrata inimesed, kellel on huvi ja soovi areneda, ning seda eriti juhina. Ei ole mõtet tiimijuhtideks panna inimesi, kes tegelikult seda olla ei soovi (neid lihtsalt veendes või sundides). Juhil peab olema huvi inimesi juhtida, misjuhul võib see nende jaoks olla väga motiveeriv ja nende töösse pühendumust kasvatav. Kui võimalik, tuleks neid muidugi motiveerida ka rahaliselt, sest see näitab, et sa väärtustad nende uut rolli.
  3. Ülejäänud 45 on ka parem meeskonnatunnetus.
    Kõige olulisem on aga see, et ülejäänud 45 inimese meeskonnatunnetus ka paraneb, sest nad ei ole enam killuke massist, vaid nendel kõikidel on nüüd ca 9 liikmelised meeskonnad, kus on meeskonnana oluliselt mõnusam funktsioneerida: ühine eesmärk omaks võtta, ühiselt tulemuste eest vastutada, avatust ja usaldust suurendada.

Kuidas on olukord täna sinu ettevõttes või osakonnas? Kas oled kunagi hinnanud, kui efektiivne täna sinu juhtimine tänu meeskonna suurusele on? Kui sulle alguses tundub, et sa ei saa midagi muuta, siis proovi vaadata kastist välja – alati on muutused võimalikud. Kaalu tõsiselt, kuidas suuremaid tiime väiksemaks muuta, kuidas seeläbi värsetele tiimijuhtidele motivatsiooni süstida ja ka ülejäänud inimeste juhtimist efektiivsemaks muuta.

***

LÄHENEV JUHTIMISKOOLITUS

15. veebruaril 2017 toimub juhtimiskoolitus “Tunnustav juhtimine“.

Koolitus on praktilist laadi ja aitab juhil meeskonda edukalt juhtida,
töötajaid mitterahalistel viisidel motiveerida
ja töötajaid tulemuste eest vastutavana hoida.

NB! Koolitusel on 100% Raha Tagasi Garantii
Kui sa ei jää koolitusega rahule,
maksame sulle ilma küsimusi esitamata kogu raha tagasi.

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga