Ajajuhtimise tehnika #2: alusta kõige olulisemast

Kui oled esimese tehnika ilusti ära teinud – sul on hommikul tööle minnes teada 1-2 kõige olulisemat tegevust täna – , saad asuda teise tehnika juurde, milleks on alustada kõige olulisemaga.

Nagu eelmises artiklis põgusalt juba mainisin, on meist paljude lemmiktegevus hommikul kohe mailboks lahti teha ja siis kirjadele vastama hakata. Miks see nii on?

Esiteks, see tekitab näilise progressitunde. Vastates e-kirjadele on meil tunne, et me teeme midagi olulist (loe: tööd). Jah, me justkui teemegi tööd, aga sageli ei ole see töö eriti produktiivne – see ei vii edasi. Seetõttu võib nimetada sellist tööd ka pseudotööks – see hoiab meid tegevuses, aga see ei näita erilist resultaati.

Mõni inimene ütleb, et ta võiks terve päeva vabalt mailboksis veeta – kuna kogu aeg tuleb uusi kirju peale, hoiaks see teda kogu aeg tegevuses. Ja mõni veedabki kõik oma päevad nii, mistõttu jäävadki tal paljud teised olulised asjad tegemata, sest ta lükkab neid kogu aeg edasi ootuses ja lootuses, et ühel päeval tekib tal aega nendega tegelda. Aga siin asja iva ongi – seda päeva ei saabu mitte kunagi. Ja seda vaba aega ei teki, kui inimene ise seda endale ei loo.

Tehnika #2. Alusta kõige olulisemate ülesannetega

Just sellise põhjendamatu edasilükkamise vältimiseks sa esimese tehnika juures 1-2 päriselt olulist asja välja valisidki. See ei tähenda muidugi, et näiteks kirjadele vastamine ei oleks oluline. Ei, see tähendab, et kirjadele vastamine röövib meilt sageli kõige produktiivsema aja ning energia ära, mistõttu lükkame pidevalt päriselt olulisi tegevusi, mis nõuavad meilt tähelepanu, aega ning energiat edasi. Kuidas siis?

Paljud enesejuhtimise koolitusel osalejad on kirjeldanud mulle näiteks sellist stsenaariumit: tulen hommikul tööle, võtan tassi kohvi ja lähen avan arvutis mailboksi, kust vaatab vastu ca 10 uut kirja (mõni ütleb muide, et enne seda skrollib ta veel Delfi ja Postimehe, Facebooki ja Instagrami läbi, ning alles siis jõuab kirjadeni).

Hakkab siis kirjadele vastama ja jõub esimese ringiga ühele poole ca 10 paiku. Selleks ajaks tunneb, et on juba päris palju pingutanud (loe: tööd teinud), mistõttu peaks korraks pead tuulutama – läheks võtaks tassi kohvi. Kohvinurgas on kolleegid, kellega on vaja veidi lobiseda, sest pea on paks otsast “töö” tegemisest. Kokku kulub sellele umbes 15-20 minutit, ja nüüd kohale naastes avastab, et saadetud kirjadele on tulnud juba mõned vastused, ja ka mõned päris uued kirjad on saabunud. Tuleb tööle hakata!

Kulutab jälle ca 1 tunni, misjärel hakkab vaikselt juba lõuna kätte jõudma. Sel hetkel tunned, et ei ole mõtet enne lõunat hakata oluliste asjadega (loe: asjad, mis lisaks kirjadele veel tema töö hulka kuulub) tegelema, kuna niikuinii ei jõua. Järelikult tuleb seda teha pärast lõunat.

Naastes kl 13 paiku lõunalt on aga väsimus peal. Hommik otsa on tööd tehtud ja nüüd veel kõht ka täis. “Vaatan kiirelt läbi, mis maailmas toimub – Delfi, Postimees, Facebook, Instagram”. Kuna kell on nüüd juba 14-15, ei jaksa niikuinii enam midagi suurt ära teha, mistõttu pole mõtet proovidagi. Pigem vastan kiirelt mailid ära ja tegelen jooksvate asjadega. Küll homme võtan need olulised teemad ette. Kahjuks kordub aga homme sama stsenaarium.

Kui see kõlab sulle natukenegi tuttavana, siis ongi vaja teadlikult hakata tegeleme ajajuhtimise tehnikaga #2: hommikul tööle naastes tee enne Delfit, Postimeest, Facebooki, Instagrami ja Outlooki (kirjakasti) ära need 1-2 tegevust. Loomulikult võib su mõistus kisada, et olulised asjad on vaja ju ära vastata, aga küsi endalt, kas tegelikult ka on need nii olulised, et nendele kulutada 1,5 tundi oma kõige erksamat ja väärtuslikumat hommikuenergiat?

Enamus inimesi on hommikul kõige värskemad ja energilisemad. Kui me võtaksime ja kasutaksime vahemiku 8-30 – 10.00 nende 1-2 kõige olulisema tegevuse peale, jääks meil tervelt 7,5 tundi päevas tegelda “pseudatööga”. Kui me aga püüame vastupidi – alustame hommikul pseudotööga-, siis on väga suur võimalus, et päris töö lükkub taas kord homsesse (loe: jääbki tegemata).

Eelnevad ja järgmised tehnikad:

Tehnika # 1. Halda oma tegevuste nimekirja

Tehnika # 3. Hoia oma kirjakast tühi