Ajajuhtimise tehnika #3: hoia oma kirjakast tühi

Kolmas ajajuhtimise tehnika saab alati osalejatelt kõige rohkem vastukaja, sest see tundub lausa võimatu olevat. See häirib mõnda niivõrd, et näed lausa viha tema silmades, kui selle välja pakud. Asja muudab paradoksiks aga asjaolu, et nad ei ole isegi seda veel proovinud, aga juba väidavad, et see pole võimalik. Kuidas sa aga saad hinnata millegi toimivust, kui sa pole isegi seda järele proovinud.

Tehnika #3: hoia oma kirjakast tühi

Jah, sa lugesid õigesti: sul ei ole vaja kõiki oma 10 000 kirja hoida “Sissetulevates kirjades” või “Inboxis”. Sul on vaja tagada nendele kirjadele ligipääs, aga sul ei ole vaja nendega kogu aeg tõtt vahtida.

Inbox vs Arhiiv

Praktikas tähendab see, et kõik vastatud kirjad peavad oma koha leidma Arhiivis, mitte jääma vedelema sinu Inboxi. See annab sulle kaks kasulikku mõju:

a) koos kirja saatmisega saad selle oma peast välja (tekib korraks väga positiivne “tehtud”-tunne);

b) sa saad rahulikult keskenduda teistele kirjadele või ülesannetele (loe: sul jääb rohkem psüühilist energiat / tähelepanu teisteks asjadeks).

Kuidas seda siis teostada?

Siin on 2 lähenemist – kiire ja aeglane. Kiire lähenemine tähendab seda, et arhiveerid kõik tänased vastatud kirjad lihtsalt ühe sammuga ära. Selle tulemusena jäävad sul Inboxi ainult hetkel vastamist ootavad kirjad. See tähedab, et kui sul täna on Inboxis näiteks 5000 kirja, siis võib sul sinna jääda 5 kirja. Mis tunde see sinus tekitab? Ühelt poolt veidi hirmutava, sest tundub, et võid justkui mingi näilise kontrolli kaotada, aga samas kindlasti ka väga vabastava tunde, sest sa ei pea sellele 5000 kirjale pidevalt otsa vaatama.

Aelgasem lähenemine tähendab, et lood mingi üleminekusüsteemi. Paljud osalejad on väitnud, et nendele on Inboxis mingi oma linnukeste, lipukeste jms süstee, mis kohesel arhiveerimisel ära kaob. Nõus, kui seni oled seda süsteemi hoidnud, siis pole vaja kohe ehk seda ära lõhkuda – seega jäta alguses siis Inboxi kõik vastamata kirjad ja lipukestega kirjad. See ei tekita nii suurt kontrolli kaotamise tunnet, aga sammas on see suur samm edasi, sest ülejäänud 4900 kirja läks arhiivi. Sul on kõikidele nendele jätkuvalt ligipääs olemas, sest nad on lihtsalt teises kaustas. See on umbes sama nagu pildialbumitega – kui tõstad oma telefonist pildid ära kõvakettale või pildialbumisse, ei tähenda see, et sa nendest piltidest loobud. Sa saad neid alati uuesti vaadata, aga sa ei pea nendele iga päev otsa vaatama.

Aga ole uuendusmeelne selles osas, et ära hakka looma süsteemi süsteemis. Sinu pikaajaline eesmärk võiks olla ikkagi see, et Inboxis on tõesti ainult vastamist ootavad kirjad. Kui sinu lipukeste süsteem hoidis teatud asju kontrolli all, siis võib-olla saad järgmisest sammust endale uue tööriista.

Vasta, kustuta, muuda ülesandeks

Ja nüüd kõige olulisem ja põnevam osa. Kui sa oled vanade kirjadega ühele poole saanud, pead hakkama ka uusi kirju uue süsteemi kohaselt töötlema. Põhimõtteliselt tähendab see, et sa teed iga uue kirjaga ühte tegevust kolmest:

1) Vastad ja arhiveerid – kui on kiri, mis vajab lihtsalt sinu vastust, siis vastad sellele kirjale ära ja seejärel arhiveerid selle kirja. Kirja saaja on saanud vastuse ja saad selle oma mõtetest hetkel minema. Punkt.

2) Lisad ülesande ja arhiveerid – mõnede kirjadega kaasneb mingi tegevus, mistõttu säilitavad paljud inimesed teatud kirju võib-olla kuid ja aastaid. Nad teavad, et sellega on vaja tegeleda, aga nagu eelmises tehnikas selgus, lükkavad nad seda tegevust kogu aeg edasi – ja nii juhtubki, et mõni lipukesega kiri võib sul seal seista terve aasta.

Uue süsteemi kohaselt lood aga sellest kirjast endale uue “Ülesande” oma to-do listi (vt tehnika #1). Mina isiklikult kopeerin mõnikord terve kirja to-do listi, et oleks kogu info selle kohta olemas. Või panen mõne sõnaga ülesande kirja ja siis panen märksõna juurde, kuidas selle kirja arhiivist kiiresti üles leian, et sealt lisainfot saada. Asja iva on aga selles, et sa saaksid kirja ära arhiveerida. Sul pole vaja kirjakastist teha teist to-do listi, sest kahe haldamine muudab asja jälle keerukaks.

3) Kustutad

Me saame ka palju selliseid kirju, mida pole isegi vaja säilitada, mistõttu võid kohe vajutada “Kustuta” nuppu.

Lahkudes olgu kirjakast tühi

Sinu eesmärk on jõuda punkti, kus näiteks tööle tulles töötad esmalt ca 1,5h eelmisel õhtul välja valitud oluliste ülesannete kallal. Seejärel ca kl 10 paiku lähed kirjakasti ja vastad kõikidele kirjadele ära eelpool kirjeldatud süsteemi alusel. Ja kui kirjad on vastatud, peaks ideaalis olema su kirjakast jälle tühi. Nüüd paned selle uuesti kinni ja naased järgmise olulise ülesande juurde.

Vastuväited

Nagu alguses mainisin, olen saanud sellele tehnikale kõige rohkem vastuväiteid, sest inimesed hakkavad rääkima, kuidas nad ei saa seda teha. Peamised argumendid ongi:

a) Mul on oma süsteem ja see toimib.

Okei, kui see toimib, siis las toimib. Aga sa ju ei ole teist varianti proovinud. Ka mina olin kunagi lipukeste-mees, aga olles proovinud teist süsteemi näen, kui palju see efektiivsem on. Seega, sa võid ju lipukeste juurde naasta, kui sa pärast uue süsteemi proovimist nii tunned. Praktika näitab aga, et kes proovivad, need enam ei naase.

b) Ma ei saa hoida kirjakasti nii pikalt kinni

See on tõeline mõttekoht. Jah, mõnede ametite peal ei saagi – kui sinu töö on klienditeeninduses ja kirjadele vastamine ongi sinu töö, siis loomulikult ei saa. Kui kirjadele vastamine on aga sinu töövahend muude ülesannete edukaks sooritamiseks, siis kindlasti saad. Kuidas? Näiteks, kui sa oled 1h koosolekul, ei jää ju maailm seisma. Sa tuled tagasi ja vastad siis. Miks sa ei võiks siin samamoodi suhtuda – tulen tööle ja mul on koosolek “iseendaga” 1,5h. See on aeg, mil keskendun olulistele ülesannetele ja kirjadega tegelen hiljem. Või koguni öösel – sa oled juba kirjakastist eemal 10h – kas maailm jääb seisma? Ei jää!

Hästi olulised on siin ka meeskonnasisesed kokkulepped. Hea oleks, kui lepitakse ettevõttes kokku, et püüame selliste printsiipide kohaselt tegelda ja tõstame üheskoos oma tegutsemise efektiivsust. See tähendab, et inimesed juba arvestavad, et kõik näiteks tegelevad esimesed tunnid päevast oluliste asjadega ning ei ole mõtet kiireid vastuseid mailis oodata. Ja kokkulepe võib olla ka see, et kui sul on tõesti ülikiire asi, siis tule läbi või helista.

Need kõik on kokkuleppmise – sisekultuuri – taga. Muidugi on lihtne leida vabandusi, mis ei toimi. Aga ehk tasub proovida ka uusi lahendusi ja püüda need toimima saada. Eriti, kui need reaalselt kasu toovad.

Eelnevad ja järgmised tehnikad:

Ajajuhtimise tehnika #1. halda oma to-do listi

Ajajuhtimise tehnika #2: alusta kõige olulisemaga

Ajajuhtimise tehnika #4: keskendu ainult ühele ülesandele (järgmises artiklis)