Kas ka teie meeskond on individualismist tiine? Selle ületamiseks väljendage selgemalt vastastikuseid ootuseid

Eelmises artiklis “Miks nii paljud meeskonnad individualismist tiined on?” alustasin 5 olulise sammu kirjeldamisega, mis aitavad nii värskel juhil kui ka pikemalt meeskonda juhtinud juhil oma meeskonna paremini toimima saada:

1) Selgita ühist eesmärki ja põhjust, miks me siin olema;

2) Väljendage vastastikuseid ootuseid ja sõnastage kokkulepped (väärtused);

3) Sõnastage mõõdetavad eduindikaatorid;

4) Küsi ja anna rohkelt tagasisidet;

5) Veetke palju aega koos.

Väljendage vastastikuseid ootuseid ja sõnastage kokkulepped (väärtused)

Teine sagedane puuduv osa „võrrandist“ on selgelt väljendatud ootused üksteisele ning koostöötamise põhimõtted. Jah, kindlasti on jälle kuskil kirjas järgmise aasta eesmärgid (arenguvestlustel kirja pandud Excelis), aga eesmärgid ei ole ootused. Ega ka kokkulepped.

Eesmärk on tulemus, mis peaks olema saavutatud tulevikus.

Ootus on käitumine, mis peaks toimuma olevikus.

Kokkulepe on mõlema osapoole poolt kinnitatud (aktsepteeritud) ootus.

Näiteks eesmärk töötajale on järgmises kvartali lõpuks oma kõnede hulga 15% suurendamine (tulemus). Ootus töötajale on koosolekutel teiste katkestamise vältimine (käitumine). Või töötaja ootus juhile on vähemalt korra nädalas töötajale tagasisidet anda (käitumine). Kokkulepe võib olla mõlema poole nõustumine väljendatud ootustega.

Praktika näitab, et eesmärgid (oodatud tulemused) on meeskondades üldjuhul sõnastatud (sest mõlemad osapooled tunnevad end vastutavana nende eest). Küll aga on vajaka jäämist ootuste ning kokkulepetega – tundub, et juhid eeldavad, et need juhtuvad iseeneslikult, mida kahjuks aga ei juhtu, või pole lihtsalt eesmärkide saavutamise kõrval aega ootustest ja kokkulepetest rääkida.

Seetõttu on väga kasulik meeskonnaga kohe koostöö alguses läbi viia 2 tüüpi koosolekud:

1) Tööjutud – fookuses tööalaste eesmärkide saavutamine, protsessid, tööülesanded, koostöö tehnilises tähenduses jms

2) Meeskonnajutud – fookuses meeskond, omavaheline koostöö emotsionaalses ja suhete tähenduses jms.

Esimese koosoleku viivad üldjuhul läbi kõik värsked juhid niikuinii, sest see võimaldab inimeste rollid ja tööülesanded endale selgeks saada, et siis usinalt „koostööd“ tegema hakata. Kahjuks võib aga viljakas koostöö jääda üürikeseks, kui juht teist koosolekut ette ei võta.

Kuni juht käsitleb koostööna ainult tehnilises tähenduses oma töölõigu ulatuses teiste aitamist, mitte aga emotsionaalse turvatunde loomist ja usalduse ning suhete arendamist, kaob meeskonnast elumahl kiiresti, ning “koostöö” asendub “koos töötamisega” – individualismiga. Just seetõttu tuleks (eriti uue juhina) alustada teisest koosolekust (kuna kultuur (inimeste käitumine) mõjutab meeskonna eesmärkide saavutamist).

Soovitused

Ütle kohe alguses oma meeskonnale, et sa näed juhtimist ja meeskonnatööd kahes mõõtmes – töö mõõde ja inimeste (suhete) mõõde -, ning usud vajalikkusesse mõlema mõõtmega aktiivselt tegeleda. Seetõttu plaanid regulaarsete töökoosolekute kõrval teatud aja tagant ka tiimikoosolekute korraldamist, mille fookuses ei ole niivõrd see, kuidas meil tööga läheb, vaid kuidas meil omavahel meeskonnana läheb.

NB! Esimene selline koosolek tee ära nii kiiresti kui võimalik (enne tööalast koosolekut, millest kirjutan järgmises punktis).

Selle koosoleku fookuses võiksid olla sellised teemad/tegevused:

1) Defineerige hea meeskond

Anna kõikidele inimestele paberileht ning las kõik kirjutavad oma sõnadega 2 asja:

            a. Mida tähendab meeskonnatöö nende jaoks;

            b. Mis on nende arvates/jaoks 2 peamist hea meeskonna tunnust.

Sama tee ka ise, ja kui kõik on lõpetanud, jagage oma mõtteid. Alusta alati selliseid mõtete jagamisi ise – räägi avatult, mida meeskonnatöö sinu jaoks tähendab, ja missugused 2 tunnust on sinu jaoks hea meeskonna juures olemas. NB! Ära hakka targutama, vaid jää inimeseks!

Seejärel palu ülejäänud meeskonnal enda mõtted ette lugeda. Jälgi, et kõik saaksid sõna – katkesta lobamokki, ja taga ruumis vaikus tagasihoidlikemale.

2) Töötajate ootused juhile

Ütle meeskonnale, et sa sooviksid nendega koostööd tehes nende poolt öeldut arvestada ja luua sellise meeskonna, kus oleks hea töötada ning koostööd teha. Selleks aga on sul vaja neid veidi rohkem tundma õppida ning teada saada, mida nad ühelt juhilt üldse ootavad. Oluline on siinjuures rõhutada, et jutt ei käi isiklikult sinust, vaid mida nad ühelt healt juhilt ideaalil üldse ootaksid. Palu nendel veidi mõelda sellele teemale ning siis 2 nende jaoks kõige olulisemat punkti kirja panna.

Ka siin tee sina harjutus kaasa. Ka sul on juht, mistõttu peaksid ka sina kirjeldama siin oma ideaalset juhti. Alusta jälle ise, ning anna seejärel ülejäänud meeskonnale sõna.

3) Juhi ootused töötajatele

Järgmise sammuna on hea rõhutada, et koostöö on alati kahepoolne. Täna neid arvamuse avaldamise eest ning jaga, mida sa kavatsed kuuldust arvestada.

See on ülioluline moment, sest sa vajad tulevikus nendelt ju pühendumist sulle ning sinu osakonna eesmärkidele. Selleks aga, et nendelt midagi saada, pead sa nendele midagi vastu andma. Ja see on koht, kus seda välja näidata. Kui sa kavatsed nendele ainult „palka“ vastu anda, siis pingutavad nad tulevikus ka täpselt nii palju, kui nende arvates palk väärt on (loe: hädavajaliku).

Samas pea meeles, et nemad võtavad sinu sõnu siin lubadusena. Seetõttu tuleb olla ettevaatlik, mida sa välja hõikad. Kui sa hõikad välja, et kavatsed olla nende kirjelduste järgi „ideaalne“ juht, siis just seda nad ka ootama ning jälgima hakkavad. Seetõttu on targem olla ehe ning aus, ja öelda asju, mida sa kohe nendele pakkuda saad. Ja ülejäänud asjade suhtes võid öelda, et see on sinu arengukoht. Sellega võidad endale aega juurde.

Nagu aga eespool öeldud, tuleb siin rõhutada, et koostöö on kahepoolne – kuna sina püüad nendele pakkuda, mida nemad healt juhilt ootavad, siis on sul õigus nendelt ka oodata midagi. Selleks kirjelda oma ootuseid, mille soovitan tegelikult varem juba ette valmistada.

See on väga hea koht luua oma meeskonda sügavust ja ehedust, mitte visata õhku totakaid triviaalseid loosungeid nagu „ootan koostööd, ootan pühendumust jne“. Seda teab ja ootab igaüks! Ole konkreetsem ja täpsem. Räägi asjadest, mida oled juba märganud, kuulnud ning mis sind muretsema paneb.

4) Kokkulepped

Viimase sammuna tasub sõnastada kokkulepped – käitumised, mis aitavad üksteise ootusi täita. Oluline on siinjuures siis meenutada, et kokkulepped ei ole eesmärgid. Eesmärkidega (eduindikaatoritega) hakkate tegelema alles järgmisel koosolekul (järgmine artikkel).

Praegu tuleb rääkida käitumistest, hoiakutest ja suhtumisest ehk meeskonnakultuurist, mis määrab meeskonnavõimekuse saavutada eesmärke ning olla edukas.

Kokkulepete sõnastamiseks soovitan kasutada tööriistana Tiimiraamatut, mille kohta leiad rohkem infot artiklist “Tiimiraamat – mis see on ja milleks see kasulik on?”.