Kas Sa juhid meeskonda või oled Sa lihtsalt teie ettevõtte kõige kallim assistent?

“Ma ei jõua enam,” ütles üks kogenud osakonnajuhataja mulle hiljuti. Ta ei olnud väsinud tööst endast. Ta oli väsinud sellest, et iga pisiasi voolas tema lauale tagasi. Ta tundis end nagu liiklusreguleerija keset tipptundi, kus keegi ei julge ilma tema loata suunda muuta. Kui ma küsisin, miks ta asju ära ei anna, tuli tavaline vastus. “Ma proovisin, aga nad ikka helistavad ja küsivad üle. Lõpuks on lihtsam ise ära teha.”

See on klassikaline rollisegadus. Paljud juhid on tegelikult muutunud oma meeskonna suurimaks pudelikaelaks. Nad on koormatud tegevustega, mis peaksid jääma töötaja lauale. Samal ajal jäävad strateegilised küsimused ja meeskonna arendamine unarusse. Kui sa tunned, et töötad 12 tundi päevas, aga meeskond ootab sinu heakskiitu iga väiksemagi otsuse puhul, siis see artikkel on just sulle.

Mõttelised töölauad: kuhu tõmmata piir?

Rolliselguse loomine ei alga ametijuhendist. See algab sellest, et me võtame protsessist korraks inimesed ja nimed välja. Joonistame paberile mõttelised töölauad. Ühel pool on sinu töölaud juhi eesmärkidega. Teisel pool on töötaja töölaud tema ülesannetega.

Kõik tundub paberil loogiline, kuni elu vahele segab. Probleem tekib hetkel, kui töötaja laual olevad ülesanded ulatuvad kaarega sinu töölauale. See on olukord, kus töötaja hajutab vastutust. Ta ei taha, ei julge või ei oska ise otsustada. Seepärast ta helistabki sulle, paneb sind igasse e-kirja CC-sse või küsib igaks juhuks üle.

See on vastutuse hajutamine töötaja poolt ja vastutuse delegeerimata jätmine sinu poolt. Kui sa võtad selle palli vastu ja teed otsuse tema eest ära, oledki lõksus. Sa oled just andnud signaali, et tema ei peagi vastutama. Sina oled see, kes lõpuks otsustab, mis on “õige”. Nii saategi mõlemad frustratsiooni. Sina oled ülekoormatud ja töötaja ei õpi kunagi iseseisvalt lendama.

Ametijuhendi täitja vs rolli energiseerija

Meil on meeskondades sageli kahte tüüpi inimesi. Skaala ühes otsas on täiesti iseseisvad töötajad. Teises otsas on need, kes on juhist täielikult sõltuvad.

Juhist sõltuv töötaja lähtub pelgalt omaenda tõlgendusest ametijuhendile. Ta käib tööl ametijuhendit “täitmas”. Tema jaoks on töö rida punkte paberil. Ta ei loo peas seost, kuidas tema panus aitab sind või tervet meeskonda eesmärgini. Ta on mugavustsoonis. Kui midagi läheb valesti, laiutab ta käsi: “Aga ma tegin ju nii, nagu juhendis kirjas.”

Tõeliselt iseseisev töötaja on aga see, kes “energiseerib” oma rolli. Ta ei vaata ainult ülesannet, vaid vastutust tulemuse eest. Ta mõtleb kaasa. Ta küsib endalt, kuidas tema tänane pingutus panustab suurde pilti. Selline töötaja on sinu eesmärkidega joondunud. Ta ei vaja pidevat käehoidmist, sest ta mõistab oma rolli tähendust. Ta ei täida lihtsalt punkte, vaid loob väärtust.

Koolitustel, kus me meeskonna sedalaadi dünaamikat ja rolliselgust lahkame, näen ma sageli juhtide äratundmishetki. Nad saavad aru, et on ise loonud keskkonna, kus inimesed ei peagi vastutama.

Kolm psühholoogilist lõksu, mis tapavad iseseisvuse

Miks me siis ikkagi kinni hoiame? Miks on nii raske lasta teistel otsustada? Olen märganud kolme peamist juhi “tüüpi”, kes kogemata iseseisvuse lämmatavad.

1. Spetsialisti lõks
See on kõige sagedasem. Sa oled olnud oma ala parim spetsialist. Sa tead täpselt, kuidas asjad peavad käima. Sinu mõtteviis on: “Ma teen ise paremini ja kiiremalt.” Sa ei usalda kontrolli käest anda, sest kardad vigu. Tulemuseks on mikromanageerimine. Sa segad vahele, parandad ja kontrollid. Sellega aga võtad sa töötajatelt ära võimaluse areneda. Nad tunnevad, et neid ei lasta tegutseda, ja nende sisemine motivatsioon kaob.

2. Meeldiva juhi lõks
Sina tahad olla see “hea juht”. Sa saad aru, et peaksid delegeerima, aga sa kardad suhteid surve alla panna. Sa väldid konfrontatsiooni ja võimalikke konflikte. Kui töötaja on hädas, krabad sa ülesande endale, et teda “säästa”. Tegelikult teed sa oma kõrge tunnihinnaga tööd, mida võiks teha palju väiksema kuluga. See tekitab töötajates õpitud abitust. Nad jäävadki ootama, et “hea juht” tuleb ja lahendab asjad ära.

3. Autokraatse juhi lõks
Siin on mängus võim. On juhte, kes naudivad tähtsuse tunnet, mis kaasneb sellega, et kõik käib läbi nende. Nad õigustavad oma positsiooni sellega, et nemad on ainsad, kes suudavad suuri otsuseid teha. Meeskonnas tekitab see aga otsustamise paralüüsi. Töötajad tunnevad end “kabenuppudena”. Neil puudub vabadus ja initsiatiiv, sest nad teavad, et lõpuks loeb ainult sinu arvamus. Kõik seisab ja venib sinu taga oodates.

Kuidas liikuda täieliku vastutuseni?

Olukorra parandamine ei käi üleöö. See on protsess, mis koosneb kahest etapist. Kõigepealt ülesannete delegeerimine ja siis vastutuse delegeerimine. Selleks saab kasutada lihtsat kolmeastmelist maatriksit.

Esimene tase: Juht teeb Siin on nii ülesanne kui ka vastutus sinu käes. Töötaja vabadus on null. See on okei kriisiolukorras või täiesti uue töötaja väljaõppe alguses, aga see ei saa olla püsiv seisund.

Teine tase: Tee ise, aga jaga vastutust Töötaja teostab ülesande, kuid vastutus on osaliselt veel sinu töölaual. Sa ütled: “Hoia mind kursis, räägime enne otsustamist läbi.” See on vaheetapp. See annab sulle kindlustunnet ja töötajale tuge, kuid siin peitub oht jäädagi sellele tasemele pidama.

Kolmas tase: Tee ise ja vastuta ise See on ideaalne seisund. Nii ülesanne kui ka vastutus tulemuse eest on 100% töötaja töölaual. Sinu töölaud on puhas. See tähendab töötajale täielikku tegutsemis- ja otsustusvabadust. Sinu roll on ainult ootused selgitada ja siis eemale astuda.

Praktiline teekond: kuidas homme alustada?

Kui sa tahad sellest nõiaringist välja tulla, pead sa tegema teadliku valiku. Sa ei saa enam olla see, kes kõik augud kinni lapib.

Alusta sellest, et kaardistad oma tänased ülesanded. Küsi iga asja kohta: “Mis takistab mind seda täielikult ära andmast?” Kas see on oskuste puudus tiimis või sinu enda vajadus kontrollida?

Järgmine kord, kui töötaja tuleb küsimusega “Kuidas ma peaks seda tegema?”, ära vasta talle lahendusega. Küsi vastu: “Mida sina soovitad? Millised on sinu variandid?” See sundimine iseseisvale mõtlemisele on esimene samm vastutuse tagasi andmiseks. See võib alguses aega võtta ja olla ebamugav, aga see on ainus tee vabaduseni.

Pea meeles, et delegeerimine ei ole ülesande üle aia viskamine. See on investeering. Sa investeerid aega täna, et sul oleks aega homme. Sinu roll juhina ei ole teha tööd inimeste eest, vaid luua keskkond, kus nad saavad ja tahavad seda tööd ise suurepäraselt teha.

Juht, kes kõike ise teeb, ei ole tegelikult juht. Ta on lihtsalt üks väga koormatud ja kallis spetsialist. Sina väärid paremat. Sinu meeskond väärib paremat. On aeg võtta need mõttelised töölauad ette ja asjad õigetele kohtadele tõsta.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Milliseid ülesandeid oma tänases tööpäevas saaksid sa tegelikult täielikult delegeerida koos 100% vastutusega tulemuse eest?
2. Kas sinu meeskonnas on praegu pigem “ametijuhendi täitjad” või inimesed, kes päriselt oma rolli energiseerivad ja vastutust tunnevad?
3. Millise väikese otsuse saaksid sa juba homme jätta täielikult töötaja teha, ilma et sa tema valitud meetodisse sekkuksid?