Mikrojuhtimise detox: 7-nädalane tegevuskava kontrollivajadusest vabanemiseks ja delegeerima õppimiseks

Kas tunned vahel juhina, et ilma sinu pidevate juhtnöörideta jääksid mõned olulised asjad lihtsalt tegemata? Või et töötajad teeksid midagi valesti, kui sa ise kõike ei kontrolliks? Või oled märganud mõne päeva lõpus, et veetsid suure osa päevast “detailide kallal nokitsedes”, selle asemel et tegeleda strateegiliste ja olulisemate küsimustega?

Kui jah, siis oled heas seltskonnas! Uuringufirma Gallup andmetel tunneb lausa 79% töötajatest, et nende juhid sekkuvad liigselt nende igapäevatöösse. Ja samas näitab ka Harvard Business Review uuring, et mikrojuhtimine on üks peamisi põhjuseid, miks andekad töötajad organisatsioonist lahkuvad.

Mikrojuhtimine on eriti levinud just Eesti väikestes ja keskmise suurusega ettevõtetes. Põhjus on lihtne – sageli on juht lihtsal ise oma valdkonna parim spetsialist meeskonnas, kes on harjunud kõike ise tegema ja kõige eest vastutama. Ta teab ju täpselt, kuidas asjad “õigesti” peaks tegema. Aga kas see teadmine peaks tähendama, et kõik peab ikka ise ära tegema?

Miks me üldse mikrojuhime?

Enne kui hakkame otsima lahendusi, peame mõistma probleemi juuri. Mikrojuhtimine ei teki tühjalt kohalt. See on sageli vastus mingile sügavamale hirmule või ebakindlusele.

Näiteks ütles üks juht mulle ühel koolitusel: “Ma tean, et peaksin rohkem delegeerima, aga igakord kui proovin, teen lõpuks ikka ise ära. Lihtsalt nii on kiirem ja kindlam.”

See on tuttav muster, eks? Delegeerid ülesande, aga siis hakkad muretsema: “Aga mis siis, kui töötaja teeb midagi valesti? Mis siis, kui ta ei jõua tähtajaks valmis? Mis siis, kui tulemus ei vasta minu standarditele?!”. Ja enne kui aru saad, oledki juba taas ise asja kallal. Põhjus? Ebakindlus ja kontrollivajadus.

Kontrollivajaduse taga on sageli aga hirm. Hirm ebaõnnestumise ees. Hirm, et sinu maine kannatab. Hirm, et kaotad autoriteedi. Need hirmud on inimlikud ja arusaadavad. Aga nad takistavad nii sind kui su meeskonda arenemast.

Mikrojuhtimise hind

Mis siis juhtub, kui sa pidevalt töötajate töösse sekkud – miks see nii oluline on? Esiteks kaotavad töötajad motivatsiooni. Miks pingutada, kui juht nagunii kõik üle teeb?

Teiseks ei arene nende oskused. Kui sa ei lase neil vigu teha ja neist õppida, jäävad nad igavesti algajateks.

Ja kolmandaks – ja see on ehk kõige olulisem – sa põled ise kiiremini läbi. Kui proovid kõike kontrollida, ei jää sul aega oma tegelike juhi ülesannete jaoks. Sa upud detailidesse, selle asemel et näha suurt pilti.

Üks keskastmejuht kirjeldas mulle oma olukorda nii: “Ma tunnen end nagu žonglöör tsirkuses, kes üritab korraga õhus hoida liiga palju palle. Ja iga päev tuleb neid juurde.”

Kui tunned midagi oma elus siin ära, siis on aeg ehk midagi muuta. Aga kuidas?

7-nädalane mikrojuhtimise detox-plaan

Mikrojuhtimisest lahtilaskmine ei juhtu üleöö. See on protsess, mis nõuab teadlikku pingutust ja harjutamist. Siin pakun sulle välja 7-nädalase plaani, mis aitab sul samm-sammult liikuda kontrollist usalduse poole.

Nädal 1: Jälgi ja kaardista oma juhtimismustreid

Esimene samm on teadvustada, kui palju sa tegelikult mikrojuhid. Võta esimesel nädalal aega ja jälgi ennast. Iga kord kui teed midagi järgnevat, märgi see lihtsalt üles:
• kontrollid kellegi tööd enne, kui ta on seda palunud
• annad detailseid juhiseid seal, kus piisaks üldistest suunistest
• võtad tagasi ülesande, mille oled juba delegeerinud

Ja õhtuti vaata oma märkmeid. Kas märkad mustreid?

Ära ole endaga liiga karm. Eesmärk ei ole end süüdistada, vaid lihtsalt teadvustada oma käitumist. Alles siis, kui näed probleemi, saad hakata seda lahendama.

Nädal 2: Teadvusta oma hirme

Järgmisena on aeg ausalt endalt küsida: miks ma tegelikult kontrollin? Mis mind tegelikult hirmutab?

Võta iga päev endale 15 minutit vaikuses ja kirjuta üles kõik hirmud, mis seostuvad delegeerimisega.

Näiteks:
• “Kardan, et töö kvaliteet kannatab”
• “Muretsen, et asjad ei valmi õigeks ajaks”
• “Tunnen, et kaotan kontrolli olukorra üle”

Seejärel küsi iga hirmu kohta: kui tõenäoline on, et see teoks saab? Ja mis on halvim, mis juhtuda võib? Sageli avastame, et meie hirmud on suuremad kui tegelikud riskid.

Nädal 3: Vali 1-2 ülesannet delegeerimiseks

See on nüüd praktiline nädal. Vali 1-2 konkreetset ülesannet, mille delegeerid kellelegi oma meeskonnast. Mitte kõige kriitilisemad, ega ka kõige lihtsamad – midagi vahepealset.

Enne delegeerimist mõtle läbi:
• Mis on ülesande eesmärk?
• Millised on oodatavad tulemused?
• Mis on tähtaeg?
• Millised ressursid on vajalikud?

Siis kohtu töötajaga ja selgita ülesannet. Aga ära ütle, KUIDAS ta peaks seda tegema. Keskendu sellele, MIDA on vaja saavutada. Las ta ise leiab viisi.

PS. Kui tegemist on väga spetsiifilise ülesandega, mida oled teinud arvutis, võid kaaluda ka ekraani salvestuse loomist. Seda nimetatakse SOP’e loomiseks ehk Standard Operating Procedure – standardsed tegevused, mida on vaja mingi ülesande sooritamiseks teha. SOP’de loomine on võimas viis oma töötajate treenimiseks ja endale strateegilise aja juurde loomiseks.

Nädal 4: Harjuta “käed eemale” põhimõtet

Sa delegeerisid nüüd ülesande, mida oled varem ise teinud. Nüüd on su väljakutse proovida mitte sekkuda. Isegi kui näed, et töötaja teeb asju teisiti kui sina teeksid. Isegi kui tunned kiusatust “lihtsalt natuke aidata”.

Selle asemel tee midagi muud. Keskendu oma strateegilistele ülesannetele. Loe artiklit, mida oled kaua edasi lükanud. Kohtu kliendiga. Mida iganes – peaasi, et ei sekku delegeeritud ülesandesse.

Kui tunned väga tugevat vajadust kontrollida, kirjuta oma mõtted üles. Mis sind häirib? Miks tunned vajadust sekkuda? See aitab sul oma emotsioone paremini mõista.

Nädal 5: Anna konstruktiivset tagasisidet

Sel nädalal on aeg vaadata üle delegeeritud ülesannete seis. Aga mitte kontrollida, vaid toetada. Küsi nüüd töötajalt:
• Kuidas tal läks?
• Kas ta vajaks mingit abi või selgitusi?
• Milliseid takistusi ta on kohanud?

Kuula tähelepanelikult. Ära hakka kohe lahendusi pakkuma. Küsi pigem: “Mida sina arvad, et võiksid teha?” Las ta ise mõtleb.

Kui näed midagi, mis vajab parandamist, ütle seda. Aga keskendu tulemusele, mitte meetodile. Näiteks: “Märkasin, et raport ei sisalda müüginumbreid. Need on olulised, sest…” mitte “Sa peaksid raportit teisiti koostama.”

Nädal 6: Laienda delegeerimist

Kui esimene delegeeritud ülesanne on hästi läinud (või vähemalt mitte katastroofiga lõppenud), on aeg ette võtta järgmine samm. Vali nüüd kaks uut ülesannet delegeerimiseks. Üks neist võiks olla midagi, mida oled seni ALATI ise teinud.

Jah, see tundub hirmutav. Aga mõtle nii: kui sa ei õpeta teisi neid asju tegema, jääd sa igavesti nende külge kinni. Kas see on tõesti see, mida tahad?

Kasuta sama lähenemist mis kolmandal nädalal. Selgita eesmärki ja oodatavaid tulemusi, mitte detailset tegevuskava.

Nädal 7: Reflekteeri ja planeeri edasi

Viimane nädal on reflekteerimise aeg. Vaata tagasi möödunud nädalale ja küsi endalt:
• Mis läks hästi?
• Mis oli kõige raskem?
• Mida õppisin enda kohta?
• Mida õppisin oma meeskonna kohta?

Tõenäoliselt ei ole kõik läinud ideaalselt. Võib-olla mõni delegeeritud ülesanne ei tulnud välja nii hästi kui lootsid. See on normaalne. Oluline on, et proovisid.

Nüüd mõtle, kuidas jätkata. Millised ülesanded võiksid järgmisena delegeerida? Kuidas saaksid veelgi paremini toetada oma meeskonna iseseisvust?

Mis edasi?

Seitse nädalat on ainult algus. Mikrojuhtimisest vabanemine on pikaajaline protsess. See nõuab pidevat enesevaatlust ja tahtejõudu vanadest harjumustest loobuda.

Aga tulemused on seda väärt. Kui lased oma inimestel võtta vastutust ja teha otsuseid, kasvab nende motivatsioon ja pühendumus. Nad hakkavad rohkem kaasa mõtlema ja initsiatiivi võtma. Ja mis kõige parem – sul endal tekib aega tegeleda sellega, milleks sind juhina tegelikult vaja on.

Nagu ütles üks juht pärast mikrojuhtimisest loobumist: “Ma ei teadnudki, kui palju energiat ma raiskasin kontrollimisele. Nüüd, kui olen sellest vaba, tunnen end nagu oleksin saanud tagasi pool oma tööpäevast.”

Kokkuvõtteks

Mikrojuhtimine on nagu suitsetamine – sa ei pruugi ise märgata, kui palju seda teed, aga teised tunnevad seda kohe. See lämmatab loovust, vähendab motivatsiooni ja takistab nii sinu kui su meeskonna arengut.

See 7-nädalane detox on esimene samm suurema muutuse poole juhina:
• Kaardista oma käitumismustrid ja mõista nende tagamaid
• Harjuta järk-järgult ülesannete delegeerimist ja usaldamist
• Õpi andma tagasisidet ilma kontrollimata
• Laienda pidevalt oma mugavustsooni

Kontrollist loobumine ei ole nõrkuse märk. See on hoopis tugevuse ja küpsuse tunnus. See näitab, et usaldad oma inimesi ja annad neile võimaluse kasvada.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Millised konkreetsed hirmud takistavad sind rohkem delegeerimast? Kuidas saaksid nende hirmudega konstruktiivselt toime tulla?

2. Millise ülesande delegeerimine tundub sulle kõige hirmutavam? Miks just see? Ja mis juhtuks, kui prooviks seda siiski teha?

3. Kuidas saaksid luua oma meeskonnas kultuuri, kus vead on lubatud ja neist õppimine on väärtustatud?