Koolituste tegelik ROI: personalijuhi praktiline teejuht koolituste mõju hindamiseks

Millal sa viimati vaatasid oma koolituseelarvet? Kui hästi tead, milline osa sellest investeeringust on toonud reaalset muutust sinu organisatsiooni? Kui kindel oled, et oskad järgmisel eelarvevestlusel põhjendada, miks koolituskulusid suurendada?

Need küsimused tekitavad paljudes personalijuhtides ebamugavustunde. Me teame intuitiivselt, et koolitused on vajalikud, kuid nende reaalse mõju tõestamine on sageli kui püüd kinni püüda õhku – sa tead, et see on olemas, aga selle demonstreerimine on keeruline.

Näiteks tõi McKinsey 2023. aasta globaalne uuring välja jahmatava statistika: kuigi organisatsioonid kulutavad keskmiselt 2-3% oma palgafondist koolitustele, suudab ainult kümnendik neist selgelt näidata investeeringute tootlust. Veelgi murettekitavam on see, et 65% organisatsioonidest ei tea isegi, kuidas alustada koolituste mõju süsteemset hindamist.

Miks me petame end koolituste mõju hindamisel?

15 aastat koolitajana on näidanud mulle selgelt, et probleem ei peitu mitte koolituste kvaliteedis, vaid lähenemises nende hindamisele. Sageli on organisatsioonides loodud mugav illusioon, et rahuloluküsitlused ja koolituste järgsed emotsioonid näitavad edu.

Samas näitas aga Harvard Business Review 2023. aasta põhjalik analüüs, et kuigi 92% organisatsioonidest kogub tagasisidet kohe pärast koolitust, hindab vaid 15% muutusi käitumises 3 kuud hiljem. See on nagu püüaksime hinnata treeningprogrammi efektiivsust ainult esimese trenni põhjal.

Kolm sagedast puudust koolituste tellimisel ja hindamisel

1. Eesmärkide ebamäärasus
   Personalitöötajatega koolitusi planeerides puutun tihti kokku üldiste soovidega nagu “rohkem inimestega tegelemist”, “tõhusam tagasisidestamine” või “paremad arenguvestlused”. Need ootused kõlavad küll hästi, kuid neid on raske mõõta ja nende põhjal on keeruline öelda, kas koolitus lõpuks täitis oma eesmärgi.

Selle asemel võiks proovida seada konkreetsed ja mõõdetavad eesmärgid:

• “Tõsta töötajate rahulolu juhi tagasisidega 6.4-lt 8-le”
• “Tõsta regulaarsete tagasisidevestluste arvu 1-lt 3-le aastas”
• “Tagada, et 85% töötajatest omab selgeid arengueesmärke”

2. Alguspunkti mitte määramine
   Kujuta ette, et alustad dieediga, aga ei tea oma algkaalu. Kuidas sa teaksid, kas dieedi lõpuks oled edu saavutanud? Täpselt sama juhtub koolitustega. Ilma selge alguspunktita on võimatu mõõta edasiminekut.

3. Süsteemse järeltegevuse puudumine
   Kui pärast koolitust ei jälgita koolitusel õpitu ellurakendamist ja seda ei seota ära ülejäänud tegevuseesmärkidega, pole lootust ka positiivseid muutuseid oodata. Näiteks näitas Deloitte’i värske uuring midagi väga olulist: organisatsioonid, kes viivad läbi struktureeritud järeltegevusi, saavutavad 4,2 korda suurema ROI oma koolitusinvesteeringutelt.

Praktiline näide: Kuidas mõõta juhtimiskoolituse mõju

Võtame näiteks olukorra, millega personalitöötajad tihti kokku puutuvad: planeeritakse juhtidele 2-päevast koolitust teemal “Motiveeriv tagasiside ja arenguvestlused”. Koolitusele läheb 10 keskastmejuhti ja investeering on 5000 eurot. Mida võiks personalitöötaja teha lisaks sellele, et leida koolitaja ning koolituskoht?

1. Algpunkti kaardistamine
Kuu aega enne koolitust mõõdame kolme olulist näitajat:

1. Töötajate rahulolu tagasisidega Lihtne anonüümne küsitlus juhtide alluvatele: “Kui rahul oled oma juhilt saadava tagasisidega skaalal 1-10?”
2. Arenguvestluste kvaliteet
   Analüüsime juhtide viimase kolme arenguvestluse eesmärkide konkreetsust ja sõnastust. Kui paljudel töötajatel on selged, mõõdetavad eesmärgid?
3. Tagasiside sagedus
   Kaardistame, mitu sisulist tagasisidevestlust toimub keskmiselt ühe juhi ja töötaja vahel kuus.

Nende kolme näitaja põhjal saame selge pildi praegusest olukorrast. See on meie võrdluspunkt, millega hiljem tulemusi võrrelda.

2. Koolituse läbiviimine
2-päevane juhtide koolitus “Tagasiside–kultuuri loomine meeskonnas, kus osaleb 10 keskastmejuhti.

3. Tulemuste järelseire
Koolituse järel alustame kolmeetapilise seirega:

Üks kuu pärast koolitust
Esmane mõju:

• Küsime samad küsimused uuesti, mida tegime enne koolitust

• Teeme juhtidega järelkohtumise, kus kogume konkreetseid näiteid uute võtete kasutamisest

• Viime läbi lühivestlused juhtidega esimeste kogemuste kohta (eestvedamine juhtide otsese juhi poolt (personalijuht võib toetada))

Kolm kuud pärast koolitust
Käitumise muutus:

• Mõõdame uuesti kõiki kolme algset näitajat

• Kaardistame ja tähistame konkreetsed edulood ja õnnestumised

• Analüüsime töötajate tagasisides toimunud muutusi

Kuus kuud pärast koolitust
Pikaajaline mõju:

• Teeme lõpliku mõõtmise kõigis mõõdetud punktides

• Arvutame välja numbrilised muutused võrreldes baastasemega

• Kogume juhtidelt ja töötajatelt põhjalikku tagasisidet muutuste kohta

• Just selline järjepidev seire võimaldab meil näha, kuidas õpitu praktikas juurdub ja milliseid tulemusi annab.

Praktiku nõuanne: Ära oota ja proovi välja töötada täiuslikku süsteemi. Alusta lihtsalt kolme mõõdikuga ja täiusta süsteemi aja jooksul. Parem mõõta kolme asja järjepidevalt, kui püüda haarata kõike korraga ja jääda lõpuks ilma ühegi selge näitajata.

Miks tasub alustada juba täna?

Mõni aeg tagasi kohtusin ühe tootmisettevõtte personalijuhiga, kes jagas oma kogemust: “Ausalt öeldes kartsin alguses koolituste mõju mõõtmisega alustada. Tundus, et see võtab liiga palju aega ja mis siis, kui tulemused ei ole head? Aga just see hirm ajendas mind proovima – alustasin väikese pilootprojektiga, just samasuguse juhtide tagasisidestamise koolitusega.”

Ta jätkas: “Esimese kolme kuu tulemused olid tagasihoidlikud (ka juhid olid veidi hirmul, sest tavaliselt mõõdame ainult tootmisega seotud punkte), aga need andsid meile väga selge pildi, mida oli vaja muuta. Näiteks avastasime, et juhid vajasid rohkem tuge just praktiliste vestluste läbiviimisel. Lisasime programmi mentorlusosa ja järgmise kolme kuuga nägime juba märkimisväärset edasiminekut.”

Ka tema meeskonna tulemused rääkisid enda eest:

• Töötajate rahulolu tagasisidega tõusis 6.4-lt 8.2-le
• Selgete arengueesmärkidega töötajate osakaal kasvas 45%-lt 67%-le
• Regulaarsete tagasisidevestluste arv kasvas juhtide hulgas 32%

Just see ongi süsteemse mõõtmise võlu – sa näed trende kiiresti ja saad teha vajalikke korrektuure või korrata.

Sama kinnitavad ka uuringud – Google’i Project Oxygen uuring näitas, et meeskonnad, kus rakendati süsteemset tagasiside ja arengu jälgimist, näitasid 33% kõrgemat töötajate pühendumust. See pole pelgalt number – see tähendab reaalset konkurentsieelist.

“Kõige üllatavam oli see,” lisas personalijuht eespool toodud näites, “et meie juhid hakkasid ise küsima järgmiste koolituste kohta. Nad nägid selgelt, kuidas nende meeskonnad muutusid avatumaks ja produktiivsemaks. Nüüd on meil palju lihtsam põhjendada koolituseelarvet, sest meil on ette näidata konkreetsed tulemused.”

Kokkuvõte

Koolituste mõju hindamine ei pea olema keeruline teadus. See nõuab lihtsalt süsteemset lähenemist ja järjepidevust, kuid tulemused on seda väärt. Õigesti rakendatud hindamissüsteem ei näita mitte ainult koolituste väärtust, vaid aitab ka teha targemaid otsuseid tulevaste investeeringute osas.

Personalijuhina oled sa organisatsiooni arengu võtmeisik. Sinu võimuses on muuta koolitused kulurealt investeeringuks, millel on mõõdetav ja tõestatav mõju.

Küsimused mõtisklemiseks personalijuhile:

1. Millised on need 3 konkreetset mõõdikut, mida võiksid hakata kohe jälgima oma järgmise koolitusprojekti puhul?
2. Kuidas saaksid kaasata juhte koolituste mõju hindamisse nii, et see ei tunduks neile lisakoormusena?
3. Millise oma viimase koolituse puhul oleksid soovinud omada paremat ülevaadet selle mõjust ja mida teeksid nüüd teisiti?