Milleks ja kuidas luua meeskonnas koos töötamise reeglid (Tiimiraamat), mis ennetavad 80% tulevastest konfliktidest

Kas oled kunagi mõelnud, miks tekivad meeskonnas pinged isegi siis, kui kõik teevad oma tööd hästi? Kas oled märganud, kuidas väikesed arusaamatused võivad kasvada suureks usaldusprobleemiks? Mis siis, kui ma ütleksin sulle, et enamikku nendest konfliktidest saab ennetada ühe lihtsa tööriistaga?

Uuringufirma CPP Inc andmetel kulutavad juhid keskmiselt 2,8 tundi nädalas konfliktide lahendamisele (CPP Global Human Capital Report, 2018). See teeb aastas ligi 150 tundi ehk peaaegu neli täistööpäeva! Kujuta ette, mida kõike saaksid sa selle ajaga hoopis teha.

Tegelikult ei teki enamik konflikte mitte sellepärast, et inimesed oleksid halvad või ei tahaks koostööd teha. Probleem peitub hoopis selles, et igaühel meist on oma vaikimisi reeglid ja ootused, kuidas asjad peaksid toimima. Kui need ootused jäävad välja ütlemata, on kokkupõrked vältimatud.

Miks konfliktid tekivad just koostööviiside erinevusest

Võtame näiteks olukorra, mis juhtus ühes IT-ettevõttes. Projektijuht eeldas, et kõik vastavad tema e-kirjadele 24 tunni jooksul. Ühel arendajal oli aga harjumus koguda kirjad kokku ja vastata neile 2 korda nädalas. Tulemus? Projektijuht tundis end eiratuna, arendaja aga ei saanud aru, miks kolleeg temaga kuidagi järsult viimasel ajal räägib.

See on tüüpiline näide sellest, kuidas konflikt ei tulnud töö sisust, vaid erinevatest ootustest. Mõlemad tegid oma tööd südamega, aga neil puudus ühine arusaam koostööreeglitest.

Näiteks Harvard Business Review’i uuring näitas samuti, et 70% meeskondlikest konfliktidest tuleneb just kommunikatsiooni- ja koostööprobleemidest, mitte töö sisust (Harvard Business Review, “The Hard Side of Change Management”, 2015). See tähendab, et kui suudame kokku leppida ühised mängureeglid, saame ennetada valdava osa pingetest.

Miks me siis neid reegleid kokku ei lepi? Tihti lihtsalt eeldame, et “terve mõistus” ütleb kõigile sama asja. Aga tegelikult on igaühe “terve mõistus” kujunenud tema varasemate kogemuste põhjal. Mis ühes ettevõttes oli norm, võib teises olla täiesti vastuvõetamatu.

Tiimiraamat kui ennetav lahendus

Just siin tuleb mängu Tiimiraamat – meeskonna enda poolt loodud koostööreeglite kogum. See pole mingi jäik dokument, mida juht kuskilt alla laeb ja käsib järgida. See on elav kokkulepe, mille meeskond ise loob ja millega kõik nõustuvad.

Tiimiraamat on nagu liikluseeskiri meeskonnas. Kui kõik teavad, et punase tulega ei sõideta ja teed antakse paremalt, siis liiklus sujub. Kui aga igaüks sõidab oma reeglite järgi, on avariid vältimatud.

Aga kuidas sellist dokumenti üldse luua? Paljud juhid kardavad, et see muutub bürokraatlikuks paberimajanduseks või et töötajad võtavad seda kui veel ühte kohustust. Tegelikult on võti selles, kuidas sa protsessi läbi viid.

Kuidas meeskonnaga ühiselt reegleid sõnastada

Esimene ja kõige olulisem reegel: Tiimiraamat peab sündima meeskonna sees, mitte tulema ülevalt alla. See tähendab, et sina juhina ei kirjuta reegleid ette, vaid lood ruumi aruteluks.

Üks finantsteenuste ettevõtte juht, kellega hiljuti rääkisin, kirjeldas oma kogemust nii: “Ma kutsusin kõik kokku ja ütlesin – vaatame koos üle, mis meid töös häirib ja kuidas me tahaksime, et asjad toimiksid. Alguses oli vaikus, aga siis hakkas ideid tulema. Ja mis kõige huvitavam – probleemid, mida mina nägin, polnud üldse need, mis töötajaid häirisid.”

Protsessi alustamiseks soovitan järgmist lähenemist:

1. Valmista meeskond ette
Selgita, miks sa tahad Tiimiraamatut luua. Rõhuta, et see pole karistusmeede ega kontrollimehhanism, vaid võimalus muuta kõigi tööelu lihtsamaks. Anna teada, et kõigi arvamus on oluline.

2. Korralda ajurünnak
Võta 2-3 tundi aega ja kutsu kõik kokku. Alusta küsimusega: “Millised olukorrad või käitumised on meie meeskonnas tekitanud arusaamatusi või pingeid?” Las inimesed räägivad. Kirjuta kõik üles, ära hakka veel hindama või lahendusi pakkuma.

3. Grupeeri teemad ja leia lahendused
Kui probleemid on laual, hakka neid koos grupeerima. Tavaliselt tulevad välja 4-6 suuremat teemat. Seejärel küsi iga teema kohta: “Kuidas me tahaksime, et see asi meil toimiks?” Just siit sünnivadki reeglid.

Millised teemad Tiimiraamatusse kindlasti kuuluvad

Kuigi iga meeskond on erinev, on mõned teemad, mis peaaegu alati esile kerkivad. Siin on kuus kõige tüüpilisemat valdkonda, mida tasub käsitleda:

Suhtlus ja kättesaadavus
Millised on meie eelistatud suhtluskanalid? Kui kiiresti ootame vastuseid? Millal on okei helistada ja millal mitte? Näiteks võite kokku leppida, et kiireloomulised asjad liiguvad telefoni teel, tavapärased e-kirjaga ja arutelud Teamsis/Slackis.

Koosolekute kultuur
Kuidas me koosolekuid korraldame? Kas alustame täpselt või ootame hilinejaid? Kas multitasking on lubatud? Üks meeskond, kellega töötasin, leppis kokku reegli “laptopid kinni esimese 7 minuti jooksul” – see muutis koosolekud kohe tõhusamaks.

Otsustamine ja vastutus
Kes milliste otsuste eest vastutab? Millal on vaja kaasata teisi? Kuidas toimime, kui keegi pole nõus? Selgus otsustusprotsessis vähendab tohutult “miks minuga ei arvestatud” tüüpi konflikte.

Tagasiside andmine
Kuidas me üksteisele tagasisidet anname? Kas avalikult või privaatselt? Kuidas konstruktiivselt kriitikat esitada? Üks hea reegel, mida olen näinud: “Kiida avalikult, kritiseeri privaatselt.”

Puhkus ja tööväline aeg
Kas ootame, et inimesed vastavad kirjadele nädalavahetusel? Kuidas suhtume õhtustesse kõnedesse? Millal on okei häirida puhkusel olevat kolleegi? Need on teemad, kus eeldused varieeruvad kõige rohkem.

Konfliktide lahendamine
Mis juhtub, kui tekib erimeelsus? Kuidas me seda käsitleme? Kas räägime otse või kaasame vahendaja? Oluline on kokku leppida, et konflikt pole halb – see on võimalus asjad selgeks rääkida.

Kuidas reegleid elus hoida

Nüüd tuleb kõige olulisem osa – reeglite ellu rakendamine. Liiga paljud meeskonnad panevad ilusti reeglid paberile ja siis unustavad need sahtlisse. See on nagu teeksid dieedikava, paneksid selle kappi ja loodaksid, et kaal langeb.

Reeglite elus hoidmiseks soovitan järgmist:

Esiteks, hoia Tiimiraamat kõigile nähtaval ja kättesaadaval kohal. Kas siis jagatud draivil, kontori seinal või mõlemas. See peab olema midagi, millele saab kiiresti viidata.

Teiseks, viita reeglitele aktiivselt. Kui keegi käitub kokkulepitule vastupidiselt, ütle rahulikult: “Hei, me ju leppisime kokku, et…” See pole süüdistamine, vaid meeldetuletus.

Kolmandaks, vaata reeglid regulaarselt üle. Soovitan teha seda kord kvartalis. Küsi: “Mis toimib? Mis ei toimi? Mida peame muutma?” Reeglid peavad arenema koos meeskonnaga.

Üks tootmisettevõtte juht jagas oma kogemust: “Alguses tundus, et oleme liiga detailsed. Aga kui pool aastat hiljem vaatasin tagasi, siis need pisiasjad, milles kokku leppisime, olid säästnud meid vähemalt kümnest suuremast konfliktist.”

Takistused ja kuidas neid ületada

Muidugi pole Tiimiraamatu loomine alati lihtne. Siin on mõned tüüpilised takistused ja kuidas nendega toime tulla:

“Meil pole selleks aega”
Jah, 3-4 tundi tundub palju. Aga mõtle nii – kui see säästab sul aastas kasvõi 10 tundi konfliktide lahendamist, oled juba võitnud. Investeering tasub end kiiresti ära.

“Inimesed ei võta seda tõsiselt”
See juhtub tavaliselt siis, kui juhid ise ei usu protsessi. Kui sina võtad seda tõsiselt ja näitad eeskuju, järgivad teised. Alusta iseendast – järgi reegleid esimesena.

“Meie meeskond on liiga väike/suur”
Tiimiraamat toimib igasuguse suurusega meeskondades. Väikeses meeskonnas on lihtsam kokku leppida, suures meeskonnas on see veelgi vajalikum. Lihtsalt kohanda protsessi vastavalt.

Reaalne mõju ja tulemused

Üks Gallup’i uuring näitas, et meeskonnad, kellel on selged koostööreeglid, on 2,5 korda tõenäolisemalt kõrge kaasatusega kui need, kellel reegleid pole (Gallup, “State of the American Workplace”, 2017). See pole ainult number – see tähendab reaalselt õnnelikumaid inimesi ja paremat tööd.

Veel üks näide praktikast. Üks keskmise suurusega tootmisettevõttes, kus Tiimiraamat 2022. aastal kasutusele võeti, vähenes HR-ile esitatud sisemiste kaebuste arv 65% võrra aasta jooksul. Juht kommenteeris seda umbes nii: “Me ei hakanud muutma sel korral inimesi ega struktuuri. Me lihtsalt leppisime kokku, kuidas koos töötada, ja see aitas!“

Tiimiraamat pole mingi maagiline lahendus kõigile probleemidele. Aga see on nagu turvavöö autos – lihtne ennetusmeede, mis võib ära hoida palju valu ja kahju.

Kokkuvõte

Konfliktid meeskonnas pole vältimatud saatuse löögid. Enamik neist tuleneb lihtsalt sellest, et meil on erinevad ootused ja me pole neid kunagi ausalt läbi rääkinud. Tiimiraamat on tööriist, mis aitab need ootused nähtavaks teha ja ühise kokkuleppeni jõuda.

Kõige olulisemad punktid, mida meeles pidada:

• Enamik konflikte ei tule töö sisust, vaid erinevatest ootustest koostöö osas
• Tiimiraamat peab sündima meeskonna sees, mitte tulema juhilt ülevalt alla
• Käsitle kindlasti suhtlust, koosolekuid, otsustamist, tagasisidet, tööaega ja konfliktide lahendamist
• Reeglid peavad olema elav dokument, mida regulaarselt üle vaadatakse ja kohandatakse

Tiimiraamat on nagu investeering meeskonna tulevikku. See võib tunduda alguses ajakuluna, aga tegelikult säästab see tohutult aega ja energiat, mis muidu kuluks konfliktide lahendamisele. Veel olulisem – see loob keskkonna, kus inimesed tunnevad end turvaliselt ja saavad keskenduda sellele, miks nad üldse tööl on.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Millised on 3 kõige sagedasemat konflikti allikat sinu meeskonnas ja kas need tulenevad pigem töö sisust või koostöö viisidest?
2. Kui peaksid homme oma meeskonnaga Tiimiraamatut looma hakkama, milline teema vajaks kõige kiiremat kokkuleppimist?
3. Mis takistab sind praegu kõige rohkem seda protsessi alustamast ja kuidas saaksid selle takistuse ületada?