Koosolekute dieet: 3 sammu, kuidas vabaneda 50% ebavajalikest koosolekutest ja saada oma aeg tagasi

Kell on 8.00 hommikul. Sa avad oma arvuti, vaatad kalendrit ja tunned, kuidas süda korraks saapasäärde vajub. Sinu päev on nagu tihedalt kokku lükatud Tetrise mäng. Koosolek koosoleku otsas, ilma ühegi pausita isegi kohvi võtmiseks, rääkimata süvenenud mõtlemisest.

Sa tead juba ette, et veedad järgmised kaheksa tundi rääkides asjadest, mida saaks lahendada kahe lausega e-kirjas või mis veelgi hullem, mis ei vaja üldse sinu kohalolu.

Aga see ongi tänapäeva juhi argipäev, kus “kiire” on muutunud vaikimisi seisundiks ja kalendri täituvus justkui märgiks sinu asendamatust. Aga kui sa oled aus, siis usutavasti päeva lõpus koju sõites ei tunne sa end “võitjana”. Sa tunned pigem end tühjana. Miks?

Sest tegelik juhtimistöö nagu inimeste päriselt kuulamine, strateegiline planeerimine ja meeskonna toetamine jäid jälle tegemata. Need lükkusid õhtusse, kui lapsed juba magavad ja sa peaksid ise puhkama.

Sa oled loonud endale keskkonna, kus sa jooksed nagu sprinter, kuigi peaksid olema maratonijooksja, kes jagab oma energiat targalt. See kurnatus pole lihtsalt väsimus. See on märk sellest, et organisatsiooni kultuur, kus koosolek on saanud universaalseks vastuseks igale küsimusele, on hakanud sinu vaimset tervist ja tulemuslikkust õõnestama.

Miks me oleme koosolekute lõksus?

Me elame kummalises paradoksis. McKinsey uuringud näitavad, et keskmise juhi tööpäevas on lausa 73% ülesannetest märgitud kiireloomulisteks. Kui aga vaadata asjadele otsa kainelt, siis selgub šokeeriv tõde. Ainult 15% nendest “põlengutest” on tegelikult kriitilised.

Ülejäänud on lihtsalt halvasti juhitud ootused, segane kommunikatsioon ja hirm otsustada. Me kutsume kokku koosoleku, sest me kardame öelda “ei” või me ei julge üksi vastutust võtta.

Probleem sai alguse umbes kümme aastat tagasi, kui digitaalsed kanalid nagu Slack ja Teams muutsid meid kõiki kättesaadavaks 24/7. See lõi ootuse, et peame reageerima kõigele ja kohe. Läbi selle oleme unustanud, mis on tegelikult oluline, ja asendanud selle näilise aktiivsusega.

Samas on selge see, et kui juht ütleb, et “kõik on prioriteet number üks”, siis tegelikult pole miski prioriteet. See tekitab meeskonnas paralüüsi, kus inimesed ei tea, kust alustada, ja nad ootavad sinu luba, et keskenduda ühele asjale korraga.

Paljud juhid usuvad siiralt, et nad peavad olema igal pool kohal, et hoida kontrolli. Nad kardavad delegeerida, sest “ma teen ise kiiremini ja paremini”. See on spetsialisti lõks, mis takistab sul olemast juht.

Kui sa ei suuda koosolekutest lahti lasta, muutud sa oma meeskonnas pudelikaelaks, kus kõik otsused seisavad sinu taga. See väsitab sind ja muudab meeskonna passiivseks, sest nad teavad, et nagunii tuleb järgmine koosolek, kus sina asjad ära lahendad.

Kuidas olukorda muuta?

Samm 1: Tee kalendris emotsionaalne ja sisuline inventuur

Esimene samm koosolekute dieedil on ausus. Soovitan alustada harjutusega nimega “Lõpeta-nimekiri”. See ei ole tavaline to-do list. See on nimekiri tegevustest ja kohtumistest, mille sa otsustad teadlikult lõpetada. See nõuab julgust küsida iga koosoleku kohta: “Mis juhtub, kui me seda ei tee?”.

Sellise harjutuse tulemusena avastavad sageli juhid, et kuni 30% nende tegevustest ei loo mingit reaalset väärtust, vaid neid tehakse harjumusest. Seetõttu tulebki õppida eristama kahte tüüpi kohtumisi:

Esiteks on “otsustuskoosolekud“, kus on vaja langetada strateegiline valik.

Ja siis toimub “infovahetus“, mis on sageli maskeeritud (ja nimetatud) koosolekuks.

Infovahetus ei pea aga üldjuhul olema “päris koosolek”. See on asünkroonne tegevus. Kui sa kulutad tunni selleks, et kuulata, mis keegi eelmisel nädalal tegi, siis see on raisatud aeg. See info võiks liikuda ju ka kirjalikult.

Mõtle oma meeskonnale kui sotsiaalsele süsteemile. Harvardi professor Amy Edmondson on öelnud, et juhi emotsionaalne seisund on nagu meeskonna ilmateade. Kui sa jooksed ühelt koosolekult teisele, ja oled stressis ja kurnatud, siis kandub see pinge edasi ka sinu inimestele.

Sa reageerid üle, sul puudub energia teiste toetamiseks ja sa ei suuda selgelt mõelda. Seetõttu on sinu esimene kohustus hoida oma vaimset tervist, et saaksid olla oma meeskonnale nagu majakas tormisel merel, mitte järjekordne lammutav laine.

Samm 2: Rakenda “aeglase mõtlemise” ja digipiiride reeglit

Meie kultuur soosib kiirust, aga parimad otsused sünnivad siis, kui meil on aega analüüsida ja kaaluda. “Kiire” kultuur sunnib meid reageerima, mitte vastama. Üks tõhus meetod, mida olen näinud edukates organisatsioonides, on “kiiruse audit”.

Palu meeskonnal nädala jooksul märkida üles iga kord, kui keegi ütleb, et asjaga on “ASAP”. Nädala lõpus vaadake need koos üle. Sa üllatud, kui paljud neist olid tegelikult halvasti planeeritud või kommunikeeritud teemad, mitte päris kriisid.

Teine radikaalne, aga toimiv samm on kehtestada reegel: ükski mitte-kriitiline päring ei saa vastust varem kui 24 tunni jooksul. See võib alguses tekitada paanikat, aga tegelikult saavad 95% asjadest oodata. See annab sulle ja su meeskonnale aega süveneda.

Kui sa tühistad ebavajalikud koosolekud, lood sa ruumi keskendumiseks. Fookus on uus kiirus ja efektiivsus. Nagu on öelnud Naval Ravikant, fookus tähendab julgust öelda “ei” ka headele asjadele, et teha suurepäraseid asju.

Sea endale ja meeskonnale selged digipiirid. Määra ajad, mil oled kättesaadav ja millal mitte. Näiteks pärast kella 18.00 sa meile ei ava. Kui sa seda oma meeskonnale selgelt kommunikeerid, annad sa neile kaudselt loa teha sama. See vähendab pidevat kättesaadavuse survet, mis on üks peamisi juhi vaimse tervise ohukohti. Kui sa ei puhka, ei taastu su aju ja sa teed oma otsuseid kurnatuna, mis mõjutab otseselt nende kvaliteeti.

Samm 3: Asenda kontroll selgete ootuste ja usaldusega

Paljud koosolekud toimuvad seetõttu, et sa ei usalda oma meeskonda või pole neile selgitanud, mida sa tegelikult ootad. “Usalda, aga kontrolli” on vana kooli mudel, mis tekitab topelttööd ja mikromanageerimist.

👉 70% töötajatest tunneb end mikromanageerituna, samas kui 82% juhtidest kurdab ajapuuduse üle. See on nõiaring.

Uus mantra peaks olema: “Selgita ootusi, usalda teostust ja toeta protsessi”. Selle asemel, et pidada koosolek iga väikese sammu arutamiseks, investeeri aega algusesse. Kirjuta ühelehine briif: Mis on täpne lõpptulemus? Millised on kvaliteedikriteeriumid? Mis on tähtaeg?.

Kui ootused on kristallselged, anna inimestele autonoomia. Stanfordi uuringud kinnitavad, et autonoomia koos vastutusega tõstab tulemuslikkust 23%.

Inimesed tahavad tunda, et see on “nende projekt”, mitte sinu käsk. Kui sa annad neile ruumi ise otsustada ja meetodeid valida, vabaneb sinul vähemalt 50% ajast. Sa ei pea enam iga väikest otsust tegema või töötajaid taga ajama. Selle asemel saad sa keskenduda strateegiale, kliendisuhetele või meeskonna arendamisele. Toetamine ei tähenda “seljas elamist”, vaid kättesaadavust siis, kui tekivad takistused.

Kuidas koosolekute vähendamine kasvatab meeskonna iseseisvust

Kui sa hakkad koosolekuid vähendama, juhtub midagi huvitavat. Su meeskond hakkab kasvama.

Hawthorne’i eksperiment õpetas meile juba 100 aastat tagasi, et inimesed ei ole masinad. Neid motiveerib tähelepanu, kaasamine ja kuuluvustunne. Kui sa asendad tunnised massikoosolekud lühikeste ja sisukate 1:1 vestlustega, lood sa palju tugevama seose oma inimestega.

Nendel individuaalsetel kohtumistel ei pea rääkima ainult tööülesannetest. Küsi: “Kuidas sul läheb?”, “Mis sind rõõmustab?”, “Kuidas ma saan sind aidata?”. See loob psühholoogilise turvatunde, mis on igasuguse delegeerimise ja iseseisvuse alus. Inimesed peavad teadma, et nad võivad teha vigu ja neist õppida, ilma et sa neid koosolekul risti lööksid. See ehedus ja haavatavus juhi poolt loob usaldust, mis on meeskonna edu võti.

Oluline on ka mõista, et erinevad põlvkonnad ootavad sinult erinevat tähelepanu. Näiteks Z-generatsioon tahab regulaarset ja kiiret mikro-tagasisidet, mitte pikki arenguvestlusi kord aastas. Kui sa oled oma kalendri koosolekutest puhtaks saanud, on sul aega pakkuda seda individuaalset tähelepanu, mis päriselt loeb. Sa ei ole enam “vahekohtunik”, kes kustutab tulekahjusid, vaid liider, kes ühendab erinevad põlvkonnad ühise eesmärgi nimel.

Alusta juba homme: praktilised sammud vabaduse poole

Ma ei taha, et sa lihtsalt loeksid seda ja mõtleksid “hea jutt”. Ma tahan, et sa midagi muudaksid. See algab väikestest sammudest.

Esiteks, vaata oma homset kalendrit ja vali üks koosolek, kus sa ei pea osalema, või mis saaks toimuda asünkroonselt. Tühista see. Selgita meeskonnale, miks sa seda teed – et hoida fookust ja säästa kõigi aega.

Teiseks, hakka mudeldama “aeglasemat” tempot. Ära vasta meilidele kohe. Võta aega mõtlemiseks. Kui keegi kutsub sind koosolekule ilma selge eesmärgita, küsi viisakalt: “Mis on selle kohtumise soovitud lõpptulemus ja millist sisendit sa minult ootad?” See paneb inimesed mõtlema, kas kohtumine on üldse vajalik.

Kolmandaks, tähista aega, mis vabaneb. Kasuta seda strateegiliseks mõtlemiseks või meeskonnaliikmetega päriselt rääkimiseks. Pea meeles, et stressivabad meeskonnad on 31% produktiivsemad ja teevad 60% vähem vigu.

See pole lihtsalt meeldivuse küsimus, see on puhas konkurentsieelis. Sinu roll juhina ei ole tekitada tunnet, et kogu aeg on kiire. Sinu roll on luua selgust, fookust ja ootusi.

Kokkuvõtteks võiks öelda, et koosolekute dieet ei tähenda suhtlemise vähendamist meeskonnas. See tähendab suhtlemise kvaliteedi tõstmist. Kui sa suudad seda pakkuda, saavutate te rohkem, tehes vähem. Sinu töö muutub taas nauditavaks, mitte kurnavaks tööpiinaks, sest sul on pidevalt kiire.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Kui palju sinu tänasest tööpäevast kulus “tulekahjude” kustutamisele ja kui palju oli seal tegelikult sisulist väärtust loovat tööd?
2. Milliseid koosolekuid sinu kalendris saaks asendada asünkroonse kommunikatsiooni või selgete delegeeritud ootustega?
3. Kas sinu meeskond julgeb sulle öelda, kui mõni koosolek on nende jaoks ajaraiskamine, või olete te “professionaalse viisakuskultuuri” lõksus?