Ajajuhtimise tehnika #4: töötades hoia mailboks, Facebook ja Skype jt kinni

Neljas ajajuhtimise tehnika on väga intuitiivselt loogiline, aga siiski praktilises elus harva praktiseeritav. Kõige lihtsamalt öelduna tähendab see, et hoia arvutis avatuna ainult see programm, mida sa hetkel kasutad. Kõik ülejäänud programmid pane selleks kinni.

“Mis mõttes?!”, sa küsid

Nii nagu kõik sotsiaalmeedia sõltlased ei suuda end sotsiaalmeediast välja lülitada, sest kardavad end ära kaotada, ei suuda tänases töömaailmas ka mitte-sotsiaalmeedia sõltlased end kõigest muust välja lülitada, sest neile tundub, et nad kaotavad asjade üle kontrolli. Vähemalt nii on koolitusel osalejad mulle öelnud, ja sama kinnitab ka minu enda kogemus, kui selle tehnikaga alustasin.

Näiteks enne seda artiklit kirjutama alustamist sulgesin just kõik eelnevalt lahti olnud aknad – mailboks, Äripäev, Wordis üks teine dokument. Need olid töövahendid, mida vajasin eelnevalt, et ühte koolitusaega paika panna ja seda teiste osapooltega ühildada. Aga nüüd vajan ainult WordPressi admin-paneeli, mistõttu sulgesin südamerahuga kõik eelnevad töövahendid, kuigi mul jäi üks asi ikkagi poolikuks – vajasin vastust koostööpartnerilt, kellele kirja kirjutasin. Loomulikult võiksin jätta nüüd vähemalt kirjakasti avatud ootamaks, kui vastus tuleb, aga samas lõhuks saabuv kiri ju mu praegust voogu kirjutamisel. Ja just sellest kogu neljas ajajuhtimise tehnika ongi – voos püsimine.

Mis on voog?

Voog on psühholoogilist laadi seisund, millesse me läheme, kui oleme mingist tegevusest täielikult haaratud, Voogu sisenemine võtab veidi aega, aga voos olles kogeme eelkõige 5 nähtust:

1. Me oleme täielikult sellest tegevusest haaratud (mõni ütleb lausa, et ta on saanud tegevusega üheks);
2. Meie ajataju kaob kiireneb tegevuse käigus (näiteks 30 minutit võib tunduda nagu 5 minutina);
3. Meil ei ole häirivaid mõtteid, vaid pea on tühi – seda võib nimetada ka totaalseks inspiratsiooni seisundiks. Me ei ketra eilseid ja homseid mõtteid, vaid oleme 100% keskendunud käsiolevale tegevusele;
4. Meie “mina-teadvus” hääbub – me kaotame voos sageli ka eneseteadlikkuse, sest oleme saanud tegevusega üheks. Me ei mõtle iseendast selle tegevuse käigus, vaid kogu meie tähelepanu on tegevusel;
5. Me kogeme rõõmu ja sisemist naudingut, rahulolu.

Need 5 omadust kirjeldavat vägagi nauditavat seisundit, mida me kõik vähemal või rohkemal oleme kogenud. Küsimus on nüüd vaid, kas me oskame iseennast aidata sellesse seisundisse minemisel.

Katkestused tapavad voo

Kuna voogu minemine nõuab veidi aega, siis igasugune katkestus kisub meid uuesti voost välja. Ning kui katkestusi on liiga palju, siis me ei saagi lõpuks voogu kogeda, kuigi see tegevus ise võiks meile vooseisundit pakkuda küll. Laura Bowmani poolt läbiviidud uuring näitas, et pidevad katkestused pikendavad keskmiselt katkestatava tegevuse soorituse pikkust 25% võrra. See tähendab, et kui sa muidu teeksid mingi asja ära 1 tunniga, siis nüüd teed seda 1h 15 minutit.

Kui sa aga “navigeerid” näiteks 4 tegevuse vahel – hüppad pidevalt ühelt teisele -, siis lõpuks kaotad tänu katkestustele terve tunni. Ja see pole mitte ainult pseudotöö, millest rääkisime ühes eelnevates tehnikate juures, vaid see on päriselt ära raisatud aeg.

Pane kõik kinni ja keskendu ühele tegevusele

Raamatus “Happiness Advantage” kirjeldatakse ühest uuringust, mis näitas, kuidas inimeste IQ tase on seotud sellega, kas tal on tööd tehes taustal pidevalt mailiprogramm lahti või mitte. Just, sa lugesid õigesti! See uuring näitas, kuidas minu IQ tase langeks keskmiselt 10 palli võrra, kui ma hoiaksin hetkel selle artikli kirjutamise ajal lahti mailiprogrammi. Miks? Sest kuigi ma omast arust olen täielikult keskendunud artikli kirjutamisele, siis alateadlikult ootan tegelikult jätkuvalt koostööpartneri kirja, mis hoiab mind eemal täielikust pühendumisest käsilolevale ülesandele.

Mina kasutan oma töös Gmaili, mistõttu näen ainult lahti oleva brauseri tabi juures lisanduva kirja kohta numbrit. Paljud inimesed kasutavad aga näiteks Outlooki, kus iga uue kirja kohta tuleb teade alla paremasse nurka ja ka veel eriti häiriv helisignaal. Sinna lisa näiteks Skype, mis on eriti röövellik programm – sõltumata, mille kallal sa hetkel töötad, võib suvalisel hetkel keegi sind lihtsalt katkestada ja oma “tööga” sulle sisse sõita. Lisades siia veel lahtiolevad Facebooki, Instagrammi, Postimehe jms, saad ehk aimdust, kui paljude erinevate tegevuste vahel alateadlikult sa pidevalt hüppad.

Proovi teist teed ja sa saad positiivse kogemuse. Nagu eelmises tehnikas kirjutasin, ei juhtu mitte midagi, kui sa näiteks 30 minutiks kõik teised programmid sulged – töö ei jää tegemata, vaid hoopis vastupidi: töö saab kiiremini tehtud, sa oled sellele rohkem keskendunud ja sa naudid seda kõige veel ka rohkem.

Meil kõikidel on sõltlaste tunnused

Tee seda kindlasti, kui sa ei soovi jääda sotsiaalmeediast sõltuvusse. Nimelt eelpool mainitud Happiness Advantage raamatus kirjutati veel ühest väga põnevast eksperimendist hiirtega. Nimelt viis käitumispsühholoog B.F Skinner läbi uuringud, kus avastas hiirte sõltuvusse jäämise lihtsatest tegevustest, mis pakuvad hetkelist dopamiini kogemust. Dopamiin on heaoluhormoon, mida meie kogeme muuhulgas ka šokolaadi süües või armatsedes.

Aga sama toodab meie keha ka hetkel, kui me midagi erilist ootame. Ja nii nagu hiired ootasid Skinner eksperimendis, et äkki järgmisel korral pisikest kangikest vajutades tuleb torust siirupit, ootame meie pidevalt oma FB, Instagrammi, Postimeest ja e-maili kontrollides, et äkki tuleb sealt järgmisel korral midagi uut ja põnevat. Üldjuhul sealt midagi muidugi ei tule, aga kuna iga kord, kui me vastava programmi avame, tunneme elevust ja heaolutunnet, jäämegi sellest tegevusest sõltuvusse. Ja mida sõltuvus teeb? Jah, paneb meid tegutsema ka siis, kui me teame, et me ei peaks tegutsema.

Kui sa oled keskendunud näiteks mõne dokumendi kirjutamisele või aruande koostamisele või pakkumise kirjutamisele, aga kuskil kuklas hakkab hääleke ütlema, et peaks kontrollima e-maili või Facebooki, sest äkki on tulnud mingi kiri vms, siis just see ongi see. Sama asi paneb inimesi nutitelefonidesse minema poejärjekordades, ühistranspordis ja isegi autoroolis valgusfoori ees oodates (halvemal juhul isegi autoroolis sõites) – meie soov tunda hetkelist heaolutunnet ja elevust paneb meid tegema midagi, mille kohta teame, et see on ohtlik ja ebaoluline. Aga me teeme seda siiski.

Eelnevad ja järgmised tehnikad:

Ajajuhtimise tehnika #1. halda oma to-do listi

Ajajuhtimise tehnika #2: alusta kõige olulisemaga

Ajajuhtimise tehnika #3: hoia oma kirjakast tühi

Ajajuhtimise tehnika #5: tööta intervallidega