Ajajuhtimise tehnika #5: tööta intervallidega

Kui eelmised 4 tehnikat on sinus veidike ebamugavust ja hirme tekitanud, sest sulle on tundunud, et neid (nt hoida oma kirjakast tühi või panna mõnele ülesandele keskendudes kirjakast või Skype üldse kinni) lihtsalt ei ole võimalik teha, siis käesolev tehnika on õuduste tipp – sa pead end reaalselt ülejäänud maailmast teatud ajaks välja lülitama.

Töö intervallidega

Teise ajajuhtimise tehnika juures kirjutasin, kuidas igal hommikul võiks olla 1-1,5 tundi planeeritud kõige olulisematele tegevustele, mitte jooksvatele kirjade vastamisele jms. Töö intervallidega tähendab, et sa jätkad sama praktikat ka ülejäänud päeva vältel.

Töö intervallidega tähendab teadlikult tekitatud fookusplokke oma töös, mil sa keskendud ühele konkreetsele tegevusele (ajajuhtimise tehnika #4). Näiteks kui sinu esimene intervall on 1,5h hommikul, kus sa ei ava kirjakasti ja ei kola Facebookis, vaid keskendud eelmisel õhtul väljavalitud (ajajuhtimise tehnika #1) kindlale ülesandele, siis siis peale seda võid võtta endale 15 minutit “vaba aega”. See on selleks, et reaalselt puhata ja veidi pead tuulutada. Kuna sa oled 1,5h väga süvenenult tööd teinud (ilma katkestusteta), oled sa usutavasti jõudnud päris palju juba ära teha. Sellega on kaasnenud teatud sisemine nauding kahest asjast:

a) vooseisundist, millesse tänu katkestusteta tööst läksid;

b) võidurõõm sellest, et midagi tähtsat on juba tehtud, kuigi kell on alles 10 hommikul ja sul on terve päev veel ees.

Nüüd võid seda väikest võitu tähistada – võtagi tass kohvi ja lobise töökaaslastega või skrolli sotsiaalmeediat. See on auhind pingutuse eest.

Järgmine intervall algab kohe

Käesoleva ajajuhtimise tehnika sisu ongi mitte piirduda ainult hommikuse fookustatud tööga, vaid kogu päeva vältel. See tähendab, et kui oled oma puhkamise ära puhanud, võta ette järgmine fookusplokk – ideaalis jälle 1,5h. Kui hommikune plokk kulus eelmisel õhtul märgitud tegevusele, siis nüüd oleks hea aeg tegelda kirjade vastamisega.

Ja sead muidugi mitte suvaliselt, vaid vastavalt ajajuhtimise tehnikale #3: vasta, kustuta, tee ülesanne ja seejärel arhiveeri. Selle fookusploki lõpuks võiks su kirjakast olla ideaalis tühi. Seejärel pane kirjast kinni ja võid võtta endale jälle väikese puhkepausi ning sellest rõõmu tunda – sa oled juba 2 olulist asja ära teinud: hommikuse ülesande ning nüüd on ka veel kõik kirjad vastatud.

Alusta pigem lühema kui pikema intervalliga

Nagu ajajuhtimise tehnikas #4 kirjutasin, oleme kõik tänapäeval natukene oma kirjakastist ja sotsiaalmeediast sõltuvuses – meil on lausa tungiv vajadus pidevalt kontrollida, kas meile on saabunud mõni uus kiri, kas keegi on Facebooki mõne kihvti pildi lisanud või on Delfis midagi tõeliselt ootamatut kirjutatud. See on loomulik, sest see on sügavalt seotud meie poolt kontrollimatu alateadliku psühholoogiaga.

Intervallidega töö on aga just selleks, et sellisest sõltuvusest end vaikselt vabastada. Nimelt tähendab intervallidega töö seda, et sa päriselt ka ette nähtud aja jooksul mitte midagi muud peale valitud tööülesande ei tee. Kuidas seda siis korraldada, kui juba 3. minutil hääleke peas karjuma hakkab, et kindlasti on mingi väga oluline uus e-kiri saabunud, millele tuleks kohe reageerida (kirjakast on sul ju vastavalt tehnikale # 4 kinni). Ja siin tulebki appi intervall, aga alguses lühike.

Intervalli kasutamiseks soovitan kasutada reaalselt taimerit. Mina isiklikult panen telefonil stopperi käima ja lepingi iseendaga kokku, et kuni helisignaalini ma mitte midagi muud ei tee kui hetkel valitud tegevust. Kuna aga meil on eespool kirjeldatud sõltuvuslikud halvad harjumused, oleks meie enda suhtes lausa vägivaldne alguses end sellest kõigest “tähtsast” liiga kaua eemal hoida. Seetõttu alusta näiteks 15 minutiga. Pane kellale taimer 15 minutit ja lepi endaga kokku, et misiganes tunne või mõte tekib, sa ei katkesta käsilolevat tegevust enne kui telefon selleks märku annab.

Pikenda aega vastavalt vilumusele

Kui sa 15 minutiga juba ilusti toime tuled, hakka vaikselt intervalli pikendama. Liigu sealt edasi 30 minutini, siis 45 minutit, siis 1h ja lõpuks 1,5h. Just 1,5h on minu kogemuse baasil hea intervall, sest ta on piisavalt pikk, et päriselt olulistesse tegevustesse sisse elada ja jõuda ka midagi ära teha, aga samas pole see nii pikk, et terve maailm nüüd seisma jääks.

Sama kehtib ka enamuses organisatsioonides. Kui inimesed saavad vastused oma e-kirjadele 1,5h pärast, ei ole sellest hullu midagi – tavaliselt on just nii pikad ka koosolekud, kliendikohtumised ja vajalikud väljasõidud. Me oleme tavapäraselt lihtsalt harjunud, et kui ma päriselt koosolekul või kohtumisel ei ole, pean olema kolleegidele koheselt kättesaadav. Ei pea! Sul on aeg töö tegemiseks, ja on aeg kirjadele vastamiseks. Kusjuures esimene nendest on päris töö, teine aga üsna pseudotöö – see hoiab sind tegevuses, aga sisulist väärtust loob vähe (sõltub muidugi ametikohast).

Kui sa muidu ei saa, võid kajastada neid fookusplokke isegi kalendris. Kui tavaliselt on seal kirjas kohtumised ja koosolekud, siis broneeri oma kalendris endale ära näiteks “Töö selle projekti kallal 1,5h”, “E-kirjadele vastamine 1,5h”. Ole loominguline, aga loo endale süsteem, mis sinu jaoks toimib.

Pane isegi telefon hääletu peale

Kui sa oled juba vilunud intervalltöötamisega, siis võid proovida ka täielikku väljalülitamist. See sõltub ka muidugi sinu töö iseloomust ja ametikohast, aga paljud (sh mina ise) lülitavad intervalli ajaks isegi telefoni hääletu peale, et katkestusi mitte sisse lasta. Loomulikult on sul kinni vastavalt tehnikale #4 kõik muud programmid, aga eriti hea oleks, kui ka telefon on vait. Nagu eespool mainisin, ei jää maailm seisma, kui sa inimestele 1,5h pärast tagasi helistada.Kas oled valmis seda proovima?

Eelnevad ja järgmised tehnikad:

Ajajuhtimise tehnika #1. halda oma to-do listi

Ajajuhtimise tehnika #2: alusta kõige olulisemaga

Ajajuhtimise tehnika #3: hoia oma kirjakast tühi

Ajajuhtimise tehnika #4: töötades hoia mailboks, Facebook ja Skype jt kinni

Ajajuhtimise tehnika #6: kasuta käivitusenergiat