Flat-organisatsiooni ohud: kuidas lame struktuur võib hoopis probleeme juurde luua?

Kas oled kunagi mõelnud, miks mõnes organisatsioonis justkui kõik sujub, samal ajal kui teises valitseb pidev segadus ja rivaalitsemine? Võib-olla peitub vastus organisatsiooni struktuuris ning selles, kuidas võimusuhted on kujundatud.

Kas teadsid, et hoolimata lameda organisatsiooni populaarsusest, toob see sageli kaasa hoopis uusi väljakutseid? Näiteks leiti ühes hiljutises uuringus, et neis organisatsioonides, kus formaalne struktuur puudub, esineb tööalast stressi ning rollikonflite 37% rohkem võrreldes selge hierarhiaga organisatsioonidega.

Kõlab ehk ootamatult, eriti arvestades, et paljud juhid pooldavad just lamedaid struktuure, lootes vähendada bürokraatiat ning suurendada töötajate autonoomiat. Aga kas see lootus ka tegelikkuses täitub? Vaatame lähemalt, mis organisatsioonides päriselt toimub.

“Peaks olema struktuur” vs reaalsus

Igas organisatsioonis on mingisugune väljakujunenud viis, kuidas asjad juhtimislikult ja võimusuhetes toimivad. Formaalselt on see tavaliselt joonistatud värviliseks skeemiks, mida nimetatakse organisatsiooni struktuuriks.

Aga kui aus olla, siis paljud töötajad ei tea tegelikult, miks asjad just nii korraldatud on või mis rolli nad ise selles täidavad. Nad lihtsalt näevad igapäevaselt, et reaalsus on hoopis teistsugune kui paberil kujutatu.

Nii kujunebki välja arvamus, et ametlik struktuur on lihtsalt bürokraatlik formaalsus, millel pole tegeliku tööga eriti pistmist. See omakorda sillutab teed järgmisele levinud mõtteviisile – et lame organisatsioon on lahendus kõigile probleemidele.

Näiline lamedus ja peidetud hierarhiad

Lameda organisatsiooni idee on ilus – kõik on võrdsed, info liigub vabalt, otsuseid tehakse demokraatlikult. Aga kas see ka päriselt nii toimib?

Sageli juhtub, et formaalsete reeglite kaotamisel tekivad hoopis varjatud võimusuhted. Juhid ja mõjukamad töötajad hakkavad otsuseid mõjutama mitteametlikult, luues nii nähtamatu hierarhia.

Harvardi Business Review uuring näitas, et just selline “psühholoogiline struktuur” tekitab töötajates kõige enam segadust ja rahulolematust. Nad tajuvad ebavõrdsust, aga neil pole selget arusaama, kes mille eest vastutab või kuhu oma muredega pöörduda.

Nii võibki juhtuda, et võim koondub nende kätte, kelle käes see tegelikult olema ei peaks. Ja need, kes peaksid organisatsiooni suunama – juhid -, jäävad hoopis kõrvale. Tulemuseks on kontoripoliitika, kus igaüks tegutseb oma isiklikest huvidest lähtuvalt, mitte organisatsiooni kui terviku hüvanguks.

Struktuur, mis lähtub eesmärgist

Kas siis lamedus polegi hea? Tegelikult on võti mitte lameduses, vaid teadlikkuses. Tuleb küsida: miks me üldse eksisteerime organisatsioonina? Mis on meie missioon ja visioon?

Kui need on selged, saab hakata looma struktuuri, mis aitaks neid eesmärke kõige tõhusamalt saavutada. See tähendab kokkuleppeid rollide, vastutuste ja koostöö osas, aga mitte jäika hierarhiat.

Sellist lähenemist nimetatakse eesmärgipõhiseks juhtimiseks (Purpose Driven Organization). Siin ei kardeta struktuuri, vaid luuakse see teadlikult, lähtudes organisatsiooni tegelikest vajadustest. Nagu Holakraatias, püütakse siin jälgida, kuidas erinevate rollide ja isikute omavaheline koostöö kõige paremat väärtust looks. Sellest tulenevalt pannakse see ka struktuuri väga läbipaistvalt kirja.

See tähendab, et organisatsiooni struktuur ei lähtu mitte ametipositsioonidest või hierarhiast, vaid rollidest ja nende vahelistest seostest. Iga roll on defineeritud oma eesmärgi, vastutuste ja otsustusõiguste kaudu. Nii on igal töötajal selge arusaam, mida temalt oodatakse ja millised on tema võimalused mõjutada organisatsiooni tööd.

Samuti on oluline, et seda struktuuri pidevalt üle vaadatakse ja kohandatakse vastavalt muutuvatele vajadustele. Kui ilmneb, et mõni roll või seos ei toimi optimaalselt, tehakse vajalikud muudatused. Nii tagatakse, et struktuur teenib alati organisatsiooni missiooni, mitte vastupidi.

Selline läbipaistev ja dünaamiline lähenemine loob selguse ja paindlikkuse. Töötajad teavad, kuhu nad sobituvad ja kuidas nende töö seostub teistega. Samas on organisatsioon võimeline kiiresti kohanema uute väljakutsetega, ilma et peaks tervet struktuuri lammutama.

Meeskonnana toimimise kokkulepped

Praktiliselt tähendab see seda, et igas organisatsioonis ja meeskonnas peaks olema selged kokkulepped, kuidas koos töötatakse. Need võiksid hõlmata näiteks:

• Rollid ja vastutusalad
• Otsustusprotsessid
• Infovahetuse põhimõtted
• Koostöö ja kommunikatsiooni vormid

Need kokkulepped ei pea olema kivisse raiutud, aga need peavad olema kõigile arusaadavad ja ühiselt aktsepteeritud. Nii luuakse selgus ilma jäikuseta.

Ühes IT-ettevõttes, kellega olen koostööd teinud, võeti see lähenemine edukalt kasutusele. Nad alustasid oma missiooni ja visiooni sõnastamisest. Seejärel kaardistasid nad kõik vajalikud rollid ja vastutused selle saavutamiseks.

Kuid erinevalt tavapärasest hierarhiast jäeti struktuur paindlikuks. Inimesed said vastavalt projektidele ja vajadustele rolle vahetada. Otsuseid tehti küll ühiselt, aga lõplik sõna jäi siiski vastutavale juhile.

Tulemuseks oli selge raamistik, milles igaühel oli oma roll ja mõju. Aga samas oli struktuur piisavalt dünaamiline, et kohaneda muutustega. Töötajad tundsid end kaasatuna, aga samas teadsid ka, kelle poole oma muredega pöörduda.

Kokkuvõtteks – lame vs läbipaistev

Nii et ehk pole küsimus mitte niivõrd lameduses, kuivõrd läbipaistvuses. Organisatsioon ei pea olema hierarhiavaba, aga ta peab olema eesmärgipõhine ja kohanemisvõimeline.

Kui struktuur lähtub missioonist ja kõik mõistavad oma rolli selles, pole vaja karta ei bürokraatiat ega kaost. On vaid inimesed, kes töötavad ühise eesmärgi nimel, teades, kuidas nende panus sobitub suuremasse pilti.

Seega, kui sinu organisatsioonis valitseb segadus või varjatud hierarhiad, küsi endalt:

• Kas meil on selge ja ühine arusaam oma missioonist?
• Kas me oleme loonud struktuuri, mis aitab seda missiooni täita?
• Kas kõigil on selge, mis on nende roll ja kuidas otsuseid tehakse?

Kui vastus neile küsimustele on “jah”, oled sa õigel teel. Kui “ei”, siis on ehk aeg istuda koos oma meeskonnaga maha ja need teemad läbi rääkida. Sest lõpuks pole oluline mitte struktuur ise, vaid see, kuidas see aitab teil ühiselt oma eesmärke saavutada.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Milline on sinu organisatsiooni ametlik struktuur? Kas see aitab või pigem takistab teie missiooni täitmist?
2. Kas oled märganud oma organisatsioonis “varjatud hierarhiaid” või ebamäärasust rollides? Kuidas see mõjutab töötajate rahulolu ja tulemuslikkust?
3. Mis on üks konkreetne samm, mida saaksid astuda, et muuta oma organisatsiooni struktuuri läbipaistvamaks ja eesmärgipõhisemaks?