Ajajuhtimise tehnika #7: püsi progressitundes

Eelmises artiklis (ajajuhtimise tehnika #6) kirjutasin sellest, kuidas mingi ülesandega alustamine on üldjuhul ebamugavam kui selle enda tegemine. Et sellest ebamugavustundest üle saada, tuleb enda jaoks avastada ja õppida mobiliseerima oma käivitusenergiat.

Käivitusenergiat vajame aga seda vähem, mida väiksem ja “söödavam” ülesanne on. Ja just sellest räägibki ajajuhtimise tehnika # 7 – püsi ülesannete tükeldamise abil pidevas progressitundes.

Suured ampsud väiksemaks

Nagu ajajuhtimise tehnika #4 juures kirjutasin, kogeme sageli ka pisikeste ülesannete sooritamise kaudu võidurõõmu. Me tunneme, et oleme midagi ära teinud, mis annab jõudu ja inspiratsiooni ka edasiseks. Mõnikord on aga ettevõetav ülesanne nii ajamahukas ja keeruline, et me soovime seda aina edasi lükata. Nii nagu aga eelmises tehnikas kasutasime käivitusenergiat mistahes ülesande sooritamiseks, tuleb ka siin lihtsalt pihta hakata. Olukorda  muudab muidugi see, kui meil õnnestuks see suur tükk väiksemateks teha.

Ajajuhtimise tehnika #1 soovitas igal õhtul järgmiseks päevaks 1-2 asja välja valida, millega siis järgmisel hommikul kohe alustada ja sellele ~1,5 h pühendada. Aga mis siis, kui me juba teame ette, et ülesande sooritamiseks läheb vaja 2 päeva, mitte 1,5h? Sellisel juhul tulekski to-do listis homseks välja valida mitte terve ülesanne, vaid ainult tükikene sellest. Selline teguviis aitab meil minna siiski voogu ja püsida progressitundes.

Progress on tagasiside mehhanism

Üheks voogu minemise eeltingimuseks on pidev tagasiside, kuidas meil läheb. Seetõttu peetakse ka tagasiside andmist juhtide poolt väga oluliseks meetodiks pakkumaks oma töötajatele töörõõmu. Kui me ei saa tagasisidet, kuidas meil läheb, kaotame üsna kiiresti huvi ja motivatsiooni. Kujuta ette näiteks olukorda, kus sa mängid korvpalli, aga sa ei tea, mis seis on. Sa ei tea, kas sa võidad või kaotad? Või kui sa koristad kodu, aga sa ei näeks resultaati – ühelt poolt muudkui pingutad, aga sul puudub tagasisidet puhta kodu näol? Kas see mitte ei võtaks sinult motivatsiooni maha?

Sama juhtub tegelikult ka liialt mahukate tööülesannetega – kui need on liiga suured, ei tekita need meis progressitunnet. Seetõttu tasub võimalusel jagada see projekt või ülesanne väiksemates alamülesanneteks ja neid käsitleda täiesti iseseisvate ülesannetena ja kogeda nende lõpetamisel iseseisvat võidurõõmu.

Ainult osavõtt ei ole tähtis, vaid ka “võit”

Kui me oleme ainult nn “voo” usku, siis võiksime öelda, et tähtis polegi millegi saavutamine, sest me naudime ainult voos olemist. Kui me aga ausalt olukorrale otsa vaatame, siis egas ikka nii ole küll – me soovime näha ka oma töö vilju, pisikesi töövõite.

Seetõttu käivad progress ja voog kindlasti käsikäes, sest nad loovad muuhulgas üksteist, aga kindlasti soovime me näha regulaarselt ka seda, et meie liigume edasi. Mida enam suudame selle vältel voos püsida, seda nauditavam ja usutavasti ka tulemuslikum on protsess, aga just läbi väikeste võitude garanteerime selle, et lõpuks saab ka suur ülesanne edukalt sooritatud.

Kuna me vajame millegagi alustades alati käivitusenergiat, vajame nimetatud energiat seda vähem, mida väiksem on ülesanne. Seetõttu jaga kõik suured ülesanded väiksemateks, sest niimoodi hoiad end püsivas progressis.

Sooritushirm soosib edasilükkamist

Loomulikult ei pea suuri ülesandeid väiksemateks tegema, aga siin tasub meeles pidada 2 olulist väljakutset:

1. Mida suurem on ülesanne, seda suurem on ka sooritushirm. 
   1. Kui me seisame millegi suure lävel, siis tunneme sageli selle ees väikest hirmu või aukartust – kas me ikka saame sellega hakkama?; kuidas me selle kõrvalt kõige muuga toime tuleme?; kas mul on vajalikud oskused ja teadmised selleks olemas? jne. Kõik need hirmud on põhjendatud, mistõttu on meil kalduvus seda ülesannet kogu aeg edasi lükata.
2. Mida suurem ülesanne, seda suurem ka edasilükkamise võimalus.
   1. Edasilükkamise harjumus on üks suurimaid edu vaenlasi. Me kõik ju teame intellektuaalselt, mida on vaja teha selleks, et edu saavutada. Aga me siiski ei tee seda! Me lükkame kogu aeg olulisi asju edasi ratsionaliseerides oma valikuid ja keskenduma pisikestele ja ebaolulistele tegevustele, sest need on meile tuttavad ja ei tekita nii palju sooritushirmu. Aga nagu öeldakse, toimuvad imed just ebamugavustsoonis (vt artiklit siin).

Mida väiksem on aga mingi ülesandega kaasnev võimalik ebamugavus, seda lihtsam on meil sellega pihta hakata. Suur ülesanne = palju ebamugavust. Väike ülesanne = vähe ebamugavust. Kummaga on lihtsam alustada?

Eelnevad ja järgmine tehnika:

Ajajuhtimise tehnika #1. halda oma to-do listi

Ajajuhtimise tehnika #2: alusta kõige olulisemaga

Ajajuhtimise tehnika #3: hoia oma kirjakast tühi

Ajajuhtimise tehnika #4: töötades hoia mailboks, Facebook ja Skype jt kinni

Ajajuhtimise tehnika #5: tööta intervallidega

Ajajuhtimise tehnika #6: kasuta käivitusenergiat

Ajajuhtimise tehnika #8: alla 2 minuti tegevused tee kohe ära