Kuidas luua muudatuse läbi teinud meeskonnas “meie-tunnet”? Praktilised sammud tugeva tiimikultuuri taastamiseks

Kas teadsid, et 87% organisatsioonidest läbib iga kahe aasta jooksul vähemalt ühe olulise muudatuse (McKinsey 2023. aasta uuring)? Ometi tunnistab ainult 23% juhtidest, et nad suudavad pärast muudatust meeskonna ühtekuuluvustunde kiiresti taastada. Miks see nii keeruline on?

Kujuta ette olukorda: su ettevõte on just läbinud struktuuri ümberkorralduse. Osad inimesed on saanud uued rollid, teised uued juhid. Mõned kolleegid on koondatud. Kõik on pisut ärevil ja ebakindlad. Sa märkad, et endine soe ja toetav õhkkond on kadunud. Inimesed hoiavad rohkem omaette, kohvipausidel ei naerda enam nii valjult ja koosolekutel vaikimine on pikk ja pingeline.

See on reaalsus, millega puutuvad kokku ka paljud Eesti juhid. Eriti keeruliseks teeb olukorra see, et meie juhid on sageli praktilise taustaga eksperdid, kellele “pehmed teemad” nagu tiimitunne võivad tunduda liiga abstraktsed. Aga just “meie-tunde” taastamine on see, mis määrab, kas su meeskond muudatusest tugevamana väljub või hoopis laguneb.

Miks “meie-tunne” pärast muudatusi kaob?

Esmalt on oluline mõista, et ühtekuuluvustunde kadumine pärast organisatsiooni muudatust on täiesti loomulik. See pole märk sellest, et su meeskond on nõrk või et sa oled halb juht. See on normaalne psühholoogiline reaktsioon ebakindlusele.

Nimelt aktiveerub muudatuse ajal inimestel ellujäämisinstinkt. Aju tajub muutust ohuna ja lülitub kaitserežiimi, mille tagajärjel:

• Inimesed muutuvad ettevaatlikumaks ja hoiavad rohkem distantsi
• Väheneb valmisolek riske võtta ja ideid jagada
• Kasvab hirm vigu teha või silma paista
• Tekib “igaüks iseenda eest” mentaliteet

Näiteks Harvard Business Review’i uuringust selgub, et pärast suuremaid organisatsiooni muudatusi langeb meeskonna usalduse tase keskmiselt lausa 37% võrra. See pole lihtsalt tunne – see mõjutab otseselt meeskonna tulemuslikkust, innovatsiooni ja töötajate pühendumust.

Üks juht kirjeldas kunagi mulle oma kogemust pärast kahe osakonna ühendamist: “Ma ei saanud aru, mis juhtus. Need samad inimesed, kes varem tegid suurepärast koostööd, istusid nüüd koosolekutel vait nagu hiired. Keegi ei tahtnud esimesena rääkida. Kõik ootasid, et äkki keegi teine alustab. See oli nagu võõraste inimeste kokkusaamine, kuigi pooled olid koos töötanud juba aastaid.”

Psühholoogiline turvalisus kui vundament

“Meie-tunde” taastamine algab psühholoogilise turvalisuse loomisest. Google’i Project Aristotle uuring näitas, et just see on edukate meeskondade kõige olulisem tunnus. Psühholoogiline turvalisus tähendab, et inimesed julgevad võtta riske, teha vigu, esitada küsimusi ja olla haavatavad ilma karistuse kartuseta.

Kuidas seda ikkagi praktikas luua? Siin on mõned soovitused:

1. Alusta iseendast
Näita oma haavatavust. Räägi ausalt, kuidas muudatus on ka sind mõjutanud. Jaga oma ebakindlusi ja hirme. See annab teistele loa samuti ausad olla.

Näiteks võid öelda: “Ma tean, et viimased kuud on olnud keerulised. Ausalt öeldes olen minagi tundnud ebakindlust, kuidas kõike kõige paremini korraldada. Aga ma usun, et kui teeme koostööd ja toetame üksteist, tuleme sellest tugevamana välja.”

2. Normaliseeri eksimine
Tee selgeks, et eksimine ja vead on lubatud, võib-olla isegi oodatud. Jaga oma vigu avalikult ja näita, mida neist õppisid. Nii suudad muuta ka oma meeskonda avatumaks.

3. Tunnusta küsimuste esitamist
Täna inimesi, kes julgevad küsida “rumalaid” küsimusi. Need pole kunagi rumalad – need on märk, et inimene hoolib ja tahab aru saada.

Ühised rituaalid kui liim

Rituaalid loovad ühist identiteeti ja tugevdavad sidemeid. Need ei pea olema keerulised või kulukad. Just väikesed, järjepidevad tegevused loovad aja jooksul tugeva “meie” tunde.

Hommikukohvi rituaal
Näiteks alustas ühe logistikaettevõtte juht iga päeva 15-minutilise hommikukohviga. Reeglid olid lihtsad: ei räägita tööst, kõik on oodatud, kohv on tasuta. “Alguses tuli ainult paar inimest,” rääkis ta. “Aga nüüd, pool aastat hiljem, on see meie päeva lahutamatu osa. Seal tekivad isiklikud sidemed, mis kannavad üle ka töösse.”

Nädala võitude jagamine
Iga nädala lõpus võtke 20 minutit, et jagada nädalaga toimunut, eriti positiivseid sündmusi ja lahendusi probleemidele. Igaüks võiks nimetada ühe isikliku või meeskondliku võidu. See võib olla suur või väike – oluline on positiivsete kogemuste jagamine.

Ühised lõunad
Kord kuus ühine lõuna, kus organisatsioon katab kulud. Ainus reegel: istu kellegi teise kõrval kui tavaliselt koosolekul. See aitab luua uusi sidemeid ja lõhkuda “kampasid”.

Nädala “külaline”
Igal nädalal tutvustab keegi meeskonnast midagi oma hobist, huvist või oskusest. See aitab näha kolleege inimestena, mitte ainult rollides (jah, mõistan, et see on eestlastele võib-olla liiga jõhker 😁).

Kaasa meeskond eesmärkide ja väärtuste loomisse

Pärast muudatust on kriitiline, et meeskond tunneks ennast uue reaalsuse kaasloojana, mitte ohvrina. See tähendab nende aktiivset kaasamist eesmärkide ja väärtuste üle mõtlemisse, milleks võid kaaluda

Väärtuste töötuba
Korraldage poolepäevane töötuba, kus meeskond koos mõtleb:

• Mis meid ühendab?
• Millised väärtused on meile olulised?
• Millised väärtused meil täna tegelikult on?
• Kuidas tahame koos töötada?

Oluline on, et need ei tuleks ülevalt alla, vaid sünniks meeskonnas. Juhi roll on protsessi juhtida, mitte vastuseid ette anda.

Meie “Tiimiraamat”
Looge koos dokument, mis kirjeldab, kes te meeskonnana olete ja kuidas koos töötate. See ei pea olema formaalne – pigem peaks see peegeldama teie meeskonna hingamist ja isikupära.

Ühised eesmärgid
Mõistke ja seadke ühiseid eesmärke, mida saab saavutada ainult koos. Need peaksid olema piisavalt väljakutsuvad, et tekitada uhkust, aga samas realistlikud.

Juhi roll eeskujuna

Pea meeles – kõik algab juhist, eriti muudatuste protsessis. Sinu käitumine määrab tooni kogu meeskonnale. Siin on viis praktilist sammu, kuidas olla eeskujuks “meie-tunde” loomisel:

1. Ole nähtav ja kättesaadav
Ära peitu oma kabinetti või arvutisse. Liigu ringi, vestle inimestega, ole kohal. Füüsiline kohalolek loob ühendust.

2. Jaga infot läbipaistvalt
Ebakindlus tapab usalduse. Jaga kõike, mida saad, isegi kui see on “me veel ei tea”. Ausus loob usaldust.

3. Tunnusta meeskonnatööd, mitte ainult individuaalseid saavutusi
Muuda tunnustamise fookust rohkem koostööle ja ühistele saavutustele. Täna neid, kes aitasid teisi, kes tegid koostööd, kes panustasid meeskonda.

4. Näita välja oma inimlikkust
Naera, tee vigu, küsi abi. Ole inimene, mitte roll. Nii julgevad ka teised olla inimesed.

5. Investeeri aega suhetesse
Võta aega individuaalseteks vestlusteks. Tunne huvi inimeste elu vastu väljaspool tööd. Mäleta detaile ja küsi hiljem järele. Ära nuhi, vaid suhtu oma töötajatesse kui kellessegi, kellele soovid head ja kellega soovid avatud koostööd teha.

Praktiline tegevuskava järgmiseks 3 kuuks

Nüüd, kui oleme läbi käinud teooria ja põhimõtted, vaatame konkreetset tegevuskava, mida saad kohe rakendama hakata:

1. nädal: Diagnoos

• Vii läbi anonüümne küsitlus meeskonna hetkeseisu kohta
• Pea individuaalsed vestlused võtmeisikutega
• Kaardista peamised väljakutsed ja võimalused

2. nädal: Alustamine

• Kutsu meeskond kokku ja jaga ausalt oma plaani
• Alusta ühe lihtsa rituaaliga (nt hommikukohv)
• Näita oma haavatavust – jaga, kuidas muudatus sind mõjutas

3.-4. nädal: Väärtuste töötuba

• Korraldage väärtuste töötuba
• Looge koos “Tiimiraamat”
• Alustage regulaarsete meeskonna kogunemistega, et arutada koos ühiseid võite ja väljakutseid

2. kuu: Rituaalide juurutamine

• Lisage järk-järgult uusi rituaale
• Tähistage väikeseid võite
• Jätkake individuaalsete vestlustega

3. kuu: Süvendamine

• Seadke ühised eesmärgid
• Korraldage meeskonnaüritus väljaspool kontorit, et teha kokkuvõtteid ja kinnistada ühtsuskultuuri

Takistused ja kuidas neid ületada

Loomulikult pole kõik nii lihtne nagu seda siin kirja panna. Teekond “meie-tunde” taastamiseni pole alati sile, vaid konarlik. Siin on peamised takistused ja vabandused endale, millega sa võid juhina kokku puutuda ja ka mõned mõtted, kuidas nendega toime tulla:

“Mul pole aega” (selliste asjadega tegelda)
See on juhtide kõige sagedasem vabandus. Tõde on aga see, et sul pole aega selliste asjadega mitte tegeleda. Lõhenenud meeskond maksab palju rohkem kui mõned tunnid nädalas, mis kulub suhete ehitamisele.

“Mu inimesed on skeptilised selliste asjade suhtes”
Loomulikult on. Nad on näinud initsiatiive, mis tulevad ja lähevad. Ainus viis skeptitsismi ületada on järjepidevus. Ära anna alla esimese vastuseisu peale.

“Mõned inimesed ei taha osaleda”
See on okei. Sundimine ei aita. Alusta nendega, kes tahavad. Teised tulevad aja jooksul ise.

“Tulemusi pole kohe näha”
Jah, “Meie-tunde” loomine võtabki aega. Esimesed märgid ilmuvad tavaliselt 4-6 nädala pärast, aga tõeline muutus vajab vähemalt 3-6 kuud järjepidevat tööd.

Mida teha, kui oled ise uus juht?

Kui sa oled ise see muudatus – uus juht olemasolevas meeskonnas – on su väljakutse veelgi suurem. Siin mõned spetsiifilised soovitused:

Ära kiirusta uuendustega. Võta aega kuulamiseks ja õppimiseks. Austa olemasolevaid traditsioone ja rituaale, isegi kui need tunduvad sulle võõrad.

Otsi “kultuurikandjaid” – inimesi, keda teised usaldavad ja järgivad. Võida nende usaldus ja toetus.

Ole aus oma kavatsuste osas, aga ära ürita olla keegi, kes sa pole. Autentsus võidab alati üle teeskluse.

Kokkuvõte

“Meie-tunde” loomine pärast muudatusi pole pehme jutt ega luksus meeskonnas – see on ellujäämise küsimus. Meeskonnad, kes suudavad muudatuse järgselt kiiresti ühtse identiteedi ja usalduse taastada, väljuvad kriisist tugevamana.

Pea meeles nelja võtmeprintsiipi:

• Psühholoogiline turvalisus on kõige alus
• Väikesed, järjepidevad rituaalid loovad tugevaid sidemeid
• Kaasa meeskond lahenduste loomisse, ära dikteeri ülevalt alla
• Ole ise see muutus, mida tahad näha!

“Meie-tunne” ei teki üleöö. See kasvab aeglaselt, nagu taim, mis vajab igapäevast kastmist ja hoolt. Aga kui see juurdub, on see midagi, mis kannab su meeskonda läbi mistahes tormi.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Kui palju aega oled viimase kuu jooksul pühendanud teadlikult meeskonna suhete tugevdamisele versus operatiivsete ülesannete lahendamisele?
2. Millised on sinu meeskonna praegused rituaalid ja traditsioonid? Kas need toetavad “meie-tunnet” või pigem säilitavad distantsi?
3. Kui aus oled sa olnud oma meeskonnaga muudatuste mõju osas sulle endale? Kas nad teavad, et ka sina oled ebakindel või ärevil?