5 levinud väljakutset uute töötajate sisselamisel. Kui soovid seda tõhustada, tee nii.

Kas oled kunagi mõelnud, miks mõned uued töötajad kohanevad meeskonnaga kiiresti ja hakkavad juba esimestel nädalatel väärtust looma, samas kui teised jäävad kuidagi kõrvale? Kas teadsid, et uuringufirma Gallup andmetel lahkub 22% uutest töötajatest esimese 45 päeva jooksul just puuduliku sisseelamise tõttu? Miks?

Sest paljudes organisatsioonides puudub sisseelamise protsess ning programm töötajatele. Selle asemel tehakse uue töötajaga kaheminutiline ring kontoris, näidatakse kus on veeautomaat, kus istub sekretär, kus on tema laud ja kus on tualetid – ning siis öeldakse “hakka tööle”. Selline lähenemine ei tekita uues töötajas tunnet, et ta on teretulnud, ning muudab tema sisseelamise keerulisemaks.

Tulemuseks on nähtamatud barjäärid esimesel päeval või nädalal: Inimene ei julge küsida, ta kaugeneb, tunneb end üksinda. Ja mitte keegi ei tunne ka tema vastu päriselt (inimesena) huvi. See viibki panuse languseni ja vähenenud pühendumuseni – mis on juba otsene probleem juhile.

Miks traditsioonilised sisseelamisprogrammid ebaõnnestuvad?

Tavapärane sisseelamisprogramm keskendub peamiselt tehnilistele aspektidele – töölepingu vormistamine, ligipääsud süsteemidele, töökoha ettevalmistamine. Need on muidugi vajalikud, aga kas sellest piisab?

Mõni aeg tagasi sain ühelt juhilt kirja, kus ta kirjeldas oma frustratsiooni: “Kaido, me võtsime tööle väga hea spetsialisti, aga kolm kuud hiljem tundub, nagu ta poleks ikka veel päriselt meeskonna osa. Ta teeb oma tööd, aga midagi on puudu.”

See “midagi” ongi usalduslik side meeskonnaga. Kui uus töötaja ei tunne end osana kollektiivist, jääb tema potentsiaal kasutamata. Näiteks võtab Harvard Business Review uuringu kohaselt uuel töötajal keskmiselt 8 kuud aega jõudmaks täielikule produktiivsusele, aga hea sisseelamisprogrammiga saab seda aega vähendada poole võrra.

Põhiprobleem peitub selles, et me keskendume liiga palju praktilisele poolele ja unustame inimese emotsionaalse vajaduse kuuluda kuhugi. Uus töötaja vajab rohkemat kui lihtsalt töölauda ja arvutit – ta vajab tunnet, et teda oodati ja et tema panus on oluline.

Viis peamist väljakutset uute töötajate sisseelamisel

Oma kogemusest juhtide ja meeskondade koolitajana olen täheldanud 5 peamist takistust, mis segavad uute töötajate edukat kohanemist:

1. Puudulik ettevalmistus enne esimest tööpäeva.
Sageli hakatakse uue töötajaga tegelema alles siis, kui ta kontorisse saabub. See tekitab kaootilise olukorra, kus juht peab kiiresti improviseerima ja töötaja tunneb end koormana.

2. Liiga palju infot korraga.
Esimesel päeval üritatakse anda kogu vajalik informatsioon – organisatsiooni struktuur, kõik protseduurid, süsteemid, reeglid. Inimene lihtsalt ei suuda seda kõike meelde jätta.

3. Meeskonna kaasamise puudumine.
Uue kolleegi tutvustamine piirdub sageli kiire ringkäiguga, kus öeldakse nimed ja ametikohad. Puudub tegelik võimalus kontakti loomiseks.

4. Selgete ootuste puudumine.
Uus töötaja ei tea täpselt, mida temalt oodatakse esimestel nädalatel. Ta kardab vigu teha ja muutub seetõttu passiivseks.

5. Tagasiside ja toetuse vähesus.
Peale esimest päeva jäetakse uus inimene sageli omapead. Eeldatakse, et ta kohaneb ise, aga tegelikult vajab ta pidevat tuge ja juhendamist.

Miks see kõik nii oluline on? Sest iga uus töötaja, kes ei kohane hästi, tähendab raisatud aega, raha ja võimalusi. Veelgi olulisem – see mõjutab kogu meeskonna dünaamikat ja tööõhkkonda.

Kuidas luua toimiv sisseelamisprogramm?

Hea sisseelamisprogramm algab juba enne uue töötaja esimest tööpäeva ja kestab vähemalt kolm kuud. See pole ühekordne sündmus, vaid protsess, mis hõlmab nii praktilisi kui emotsionaalseid aspekte.

Võid kaaluda struktureeritud lähenemist, kus iga nädal on selge fookus. Näiteks esimene nädal keskendub organisatsiooni ja selle kultuuri (väärtused, missioon/visioon, koostöötamise põhimõtted jms) tutvustamisele, teine nädal tööprotsesside tundmaõppimisele, kolmas nädal iseseisvate ülesannete alustamisele.

Oluline on kaasata kogu meeskond. Näiteks soovitavad paljud eksperdid määrata igale uuele töötajale mentori või “töösõber”, kes on tema esimene kontakt kõigis küsimustes. See inimene peaks olema keegi, kes on ise organisatsioonis hästi kohanenud ja oskab teisi toetada.

Praktiline tegevuskava esimeseks 30 päevaks

Enne esimest tööpäeva: Saada uuele töötajale tervituskiri, kus kirjeldad, mida ta esimesel päeval oodata võib. Lisa praktilisi detaile nagu parkimine, riietus, lõuna võimalused. See vähendab tema ärevust ja näitab, et oled tema tulekuks valmistunud.

Valmista ette tema töökoht – arvuti, telefon, vajalikud töövahendid. Pane lauale väike tervituspakett, kas siis ettevõtte logoga esemeid või lihtsalt kommikarp koos tervituskaardiga. Väikesed žestid loevad.

Esimene nädal – Tervitus ja tutvumine: Esimene päev peaks algama rahulikult. Võta vähemalt tund aega, et uue töötajaga rahulikult vestelda. Räägi organisatsiooni ajaloost, väärtustest ja kultuurist läbi lugude, mitte kuivade faktide.

Korralda meeskonnaga mitteformaalne kohtumine. Võib-olla ühine hommikukohv või lõunasöök, kus fookus pole tööl, vaid inimestel. Las igaüks räägib natuke endast – mitte ainult oma tööst, vaid ka hobidest ja huvidest.

Anna uuele töötajale “sisseelamise käsiraamat” – dokument, kus on kirjas kõik praktiline info, kontaktid, protseduurid. Nii ei pea ta kõike meelde jätma ja saab vajadusel järele vaadata.

Teine ja kolmas nädal – Õppimine ja kaasamine: Nüüd on aeg sukelduda tööprotsessidesse. Aga tee seda järk-järgult. Alusta lihtsamatest ülesannetest ja liigu keerukamate poole. Anna igale ülesandele kontekst – miks see oluline on ja kuidas see suuremasse pilti sobitub.

Kaasa uus töötaja juba olemasolevatesse projektidesse, alguses vaatlejana. See annab talle võimaluse näha, kuidas asjad päriselt toimivad.

Korraldada iganädalased 1-1 kohtumised. Need ei pea olema pikad – 20-30 minutit –, aga peavad olema regulaarsed. Küsi, kuidas tal läheb, millega ta hakkama saab ja kus vajab abi.

Neljas nädal – Iseseisev panus: Neljandaks nädalaks peaks uus töötaja olema valmis võtma esimesi iseseisvaid ülesandeid. Need peaksid olema piisavalt väljakutsuvad, et pakkuda huvi, aga mitte nii keerulised, et tekitada ülemäärast stressi.

Anna selge tagasisidet (esmalt tunnustav, seejärel konstruktiivsem) tema esimeste nädalate kohta. Rõhuta, mis on hästi läinud ja kus näed arenguvõimalusi. Ole konkreetne ja konstruktiivne.

Usalduse loomine kui alustala

Kogu sisseelamise protsessi keskmes peab olema usalduse loomine. See algab sellest, et näitad üles siirast huvi uue inimese vastu. Mitte ainult tema oskuste või kogemuste, vaid tema kui tervikliku isiksuse vastu.

Näiteks ühel koolitusel tuli pausi ajal minu juurde üks töötaja, kes rääkis, kuidas tema juht võttis esimesel nädalal aega, et temaga lihtsalt vestelda – tema varasemast töökogemusest, pere-elust, hobidest. “See tundus nii loomulik ja soe,” ütles ta. “Ma tundsin kohe, et mind väärtustatakse.”

Loo võimalusi mitteformaalseteks kohtumisteks. Võib-olla ühine jalutuskäik lõuna ajal või kohvipaus pärastlõunal. Need hetked, kus saate lihtsalt inimestena suhelda, on sageli väärtuslikumad kui formaalsed koosolekud.

Ole aus oma ootuste osas, aga ka mõistev. Tunnista, et algus võib olla keeruline ja et vead on lubatud. Rõhuta, et hindad küsimusi ja et “rumalaid küsimusi” ei ole olemas.

Kokkuvõte: investeeri uutesse inimestesse oma aega ja energiat

Edukas sisseelamine ei ole luksus, vaid investeering. Deloitte uuringu kohaselt on ettevõtted, kellel on tugev sisseelamisprogramm, 2,5 korda tõenäolisemalt oma äri-eesmärkide täitmisel edukad.

Need on võtmesõnumid edukaks sisseelamisprogrammiks:

• Alusta ettevalmistustega enne esimest tööpäeva
• Kaasa kogu meeskond protsessi
• Loo struktureeritud programm vähemalt esimeseks 30 päevaks
• Keskendu nii praktilistele kui emotsionaalsetele vajadustele

Lõpetuseks – uue töötaja sisseelamine pole ainult HR-i või administratsiooni ülesanne. See on iga juhi vastutus ja võimalus. Võimalus luua tugev, usaldusväärne meeskond, kus iga liige tunneb end väärtustatuna ja on valmis andma oma parima.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Kuidas sa praegu uusi töötajaid vastu võtad? Kas sul on struktureeritud plaan või improviseerid igal korral?
2. Millal viimati küsisid oma uutelt töötajatelt tagasisidet nende sisseelamise kohta? Mida saaksid nende kogemusest õppida?
3. Kuidas saaksid kaasata oma praegust meeskonda uute liikmete toetamisse? Kes võiks olla hea mentor või “töösõber”?