Ajajuhtimise tehnika #8: tee kohe ära tegevused, mis võtavad alla 2 minuti

Eelnevates ajajuhtimise artiklites olen kirjutanud erinevate vaatenurkade alt sellest, kui oluline on enese efektiivsuse suurendamisel oskus keskenduda, oskus end mitte katkestada ja julgus kõrvalisi mõtteid ja tundeimpulsse ignoreerida. Siiski, me kõik oleme inimesed ja alati tuleb ette olukordi, kus eksime ühe või teise põhimõtte vastu.

Kui juhtud end katkestama?

Näiteks tuled hommikul tööle ja oled eelmisel õhtul välja valinud ühe olulise tegevuse (nt üks keerukam pakkumine tähtsale kliendile), millele peaks kuluma ära terve esimene fookusplokk 1,5 tundi. Sa hakkad usinalt pihta, aga pool tundi pärast alustamist hakkab kuskil sees närima, sest sisetunne ütleb, et mingi oluline kiri on tulnud kirjakasti, mistõttu peaksid oma pakkumise tegemise katkestama ja kirjakasti piiluma.

Alguses on see tunne õhkõrn, aga see hakkab kasvama – selline on lihtsalt meie sisemaailm. Selles artiklis siin kirjutasin eneseteadvustamise (enese kõrvalt jälgimise) tähtsusest ja sellest, kuidas madal eneseteadlikkus meile probleeme võib tekitada. Sama olukord on tegelikult ka siin – kuigi sa oled otsustanud (mõtte tasandil), et sa ei katkesta pakkumise koostamist järgmise 1,5h jooksul, aga ühel hetkel tekib uus mõte, mis ütleb, et peaksid piiluma kirjakasti.

Selle mõtte tulemusena aktiveerub sinus tunne, emotsioon, mis tekitab sellise “näriva” tunde. Loomulikult ei ole tegelikult ju antud olukord kuidagi (elu)ohtlik, aga meie limbiline osa ajust, mis tegeleb emotsioonidega, on välja arenenud tuhandeid aastaid enne mõtlevat aju, mistõttu on tema mõju ka meile oluliselt tugevam. Olles meid aastatuhandete vältel päästnud lugematutest päris eluohtlikest situatsioonidest käsitleb see ka tänapäevases maailmas tegelikult mitte eluohtlikke olukordi siiski väga ohtlikena.

Ja sama võib juhtuda ka nüüd: sa hakkad endale rääkima, kuidas kirjakasti piilumata võid pärast juhi käest pahandada saada, et piisavalt kiiresti tema kirjale ei vastanud, või võib seal oodata hoopis ühe teise kliendi vastus, kes muidugi kohe vastust saamata teise tarnija juurde läheb. Selliseid katastroofistsenaariumeid võib olla kümneid, aga nendel kõikidel on meie sisemaailmale sama mõju – me kipume katkestama käsioleva tegevuse ja anname hirmuimplsile järele.

Kui kirjad, siis kirjad

Minnes nüüd kirjakasti avastad, et tegelikult oli see kõik mõtte-bluff. Loomulikult ei olnudki seal midagi nii olulist ja ohtlikku, vaid pelgalt üks üsnagi ebaoluline kiri kolleegilt, mis oleks võinud vabalt oodata mitte ainult kella 10.00 (kui su intervall oleks lõppenud), vaid isegi õhtuni. Siiski jätsid sa oma pakkumise koostamise pooleli ja vaatad nüüd selle tühise kirjaga tõtt. Mis edasi?

Siin tulebki mängu ajajuhtimise tehnika #8, mille kohaselt tuleks kõik tegevused, mis võtavad aega vähem kui 2 minutit, kohe ära teha (mitte edasi lükata või to-do listi panna). Antud juhul tähendakski see, et kui sa oled juba selle kirja lahti teinud ja sellesse süvenenud, siis ära hakka seda sulgema mõttega, et tegelen sellega hiljem. Kui see kiri vajab ainult ühe lauselist vastust, mis võtab aega alla 2 minuti, tee see kohe ära ning arhiveeri kiri (ajajuhtimise tehnika #3). Nüüd saad rahuliku südamega naasta oma eelneva tegevuse juurde ja viia see lõpuni (või vähemalt tegelda sellega katkestamatult kuni intervalli lõpuni).

Milleks selline 2 minuti reegel?

Antud reegel on oluline 3 põhjusel:

a) Mida vähem prügi peas, seda lihtsam on keskenduda

Igasugune informatsioon koormab meid, eriti selline informatsioon, millega tuleb lähiajal tegelda. Mina isiklikult püüan asju meeles pidada võimalikult vähe. Õigem oleks öelda, et ma ei püüa mitte midagi meeles pidada, vaid mul kõikide asjade meeles pidamiseks süsteem. Miks? Sest mu pea ei ole prügikast, mis on mingit “olulist” infot täis. Kui prügikast on täis, siis ei saa ma keskenduda praegusele hetkel – hetkele, mis on ainukesena reaalne. Püüdes kogu aeg midagi minevikust meeles pidada või tuleviku tarbeks meeles hoida, ei saa ma keskenduda ja elada praeguses hetkes (reaalsuses), vaid pean oma tähelepanu hoidma kogu aeg mentaalsuses (virtuaalsuses, mitte reaalsuses). Alguses võib see tunduda arusaamatu, aga kui seda praktiseerima hakkad, mõistad kiiresti praeguses hetkes elamise väärtust.

b) Katkestused pikendavad sooritust kuni 25%

Nagu ajajuhtimise tehnikas #4 juttu oli, näitas Laura Bowmani eksperiment, et katkestused pikendavad keskmiselt ülesannete sooritamise pikkust neljandiku võrra. See tähendab, et kui sul on käsil 4 tegevust, mis võtavad igaüks 1h aega, siis nende vahel kogu aeg hüpeldes ei kuluta sa nendele kokku mitte 4h, vaid 5h.

Just see on ka 2 minuti reegli põhiargument – sul ei ole mõtet käsitleda nii väikese ajakuluga tegevusi eraldi ülesannetega, sest see tekitab nii mentaalset müra, kui põhjustab liigseid katkestusi. Parem tee see asi kohe ära ja saad kaelast ära.

c) 2 minuti reegel aitab vältida edasilükkamist

Paljud inimesed ei ole hädas mitte ainult katkestustega, vaid tegevuste edasilükkamisega. Kirjutasin sellest ajajuhtimise probleemist lähemalt ajajuhtimise tehnika #2 juures. See osa 2 minuti reeglist on inspireeritud David Alleni kurikuulsast raamatust “Getting Things Done”, kus autor kirjeldab seda tehnikat kui efektiivset abimeest inimesele, kes kipub pidevalt asju edasi lükkama. Ajas hakkavad kõik need pisikesed asjad omakorda kuhjuma, mille lõpptulemus on stress ja tulemuslikkuse langus.

See oli kunagi ka minu peamine probleem, kui 2001 – 2005 Hansapangas töötasin. Kuna kogu aeg tuli uusi tööülesandeid peale, siis hakkasid pisiasjad kuhjuma, mis aktiveeris pidevalt jõuetuse ja saamatuse tunnet, keha hakkas tootma üha enam kortisoli (stressihormooni) ning tööisu hakkas kaduma. Sattudes siis lugema eelpool mainitud raamatut sain sellest palju abi – proovisin pisiasju hakata kohe ära tegema ning see päriselt toimis. Minu to-do list muutus väiksemaks ja sisaldas olulisemaid tegevusi, mis võtsid küll rohkem aega, kuid tänu pisitegevuste kiirele täideviimisele oli ka vähem mõttemüra ning katkestusi põhitegevuste vältel.

Eelnevad ja järgmine tehnika:

Ajajuhtimise tehnika #1. halda oma to-do listi

Ajajuhtimise tehnika #2: alusta kõige olulisemaga

Ajajuhtimise tehnika #3: hoia oma kirjakast tühi

Ajajuhtimise tehnika #4: töötades hoia mailboks, Facebook ja Skype jt kinni

Ajajuhtimise tehnika #5: tööta intervallidega

Ajajuhtimise tehnika #6: kasuta käivitusenergiat

Ajajuhtimise tehnika #7: püsi progressitundes

Ajajuhtimise tehnika #9: ära kuluta oma mõtteenergiat mõttetult