„Teeme selle ka ära” on kõige kallim lause juhile. Kuidas sellest lahti saada ilma konflikti tekitamata.

“Hea idee, teeme selle ka ära.” Kui palju kordi oled sa selle lause öelnud?

See tuleb kergelt. Koosolek hakkab lõppema, keegi pakub välja midagi nutikat ja sa tahad olla juht, kes haarab võimalustest. Sa noogutad, lisad selle nimekirja ja kõik tunnevad end hetkeks hästi. Energiat on, ambitsiooni on, asjad liiguvad.

Aga see lause on kallim, kui sa arvad. Iga kord, kui sa ütled “teeme selle ka ära”, lisad sa midagi oma meeskonna taldrikule. Ja peaaegu kunagi ei võta sa samal hetkel midagi ära. Taldrik täitub järjest rohkem, kuni ühel hetkel ei mahu sinna enam midagi korralikult. Kõik saab tehtud poolikult.

Miks juurde lisamine tundub voorus

Siin on midagi, mis tasub ausalt välja öelda. Juurde lisamine tundub juhtimine. Ära jätmine tundub loobumine.

Kui sa ütled “jah” uuele ideele, näed sa välja tegus, avatud ja ambitsioonikas. Kui sa ütled “Ei, seda me praegu ei tee”, näed sa hetkeks välja nagu pidur. Keegi ei kiida juhti selle eest, mida ta tegemata jättis. Kõik kiidavad selle eest, mida ta juurde võttis ja ära tegi.

Aga just siin peitub lõks. Strateegia ei ole nimekiri asjadest, mida teha. Strateegia on otsus, mida mitte teha. Sest iga organisatsioon, kes üritab teha kõike, teeb lõpuks kõike keskpäraselt.

2021. aastal ajakirjas Nature avaldatud uuring näitas, et inimesed kipuvad olukorra parandamisel mõtlema esmalt sellele, mida juurde lisada, ning jätavad sageli märkamata võimaluse midagi ära võtta (Adams jt, 2021). Juhtimises tähendab see lihtsat, kuid ebamugavat küsimust: mida peaksime järgmise algatuse lisamise asemel lõpetama?

Mida “Teeme selle ka ära” sinu meeskonnale tegelikult maksab

Esimene hind on kvaliteet. Kui inimene teeb korraga kolme asja, teeb ta kõiki neid halvemini kui ühte. See ei ole ainult motivatsiooni küsimus, vaid inimese tähelepanu piirang. Killustatud tähelepanu toodab killustatud tulemusi.

Teine hind on kiirus. Tundub paradoksaalne, aga mida rohkem asju korraga käimas on, seda aeglasemalt valmib iga üksik. Sest inimesed vahetavad pidevalt ülesannet, kaotavad konteksti ja alustavad iga kord otsast. Viis pooleliolevat projekti liiguvad aeglasemalt kui kaks, mis viiakse lõpuni.

Kolmas hind on kõige vaiksem: usaldus su sõnade vastu. Kui sa kuulutad iga kuu uue prioriteedi, lakkavad inimesed prioriteete tõsiselt võtmast. Nad õpivad, et “kõige tähtsam asi” muutub kahe nädala pärast nagunii. Ja siis ei jookse keegi enam ühegi prioriteedi järel päriselt.

Pane tähele, et see hind ei ilmu kohe. Esimesel kuul tundub kõik suurepärane, sest energia on laes ja kõik on motiveeritud. Hind saabub vaikselt, kolme või nelja kuu pärast, kui pooleliolevad asjad hakkavad kuhjuma ja keegi ei mäleta enam, mis oli see kõige tähtsam. Just sellepärast on seda lõksu nii raske märgata. Põhjus ja tagajärg on ajaliselt nii kaugel, et neid ei seostata omavahel.

Üks juht tunnistas mulle koolitusel: “Ma sain aru, et mu meeskond ei usu enam, kui ma ütlen, et midagi on tähtis. Sest ma olen seda öelnud kümne asja kohta korraga. Nad lihtsalt ootavad, milline neist päriselt tähtsaks jääb.” See on koht, kus liiga palju prioriteete tähendab, et ühtegi prioriteeti enam pole.

Kuidas öelda “ei” ilma energiat maha tõmbamata

Hea uudis: sa ei pea muutuma juhiks, kes tapab iga idee. Sa pead lihtsalt muutma seda, kuidas sa uusi asju vastu võtad. Võid proovida kolme sammu.

1. samm: tee oma töölaud nähtavaks. Enne kui ütled uuele ideele jah, vaata koos meeskonnaga, mis juba töölaual on. Kui kõik pooleliolevad asjad on laual nähtaval, muutub küsimus iseenesest selgemaks. Mitte “kas teeme seda ka?”, vaid “mille arvelt me seda teeme?”.

2. samm: kasuta “Ei tee” asemel “Mitte praegu”. Enamik häid ideid ei ole halvad, nad on lihtsalt valel ajal. “See on hea mõte, paneme selle ootenimekirja ja võtame ette, kui praegune asi on valmis” ei tõmba energiat maha. See annab ideele koha, ilma et see lahjendaks praegust fookust. Inimene tunneb, et teda kuulati, aga töölaud jääb puhtaks.

3. samm: küsi enne iga uue asja võtmist üks küsimus. Lihtne lause, mis muudab kõike: “Kui me selle ette võtame, mida me siis ära jätame?” See ei ole retooriline. See on päris otsus, mille te koos teete. Kui vastust ei ole, siis tõenäoliselt ei ole ka õige aeg uut asja võtta.

See küsimus teeb veel ühte asja. See viib vastutuse ära jätmise eest sinult kogu meeskonnale. Kui te koos otsustate, et uue asja võtmiseks tuleb miski vana kõrvale panna, siis ei ole sina enam see paha, kes ideid maha surub. Te olete koos teinud teadliku valiku, kuhu oma piiratud energia suunata. Ja just see ühine teadlikkus hoiab taldriku puhtana paremini kui ükski juhi käsk.

Võib juhtuda, et alguses tundub see ebamugav, eriti kui sa oled olnud juht, kes alati haarab igast võimalustest. Aga pane tähele, mis paari kuu pärast juhtub. Su meeskond hakkab asju lõpuni viima. Kvaliteet tõuseb. Ja kui sa ütled, et midagi on tähtis, võetakse sind taas tõsiselt, sest sa ei ütle seda enam kümne asja kohta korraga.

Ja veel üks asi muutub, mida sa esmalt ei oska oodata. Sina ise hakkad paremini magama. Sest juht, kelle meeskond ajab taga korraga kahtkümmend asja, kannab peas pidevat lahtist nimekirja, mis ei lase kunagi ühtegi lõpetada.

Juht, kelle meeskond viib aga lõpuni kolm asja, saab tunda midagi, mida killustatud juht peaaegu kunagi ei tunne: et töö sai tehtud.

Kokkuvõtteks

Tegus juht lisab. Tark juht valib. Erinevus nende kahe vahel ei ole ambitsioonis, vaid julguses öelda mõnele heale ideele “Mitte praegu”.

Põhipunktid, mida kaasa võtta

• “Teeme selle ka ära” tundub voorus, aga lisab töölauale, võtmata sealt midagi ära. Aja jooksul saab kõik tehtud poolikult.
• Strateegia ei ole nimekiri asjadest, mida teha, vaid otsus, mida mitte teha. Kõike korraga tähendab kõike keskpäraselt.
• Liiga palju prioriteete lõhub usalduse su sõnade vastu. Kui kõik on tähtis, ei usu keegi enam, et miski on tähtis.
• Enne uue asja võtmist küsi: “Mille arvelt me seda teeme?” Kui vastust pole, pole ka õige aeg.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Mitu pooleliolevat prioriteeti on praegu sinu meeskonna töölaual? Kui palju neist saab päriselt korralikult tehtud?
2. Millal sa viimati võtsid teadlikult midagi töölaualt ära, mitte ei lisanud juurde?
3. Kui sinu meeskond peaks valima kolm asja, mille nad teevad suurepäraselt, ja jätma ülejäänu, siis mis need kolm oleksid?

P.S. Kui soovid juhina vastutust selgemalt jagada ja inimesi iseseisvamalt tegutsema suunata, vaata lähemalt koolitust Juhist liidriks.