Miks “võta ennast kokku” ei tööta siis, kui aju on ülekoormatud? Ja mis töötab selle asemel?

Kujuta ette, et sinu arvutis on korraga lahti kakskümmend akent. Ühes tuleb uus sõnum, teises ootab lõpetamata esitlus, kolmandas vilgub kliendi küsimus ja kusagil mängib heli, mille allikat sa ei leia.

Nüüd tuleb keegi sinu kõrvale ja ütleb: „Võta ennast kokku ning keskendu.”

Kas sellest on abi? Tõenäoliselt mitte. Probleem ei ole selles, et arvuti ei pinguta piisavalt. Probleem on selles, et korraga töötab liiga palju protsesse.

Inimesega juhtub ülekoormuse ajal midagi sarnast. Ja ometi kohtleme seda sageli iseloomu nõrkusena. Ütleme endale või töötajale, et tuleb olla tublim, distsiplineeritum ja lihtsalt ära teha.

See nõuanne lisab koormale veel ühe raskuse: häbi, et sa ei saa hakkama.

Ülekoormus ei ole sama mis laiskus

Laiskuse silt on juhile mugav, sest siis tundub lahendus lihtne. Inimene peab rohkem pingutama. Aga kui töötaja on juba pikalt pingutanud, võib lisasurve viia täpselt vastupidise tulemuseni.

Ülekoormatud inimene ei pruugi istuda tegevusetult. Sageli liigub ta terve päeva ühe kiire asja juurest teise juurde, vastab sõnumitele, osaleb koosolekutel ja püüab kõigile midagi lubada. Õhtul on ta väsinud, kuid kõige olulisem töö on ikka tegemata.

See teeb ülekoormuse märkamise keeruliseks. Väljastpoolt võib inimene paista väga pühendunud ja toimekas. Ta vastab kiiresti ning võtab uusi ülesandeid vastu, sest „ei” ütlemine nõuaks veel üht ebamugavat otsust. Tegelik ohumärk ei ole vähene tegevus, vaid see, et tegevusel puudub selge järjekord ja lõpetatud töö asemele tekib järjest rohkem poolikuid otsi.

Koolitustel kirjeldavad juhid seda mustrit sageli nii: nad töötavad rohkem kui kunagi varem, aga päeva lõpuks ei oska nimetada, mis päriselt edasi liikus. See pole tingimata motivatsiooniprobleem. Tähelepanu on lihtsalt liiga paljude nõudmiste vahel laiali tõmmatud.

Töömälu aitab meil hoida parajasti vajalikku infot mõttes, võrrelda valikuid ja juhtida tegevust. Inimeste peal tehtud uuringud näitavad samas, et äge stress võib muuta töömälu kasutamisega seotud ajuprotsesse ning suure koormuse korral vajab sama ülesanne rohkem vaimset pingutust (Porcelli jt, 2008). See ei tee inimest abituks, kuid aitab mõista, miks tavaliselt lihtne otsus võib pinge all muutuda raskeks.

„Võta ennast kokku” lisab nõudmise, kuid ei anna ressurssi

Kui inimene kuuleb seda lauset juhilt, tõlgib ta selle sageli enda jaoks nii: „Sa peaksid suutma, aga praegu ei suuda.” Ta hakkab varjama segadust, jätab abi küsimata ja püüab veel natuke kiiremini töötada.

Lühiajaliselt võibki tempo tõusta. Mõni asi saab valmis. Kuid süsteem jääb samaks: liiga palju lahtisi otsi, liiga vähe selgust ja pidevad katkestused.

USA tööohutuse ja töötervishoiu instituut NIOSH kirjeldab tööstressi olukorrana, kus töö nõudmised ei sobitu töötaja võimete, ressursside või vajadustega (CDC/NIOSH). See määratlus on juhile kasulik, sest viib tähelepanu inimeselt ka töökorraldusele.

Kas töötaja vajab tõesti tugevamat iseloomu? Või vajab ta selgemat prioriteeti, vähem katkestusi, realistlikumat tähtaega või otsust selle kohta, milline ülesanne jääb praegu tegemata?

Mis juhtub, kui ülekoormus kestab?

Esimene nähtav tagajärg ei pruugi olla läbipõlemine. Palju varem tekivad väikesed vead, ununenud kokkulepped ja otsused, mida inimene lükkab edasi, sest iga valik avab kolm uut küsimust.

Ka lihtsad tegevused hakkavad võtma ebaproportsionaalselt palju aega. Inimene loeb sama kirja mitu korda, liigub ühe dokumendi juurest teise juurde ja kontrollib juba tehtud otsust uuesti. Ta ei tee seda hoolikusest, vaid seepärast, et tervik ei püsi enam korraga mõttes. Mida rohkem ta püüab kõike meeles hoida, seda vähem jääb ruumi päris töö tegemiseks.

Seejärel hakkab tähelepanu kitsenema. Inimene tegeleb sellega, mis teeb kõige rohkem häält, mitte sellega, mis loob kõige rohkem väärtust. Kiire sõnum võidab olulise analüüsi. Järgmine koosolek võidab rahuliku mõtlemise.

Kolmas tagajärg on eneseusalduse langus. Kui inimene kogeb mitu nädalat, et pingutus ei too kontrollitunnet tagasi, hakkab ta kahtlema oma võimekuses. Siis muutub abi küsimine veel raskemaks, sest ta kardab kinnitada juhi kahtlust, et ta ei saa oma tööga hakkama.

Juhina võid seda ekslikult tõlgendada hoiakuprobleemina. Tegelikult võib inimene vajada mitte innustavat kõnet, vaid koormuse vähendamist ja valikute selgemaks tegemist.

Mis aitab ülekoormatud aju päriselt?

Ülekoormuse hetkel pole vaja ideaalset nädalaplaani. Vaja on taastada piisavalt vaimset ruumi, et inimene saaks jälle ühe otsuse korraga teha.

Võid alustada kolme sammuga:

1. Tõsta töö peast nähtavale. Kirjuta ühte kohta kõik ülesanded, lubadused ja mured, mis tähelepanu nõuavad. Ära sorteeri esimesel ringil. Eesmärk on lõpetada nende peas hoidmine.

2. Vähenda aktiivsete valikute hulka. Küsi, millised üks või kaks asja peavad päriselt edasi liikuma täna. Ülejäänud ülesanded lükka teadlikult edasi, delegeeri või peata. Vaikiv „kõik on oluline” ei ole prioriteet.

3. Vali järgmine nähtav tegevus. Mitte „tee projekt valmis”, vaid „ava eelarve ja märgi kolm puuduolevat numbrit”. Mida väiksem on esimene samm, seda lihtsam on edasiliikumist taastada.

Kui oled juht, ära piirdu soovitusega teha nimekiri. Aita töötajal otsustada, mis nimekirjast välja jääb. Prioriteet tähendab alati ka loobumist ning sageli saab selle loa anda ainult juht.

Esimene katse võib tunduda isegi ebamugav. Ülekoormatud inimene kardab, et kui ta mõne ülesande peatab, valmistab ta kellelegi pettumuse või jätab endast nõrga mulje. Juht saab seda pinget vähendada, öeldes selgelt, milline töö ootab ja kellele ta ise muudatusest teada annab. Nii ei jää prioriteedi muutmise vastutus ainult töötaja õlgadele.

Kuidas vältida, et sama olukord järgmisel nädalal kordub?

Üks rahulik tund võib aidata inimesel järjele saada, kuid see ei paranda töökorraldust, mis toodab iga päev rohkem nõudmisi kui meeskonnal on ressursse.

Vaata koos töötajaga üle, kust koormus tekib. Kas probleem on töö mahus, katkestustes, vastuolulistes ootustes või selles, et inimene peab iga väikese otsuse jaoks luba küsima? Erinev põhjus vajab erinevat lahendust.

Võib juhtuda, et kõiki nõudmisi ei saa kohe vähendada. Siis loo vähemalt ajutine kaitse: kaks koosolekuvaba tundi, üks selge kontaktkanal kiirete küsimuste jaoks või kokkulepe, millised ülesanded võivad hilineda. Ajutine lahendus töötab ainult siis, kui ütled ausalt, millal te püsiva muudatuse juurde tagasi tulete.

Ja jälgi oma keelekasutust. Küsimus „Mis sul viga on?” suunab inimese ennast kaitsma. Küsimus „Mida on praegu liiga palju ja mida sa vajad, et uuesti järjele saada?” aitab olukorda koos uurida.

Kokkuvõtteks

Ülekoormatud inimene ei vaja rohkem survet, vaid vähem korraga töös olevaid nõudmisi ja selgemaid valikuid. Juhi abi algab hetkest, mil ta lõpetab inimese tahtejõu hindamise ning hakkab koos temaga koormust ja töökorraldust nähtavaks tegema.

Põhipunktid, mida kaasa võtta

• Ülekoormus võib välja näha nagu pidev tegevus, mille sees oluline töö ei liigu edasi.

• „Võta ennast kokku” lisab häbi ja nõudmise, kuid ei anna inimesele ressurssi juurde.

• Esimene abisamm on tõsta ülesanded peast välja, vähendada valikuid ja määrata järgmine väike samm.

• Püsiv lahendus vajab töökorralduse muutmist, mitte ainult inimese paremat enesejuhtimist.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Kelle pidevat kiirustamist võid oma meeskonnas praegu ekslikult pidada toimekuseks?

2. Millise ühe prioriteedi saad sina juhina täna selgemaks teha või peatada?

3. Milline teie töökorralduse osa toodab koormust kiiremini, kui inimesed suudavad taastuda?