Kui sinu meeskond kasutab AI-d salaja, siis probleem ei ole tehnoloogias, vaid kultuuris

Microsofti ja LinkedIni 2024. aasta Work Trend Indexi järgi kasutas 75% teadmustöötajatest tööl AI-d. Samas oli enam kui pool AI-kasutajatest mures, et selle tunnistamine jätab neist laisa või kergesti asendatava mulje (Microsoft ja LinkedIn, 2024).

Mõtle korraks, mida see tähendab sinu meeskonnas. Kirjad, mille said eile, raport, mida täna loed, esitlus, mida homme näed. Tõenäoliselt on osa neist sündinud AI abiga. Ja tõenäoliselt ei ole keegi sulle sellest rääkinud.

Esimene instinkt on paljudel juhtidel siin sama: kehtestada reeglid. Mis tööriistad on lubatud, mis keelatud, kes peab mida deklareerima.

Aga peatu hetkeks. Sest salajane AI kasutus ei ole tehnoloogiaprobleem. See on termomeeter, mis näitab sinu meeskonna kultuuri temperatuuri. Ja reeglid ei ravi seda, mida termomeeter mõõdab. Vaatame, mida see näit tegelikult tähendab ja mida sina juhina sellega peale saad hakata.

Miks inimesed varjavad midagi, mida keegi pole keelanud?

See on ju kummaline. Enamikus organisatsioonides ei ole keegi öelnud, et AI on keelatud. Ometi tehakse seda vaikselt, nagu midagi piinlikku.

Põhjus on lihtne: inimesed ei karda reegleid, vaid reaktsiooni. Töötaja peas käivad küsimused, millele tal vastust pole. Kui juht teada saab, kas ta arvab, et ma olen laisk? Kas mu töö väärtus langeb tema silmis, kui ta teab, et osa sellest tegi masin? Kas ma saan lihtsalt rohkem tööd, kui selgub, et ma olen kiirem? Ja kas kolleegid hakkavad mind viltu vaatama?

Kuni need küsimused on vastuseta, on varjamine ratsionaalne valik. Inimene ei tee midagi halba. Ta lihtsalt ei taha olla esimene, kes katsetab, mis juhtub, kui see välja tuleb.

Üks personalijuht kirjeldas mulle koolitusel olukorda, mis võtab teema hästi kokku: “Meil tuli juhuslikult välja, et pool turundusosakonda kasutas AI-d iga päev. Mitte keegi polnud sellest rääkinud. Kui ma küsisin, miks, vastas üks neist: me ei teadnud, kas see on siin okei. Keegi polnud kunagi öelnud, et ei ole. Aga keegi polnud öelnud ka seda, et on.”

See viimane lause on võti. Vaikus reeglite kohta ei tähenda inimeste jaoks vabadust. See tähendab ebakindlust.

Ja siin on koht, kus tasub olla enda vastu aus. Kui sinu inimesed eelistavad mitte rääkida, siis nad on kuskilt õppinud, et uue asjaga väljatulek võib siin maksta rohkem kui vaikimine. See õppetund ei tulnud AI-st. AI lihtsalt tegi selle nähtavaks.

Mida salajane kasutus sulle tegelikult ütleb?

Esiteks ütleb see, et sinu meeskonnas on infovool ühepoolne. Sina ütled, mida ootad. Aga see, mida inimesed päriselt teevad ja mõtlevad, sinuni ei jõua. AI on siin lihtsalt üks näide. Kui inimesed varjavad tööriistu, siis suure tõenäosusega varjavad nad ka kahtlusi, vigu ja poolikuid ideid. Ehk täpselt seda infot, mida juht kõige rohkem vajab.

Teiseks tähendab pimedas toimuv kasutus reaalseid riske, mida keegi ei halda. Keegi paneb kliendi andmed avalikku tööriista, sest ta ei tea, et ei tohiks. Keegi saadab välja AI kirjutatud analüüsi, mida ükski inimsilm üle ei vaadanud. Ja keegi kolmas ei kasuta AI-d üldse ning teeb sama tööd kaks korda aeglasemalt, tundes end järjest saamatumana, kuigi tegelik vahe on tööriistas, mitte võimekuses.

Kolmandaks, ja see on kõige kallim: meeskond ei õpi üksteiselt. Igaüks avastab AI-d üksinda, kordab samu vigu ja leiutab sama jalgratast. Parimad nipid jäävad sahtlisse, sest nende näitamine tunduks ülestunnistusena.

Ja pane tähele, et keelamine ei lahenda siin ühtegi probleemi. Kui sa kuulutad AI keelatuks või hakkad kasutust üle kontrollima, ei lõpe kasutamine ära. See läheb lihtsalt sügavamale põranda alla, isiklikesse seadmetesse ja erakontodele, kus sul pole enam mingit ülevaadet ega mõju.

Tööriista pelk keelamine ei taga, et kasutamine lõpeb. Küll aga saad juhina mõjutada, kas see toimub sinu vaateväljas ja kokkulepitud piirides või nendest väljaspool.

Kuidas tuua kasutus pimedast valgele?

Vastus ei ole kontroll. Vastus on turvalisuse loomine. Võid proovida kolme sammu.

1. samm: alusta iseendast, mitte ülekuulamisest. Kõige kiirem viis varjamist süvendada on küsida “kes siin AI-d kasutab?”. Kõige kiirem viis seda sulatada on öelda: “Mina kasutasin eile AI-d selle kirja mustandi tegemiseks ja see säästis mul tund aega. Kuidas teie seda kasutate?”

Kui juht näitab oma kasutust esimesena, annab ta loa ka teistele. Haavatavus ülevalt alla on ainus suund, kus see töötab.

2. samm: lepi kokku põhimõtted, mitte lubade nimekiri. Tööriistade nimekirjad vananevad kuuga. Põhimõtted püsivad. Näiteks kolm lihtsat kokkulepet: tundlikud andmed ei lähe kunagi avalikesse tööriistadesse, AI tehtud töö vaatab alati üle inimene, kes selle eest vastutab, ja AI kasutamine ei ole häbiasi, vaid oskus, mida jagame.

Kolm lauset, mille meeskond ise läbi arutab, töötavad paremini kui kümneleheline poliitikadokument, mida keegi läbi ei loe.

3. samm: tee õppimine avalikuks ja regulaarseks. Näiteks kord kuus pool tundi, kus igaüks näitab ühte asja, mida ta on AI-ga teinud. Mis töötas, mis läks aia taha. Naer ebaõnnestumiste üle on siin hea märk. Nii muutub AI individuaalsest saladusest meeskonna ühiseks oskuseks ja sina juhina näed lõpuks päriselt, kuidas töö sinu meeskonnas tegelikult valmib.

Võib juhtuda, et esimesel korral ei räägi keegi suurt midagi. See on normaalne. Usaldus, mis on kannatada saanud, ei taastu ühe koosolekuga. Aga kui inimesed näevad paari kuu jooksul, et ausus AI teemal ei too karistust, vaid tunnustust, hakkab vaikus sulama. Ja siis avastad tõenäoliselt, et su meeskonnas on olnud terve hulk vaikseid eksperte, kellest sa midagi ei teadnud.

Kokkuvõtteks

AI tuli sinu meeskonda nagunii, küsimus on ainult selles, kas ta töötab seal pimedas või valges. Ja selle valiku teed sina oma reaktsioonidega, mitte töötajad oma tööriistadega.

Põhipunktid, mida kaasa võtta

• Salajane AI kasutus ei ole tehnoloogiaprobleem, vaid usalduse mõõdik. Inimesed ei karda reegleid, vaid juhi reaktsiooni.
• Seal, kus varjatakse tööriistu, varjatakse ka vigu ja kahtlusi. AI tegi nähtavaks mustri, mis oli olemas juba enne.
• Keelud ja kontroll viivad kasutuse sügavamale pimedusse koos kõigi andme- ja kvaliteediriskidega.
• Avalikuks muudab kasutuse juhi enda eeskuju, kolm lihtsat ühist põhimõtet ja regulaarne avalik õppimine.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Kui sinu meeskonnaliige kasutaks AI-d iga päev, siis kas ta julgeks sulle sellest rääkida? Mille põhjal sa seda tead?
2. Millal sa ise viimati näitasid meeskonnale midagi, mida sa alles õpid ja milles sa veel hea ei ole?
3. Mis on sinu meeskonnas veel selliseid teemasid, millest kõik teavad, aga millest sinuga ei räägita?

P.S. Kui soovid juhina vastutust selgemalt jagada ja inimesi iseseisvamalt tegutsema suunata, vaata lähemalt koolitust Juhist liidriks.