Kuidas muuta igavad koosolekud produktiivsemaks?

Kuidas suhtud sina täna teie organisatsioonis toimuvatesse koosolekutesse? Kas ootad neid huvi või vastumeelsusega?

Teadaolevalt on paljude töötajate arvates organisatsioonisisesed koosolekud suhteliselt mõttetud ning ebaproduktiivsed. Miks? Sest sageli on nii, et sel ajal kui meeskonnaliidrid (ametlikud ja mitteametlikud) omavahel “tähtsatel teemadel” räägivad, kiigutab ülejäänud seltskond haigutades jalga ning loendab õnnetult seinakella vahtides sekundeid, mis muutuvad minutiteks ja lõpuks isegi tundideks.

Ken Norton, endine Google Calendar tootejuht, kes on jälginud üle 100 startupi arengut, tunneb tõsist vajadust kõiki firmajuhte koosoleku pidamises koolitada. Tema hiilgav töötuba “Kuidas koosolekud vähem sakiksid?” on kogunud populaarsust juba üle terve Ameerika ning kasutades tema poolt välja töötatud programmi, annavad ka järgmised punktid sulle parema aimduse, kuidas türannia koosolekul hoopis efektiivsuse ja eduga asendada.

1) Eemalda iganädalane “kuidas-läinud-on?” koosolek

Esiteks palub ta kõikidel juhtidel iganädalase “check-in” koosoleku kiiremas korras kalendrist maha kriipsutada. Selle all peab Ken silmas koosolekut, kus töötajad üks haaval oma eelmise nädala tulemustest teada annavad. Tema väitel raiskab see rohkem väärtusliku tööaega ja tekitab töötajates frustratsiooni kui tegelikult midagi muudab.

Selle sama saab kiiremas korras asendada ühise sotsiaalmeedia sõnumi, grupiemaili või probleemi korral üks-ühele kohtumisega.

2) Tähtsusta töötajatega 1-1 kohtumisi rohkem, kui midagi muud

Tihtipeale kardavad juhid 1-1 koosolekuid rohkem kui tuld. Nad hoiavad pigem töötajatest psühholoogilist distantsi ja eelistavad pigem koos meeskonnaga pika koosolekulaua taga istuda, mitte otseste alluvatega individuaalselt kohtuda, et tõelistele probleemile otsa vaadata. Paljud nimetavad 1-1 vestlusteks muidugi aastas korra toimuvaid arenguvestluseid, mis kahjuks aga oodatud tulemust ei anna (loe põhjuste kohta siin).

Juhina on tähtis mõista, et “1-1 kohtumised” ei olegi juhi enda, vaid rohkem töötaja jaoks. Need on võimalus turvalises keskkonnas töötajaga tema päris vajadustest, takistustest ja arengupotentsiaalist rääkida. Ainult läbi otsese kokkupuute alluvaga tekitab juht töötajas tunde, et ta väärib juhi aega – on austatud ning väärtustatud.

3) Määra igale koosolekule kindel “liider”

Koosoleku liider on inimene, kelle eesmärk on koosolek läbi viia, määrata otsuselangetajad ning anda koosoleku lõppedes tagasisidet. Samuti on tähtis määrata enne koosolekut selle otsene teema, vajadus ning arutatavad küsimused, teavitades eelnevalt ka kõiki töötajaid konkreetsest teemast.

Kellelegi ei meeldi osaleda koosolekul, teadmata, miks see vajalik on ning mis küsimused arutellu tulevad. See on tähtis selleks, et hoida firma sisekliima võimalikult läbipaistev ning keskkond turvaline ja “ebameeldivate üllatusteta” .

4) Hoia koosolekul osalejate arv võimalikult väike

Uuringud on tõestanud, et kui koosolekul on üle 7 inimese, muudab see otsuselangetamise ning arutelude efektiivsuse kordades madalamaks; 4-5 inimest on tegelikult ideaalne. Selle asemel, et alati hõlmata kogu meeskond, on kergem paluda vaid meeskonnaliidritel või ühiselt valitud esindajatel koosolekul osaleda.

Milleks raisata kõigi aega, kui on võimalik muuta kohtumine produktiivsemaks ning kõigile osapooltele vähem väsitavamaks?

5) Arvesta iga koosoleku reaalset hinda

Kui palju läheb tegelikult iga koosolek firmale maksma? Näiteks 2 tunnine koosolek 16 osalejaga võrdub 38 töötundi. See teeb ju peaaegu ühe inimese töönädala tundide arvu. Ole juhina 100% kindel ning vali hoolega, milline koosolek tõesti seda aega ja raha väärib. Seetõttu tuleb ka töötajatele meelde tuletada, et iga koosolek võtab reaalset aega ning on inimese enda valik, kas raisata see aeg unistamise ja uimerdamise peale või tõesti osaleda, mõelda ja aidata firmat paremuse suunas.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1) Kuidas sa suhtud juhtide koosolekutesse – kas pigem ootad neid ja leiad need kasulikud olevat? Kas samad tunded võivad olla sinu tiimil teie koosolekute suhtes?

2) Kuidas eelistad oma töötajatega kohtuda – kas ainult meeskonna koosolekud + arenguvestlus aasta lõpus, või oled jõudnud klubisse/mõtteviisi, et töötajatega individuaalsed 1-1 kohtumised on iga juhi kõige võimsam tööriist?

3) Kas oled veendunud, et teie koosolekutel osalevad ainult inimesed, kes seal PEAVAD osalema, sest see koolitus loob nendele reaalset väärtust?